Kierownik jednostki przed zakończeniem roku obrotowego powinien zaplanować czynności związane z jego zamknięciem, a następnie delegować uprawnienia i zadania na odpowiednie komórki jednostki lub poszczególnych jej pracowników. Od prawidłowego zamknięcia roku zależy prawidłowe otwarcie ksiąg na kolejny rok budżetowy.

Harmonogram czynności dotyczących zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy i sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego

1. Ustalenie i ujęcie w księgach rachunkowych jednostki danego roku obrotowego - niezależnie od daty zapłaty lub daty wpływu dokumentów - wszelkich:

● obciążających ją za cały rok budżetowy kosztów dotyczących jej działalności, kosztów finansowych i pozostałych kosztów operacyjnych, np. kosztów zużycia energii elektrycznej, zapłacone i zarachowane odsetki od przeterminowanych zobowiązań cywilnoprawnych i od należności budżetowych oraz odsetki od zaciągniętych kredytów lub pożyczek, odpisy aktualizujące wartość aktywów obrotowych: należności, zapasów,

● osiągniętych oraz przypadających na jej rzecz przychodów ze sprzedaży i innych przychodów (finansowych i pozostałych operacyjnych) dotyczących roku sprawozdawczego, np. przychody z najmu lokali, przychody ze sprzedaży: usług, środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także przychody z likwidacji środków trwałych, przychody z tytułu zarachowanych odsetek od przeterminowanych należności czy też odsetek od przeterminowanych należności z tytułu udzielonych pożyczek,

● strat nadzwyczajnych i zrealizowanych zysków nadzwyczajnych (po raz ostatni dotyczy to 2015 r.).

2. Dokonanie wyliczenia i poprawnego ujęcia w księgach rachunkowych jednostki umorzenia i amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z ustawą z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych lub według stawek określonych decyzją dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz zweryfikowanie stanu pozostałych środków trwałych i ich jednorazowego umorzenia.

3. Rozliczenie poniesionych wydatków na inwestycje (po uzgodnieniu z właściwą komórką merytoryczną w zakresie inwestycji) i dokonanie przeksięgowań zakończonych zadań inwestycyjnych na właściwe konta, ewentualne rozliczenie inwestycji zaniechanych.

4. Rozliczenie z dotującymi niewykorzystanych dotacji przedmiotowych, podmiotowych i celowych.

5. Uzgodnienie z jednostką nadrzędną kwot zrealizowanych dochodów i niezrealizowanych wydatków oraz przekazanie kwot wynikających z rozliczenia do właściwego budżetu.

6. Przekazanie przez jednostkę samorządu terytorialnego pobranych do 31 grudnia i nieprzekazanych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową (w terminie do 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym).

7. Odprowadzenie do 5 stycznia następnego roku środków finansowych pozostałych na dzień 31 grudnia roku budżetowego na wydzielonym rachunku dochodów przez samorządowe jednostki budżetowe do budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

8. Ustalenie ostatecznej kwoty nadwyżki środków obrotowych w samorządowym zakładzie budżetowym.

9. Naliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych zobowiązań jednostki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi od wynagrodzeń.

10. Odzwierciedlenie w księgach rachunkowych jednostki realnej wysokości zaległości i nadpłat z tytułu podatków oraz opłat wynikających z ewidencji podatkowych i informacji z urzędów skarbowych; w przypadku stwierdzenia niedostarczenia decyzji stanowiącej podstawę przypisu należności należy dokonać odpowiednich korekt tego przypisu.

11. Dokonanie przeglądu kont analitycznych rozrachunków i kont podatników pod kątem:

● występowania pozycji do wyjaśnienia,

● niedopuszczenia do przeterminowania należności i zobowiązań,

● umarzania należności zgodnie z obowiązującymi przepisami.

12. Dokonanie przeglądu kont analitycznych rozrachunków pod kątem prawidłowego ustalenia np. dochodów z mienia (czynsze, dzierżawy, sprzedaż majątku itp.) lub z tytułu świadczonych usług.

13. Przeprowadzenie analizy zawartych umów pod kątem poprawności wystawienia dowodów księgowych (faktur VAT/rachunków) dotyczących zaewidencjonowanych należności i przychodów w księgach rachunkowych jednostki.

14. Ustalenie realności sald kont analitycznych w szczególności dotyczących:

● zaliczek udzielonych pracownikom np. z tytułu kosztów podróży służbowych,

● udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych,

● niepodjętych wynagrodzeń przez pracowników,

● rozliczeń z pracownikami z pozostałych tytułów,

● rozliczeń z tytułu wpłaconych wadiów,

● rozliczeń z tytułu wpłaconych zabezpieczeń i gwarancji,

● rozliczeń z tytułu wpłat dokonanych na poczet inwestycji,

● rozliczeń z tytułu udzielonych dotacji,

● rozliczeń z tytułu otrzymanych dotacji.

15. Uzgodnienie stanu środków pieniężnych w kasie z raportami kasowymi (w jednostce budżetowej stan gotówki na koniec roku powinien być zerowy) oraz środków pieniężnych znajdujących się na poszczególnych rachunkach bankowych - z wyciągami bankowymi i zapisami na kontach (stan tych środków należy uzgodnić z bankowym potwierdzeniem sald).

16. Naliczenie wymagalnych a niezapłaconych odsetek od należności oraz odsetek od zobowiązań.

17. Aktualizacja należności wątpliwych i spornych.

18. Weryfikacja poprawności ustalenia zaangażowania roku bieżącego oraz przeksięgowanie zaangażowania dotyczącego roku następnego lub kolejnych lat.

19. Weryfikacja poprawności ujęcia planu finansowego na kontach pozabilansowych w korelacji z ewidencją jego wykonania.

20. Dokonanie rozliczenia różnic kursowych w przypadku występowania aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych.

21. Zweryfikowanie we współpracy np. z radcą prawnym:

● realności należności w kontekście konieczności wszczęcia postępowań egzekucyjnych i dokonania odpisów aktualizujących te należności,

● zobowiązań, głównie roszczeń spornych pod kątem konieczności utworzenia rezerw.

22. Zweryfikowanie stanu księgowego środków pieniężnych oraz rzeczowych składników majątku i innych składników aktywów oraz pasywów (własnych i obcych) na kontach bilansowych i pozabilansowych na podstawie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji; rozliczenia wyników inwentaryzacji dokonuje się na dzień bilansowy, tj. pod datą ostatniego dnia roku obrotowego.

23. Zweryfikowanie rozliczeń rocznych, uzgodnienie deklaracji i dokonanie korekty zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (ewentualnie deklaracji) związanych z rozrachunkami z tytułu VAT, zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń wypłaconych pracownikom, składek przekazywanych do ZUS i PFRON, podatku od nieruchomości i innych obciążeń podatkowych oraz z tytułu opłat.

24. Zweryfikowanie, czy dokonano poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami naliczenia z tytułu:

● odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; jeśli zachodzi konieczność, wówczas należy dokonać ewentualnej korekty naliczenia tego odpisu w stosunku do faktycznego średniorocznego zatrudnienia,

● składek na rzecz PFRON,

● innych obciążeń, np. z tytułu podatku od nieruchomości, opłat za korzystanie ze środowiska, składek na rzecz organizacji, do których przynależność jest obowiązkowa, itp.,

● rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych.

25. Zestawienie składników aktywów i pasywów w walucie obcej, w celu dokonania ich wyceny i wyliczenia różnic kursowych na koniec roku (różnice kursowe należy w analizowanej sytuacji wprowadzić do ewidencji księgowej pod datą ostatniego dnia roku obrotowego).

26. Dokonanie obowiązkowych przeksięgowań sald kont wynikowych na konto 860 "Wynik finansowy".

27. Zweryfikowanie, czy saldo konta 860 dotyczące wyniku finansowego roku ubiegłego zostało przeksięgowane na konto 800 "Fundusz jednostki".

28. Sporządzenie na koniec roku obrotowego zestawienia sald wszystkich kont analitycznych oraz sprawdzenie ich zgodności z saldami kont syntetycznych.

29. Uzgodnienie na dzień 31 grudnia sumy obrotów dziennika lub łącznej sumy obrotów dzienników cząstkowych z sumą zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych.

30. Sporządzenie sprawozdawczości finansowej:

● bilansu,

● rachunku zysków i strat,

● zestawienia zmian w funduszu,

● bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

● łącznego bilansu obejmującego dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

● łącznego rachunku zysków i strat obejmującego dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

● łącznego zestawienia zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

● skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego.

31. Wydrukowanie ksiąg rachunkowych lub przeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych w następującym zakresie:

● dzienniki za rok obrotowy,

● księga główna za rok obrotowy,

● księgi pomocnicze (np. środki trwałe, rozrachunki, rzeczowe składniki obrotowe),

● zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec roku obrotowego,

● zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych na koniec roku obrotowego.

Zaprezentowany harmonogram dotyczy jednostek, w których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.

Zależnie od stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ich zamknięcie odbywa się w różny sposób. Przy komputerowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych niezbędne zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 uor). Zamknięcie ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo oznacza systemowe wyłączenie dokonywania jakichkolwiek korekt w zapisach zamkniętego roku obrotowego. W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych ręcznie należy uniemożliwić, po dokonaniu zamknięcia tych ksiąg, wprowadzenie do nich jakiegokolwiek zapisu, co odbywa się poprzez wykreślenie wszystkich pustych pól.

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1844)

● Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1932)