PROBLEM

Spółka (czynny podatnik VAT) rozpoczęła od października 2016 r. ewidencjonowanie sprzedaży w kasie fiskalnej. W związku z tym zakupiła 2 kasy fiskalne w kwocie 1500 zł netto każda. Czy ulga na zakup kasy fiskalnej zmniejsza wartość początkową kas fiskalnych? Czy ze względu na niską wartość można odpisać ten wydatek bezpośrednio w koszty? Jak prawidłowo ująć w księgach rachunkowych ulgę na zakup kas? Czy można skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej w październiku 2016 r., wiedząc, że pierwsze operacje rejestrowane za pomocą kas fiskalnych nastąpią dopiero w listopadzie 2016 r.?

RADA

Możliwa do otrzymania przez podatnika ulga na zakup kasy rejestrującej nie zmniejsza wartości początkowej nabytego składnika aktywów (kasy fiskalnej). Nie ma przeszkód, by spółka odpisała zakup kas fiskalnych bezpośrednio w ciężar konta "Zużycie materiałów i energii" (chociaż zasadą jest, by nawet niskocenne kasy fiskalne uznawać za środki trwałe). Niezależnie jednak od podjętej decyzji (tj. uznania za środek trwały lub nie) ulgę przysługującą w VAT należy wykazać w księgach rachunkowych jako pozostały przychód operacyjny. W rozpatrywanym przypadku nastąpi to w deklaracji VAT-7 za listopad 2016 r. (tj. dopiero za okres, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu).

UZASADNIENIE

Ustawa o VAT (art. 111 ust. 4) przewiduje, że podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Moment skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej

W celu skorzystania z ulgi na zakup kasy podatnik musi spełnić wymogi zawarte w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie), tj.:

● złożyć w urzędzie skarbowym przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania; w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania tylko jedną kasę rejestrującą, zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej,

● rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach, z użyciem kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,

● posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Zakładając, że w rozpatrywanym przypadku spółka (czynny podatnik VAT) spełniła te wymogi, termin skorzystania z ulgi jest wyznaczony przez moment rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Wskazuje na to § 3 rozporządzenia, w którym stwierdza się, że:

Odliczenie może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Zatem w przypadku gdy czynny podatnik VAT dokona pierwszej sprzedaży z użyciem kasy fiskalnej w listopadzie, odliczenia może dokonać w deklaracji VAT za ten okres, w którym zarejestrowano w kasie pierwszą sprzedaż, a więc dopiero w deklaracji VAT-7 za listopad (a nie, jak chciałby podatnik, już w październiku). Potwierdzenie takiego sposobu rozumienia zacytowanego przepisu można znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 listopada 2015 r. (sygn. IPTPP3/4512-371/15-4/OS).

Kasa fiskalna - niskocenny środek trwały czy koszt bezpośredni

Zazwyczaj nabyta kasa fiskalna jest kompletna, zdatna do użytku, przeznaczona na potrzeby jednostki, a przewidywany czas jej ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Tym samym spełnia wszystkie warunki, jakie stawia ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15), uznania takiego składnika majątku za środek trwały. Kwalifikując poszczególne składniki majątku, należy jednak brać pod uwagę zasadę istotności określoną w art. 4 ust. 4a w powiązaniu z art. 8 ust. 1 uor. Pozwala ona firmom na stosowanie w księgach rachunkowych uproszczeń, jeśli nie wywierają negatywnego wpływu na przedstawianą sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy. Korzystając z tej możliwości, jednostka może uznawać niskocenne składniki majątku o wartości nieprzekraczającej ustalonej przez kierownika jednostki kwoty (często jest to limit wskazywany przez ustawy podatkowe, tj. 3500 zł) jako:

● materiał - odpisywany w koszty z chwilą zakupu (obejmując je zazwyczaj pozabilansową ewidencją ilościową lub ilościowo-wartościową), lub

● środek trwały - amortyzowany jednorazowo lub przez ustalony okres (dokonywanie jednorazowych odpisów amortyzacyjnych jest prawem, a nie obowiązkiem każdej jednostki, zatem pomimo prawa do jednorazowej amortyzacji można zdecydować się na dokonywanie odpisów amortyzacyjnych przez ustalony okres).

Należy przy tym wspomnieć, że to kierownik jednostki w polityce rachunkowości określa, które z tych dwóch rozwiązań jednostka stosuje. Zatem w rozpatrywanym przypadku od ustaleń w polityce rachunkowości zależy sposób postępowania z zakupioną kasą fiskalną o wartości jednostkowej 1500 zł.

Ulga na zakup kasy fiskalnej - ujęcie w księgach rachunkowych

Niezależnie od tego, czy zakup kasy rejestrującej został zaliczony bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych jednostki, czy też w drodze jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, ulga z tytułu zakupu kasy fiskalnej będzie ewidencjonowana jako pozostały przychód operacyjny:

Wn konto 220 "Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT",

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

PRZYKŁAD 1

Jednostka (czynny podatnik VAT) kupiła we wrześniu 2016 r. kasę rejestrującą za 1500 zł netto. W polityce rachunkowości jednostka posiada zapis, że "składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej równej lub niższej niż 1500 zł są zaliczane bezpośrednio do kosztów zużycia materiałów". Chociaż podatnik był gotowy do rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej już w październiku 2016 r., to pierwsza zarejestrowana sprzedaż nastąpiła w listopadzie 2016 r. W miesiącu tym (listopad 2016 r.) różnica między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym pozwala na całkowite odliczenie przysługującej podatnikowi ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej w wysokości 700 zł. Podatnik wcześniej spełnił wszystkie warunki, niezbędne by ubiegać się o ulgę w VAT z tytułu zakupu kasy fiskalnej.

1. Faktura (wrzesień 2016 r.) - zakup kasy rejestrującej

a) wartość netto

Wn konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 500,00 zł

b) podatek naliczony

Wn konto 223 "Rozrachunki z tytułu podatku VAT naliczonego" 345,00 zł

c) wartość brutto

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki" 1 845,00 zł

2. PK (wrzesień 2016 r.) - przyjęcie do używania kasy rejestrującej zaliczonej do niskocennych składników majątku

Wn konto 401 "Zużycie materiałów i energii" 1 500,00 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 500,00 zł

3. WB (wrzesień 2016 r.) - uregulowanie zobowiązania z tytułu zakupu kasy fiskalnej

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" 1 845,00 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 1 845,00 zł

4. PK (listopad 2016 r.) - ulga w VAT z tytułu zakupu kasy fiskalnej

Wn konto 220 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT" 700,00 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 700,00 zł

Ponieważ kwota podatku należnego jest wyższa niż podatku naliczonego, podatnik wykaże ulgę na zakup kasy rejestrującej w deklaracji VAT-7 (poz. 50) za listopad 2016 r. Należy przy tym wskazać, że otrzymana ulga na zakup kasy fiskalnej nie stanowi dla podatnika przychodu podatkowego.

Nieco inaczej natomiast przedstawia się ewidencja księgowa w przypadku, gdy zakup kasy rejestrującej podlega ujęciu w kosztach bilansowych poprzez dokonywane w czasie odpisy amortyzacyjne. Wówczas ulga (zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 uor) będzie odniesiona na konto 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów", by następnie - proporcjonalnie do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych - zostać zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych:

Wn konto 220 "Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT",

Ma konto 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

PRZYKŁAD 2

Jednostka (czynny podatnik VAT) kupiła we wrześniu 2016 r. kasę rejestrującą za 1500 zł netto. W polityce rachunkowości jednostka posiada zapis, że "składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej równej lub wyższej niż 1500 zł amortyzuje się z zastosowaniem liniowej metody amortyzacji". Jednostka przyjęła środek trwały do używania w październiku 2016 r., ustalając roczną stawkę amortyzacji w wysokości 20%. Chociaż podatnik był gotowy do rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej już w październiku 2016 r., to pierwsza zarejestrowana sprzedaż nastąpiła w listopadzie 2016 r. W miesiącu tym (listopad 2016 r.) różnica między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym pozwala na całkowite odliczenie przysługującej podatnikowi ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej w wysokości 700 zł. Podatnik wcześniej spełnił wszystkie warunki, niezbędne by ubiegać się o ulgę w VAT z tytułu zakupu kasy fiskalnej.

1. Faktura (wrzesień 2016 r.) - zakup kasy rejestrującej

a) wartość netto

Wn konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 500,00 zł

b) podatek naliczony

Wn konto 223 "Rozrachunki z tytułu podatku VAT naliczonego" 345,00 zł

c) wartość brutto

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki" 1 845,00 zł

2. WB (wrzesień 2016 r.) - uregulowanie zobowiązania z tytułu zakupu kasy fiskalnej

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" 1 845,00 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 1 845,00 zł

3. OT (październik 2016 r.) - przyjęcie do używania kasy rejestrującej

Wn konto 010 "Środki trwałe" 1 500,00 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1 500,00 zł

4. PK (listopad 2016 r.) - ulga w VAT z tytułu zakupu kasy fiskalnej

Wn konto 220 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT" 700,00 zł

Ma konto 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 700,00 zł

Ponieważ kwota podatku należnego jest wyższa niż podatku naliczonego, podatnik wykaże ulgę na zakup kasy rejestrującej w deklaracji VAT-7 (poz. 50) składanej za listopad 2016 r.

5. PK (listopad 2016 r.) - miesięczny odpis amortyzacyjny w wysokości 25 zł (1500 zł x 20% / 12 miesięcy)

Wn konto 408 "Amortyzacja" 25,00 zł

Ma konto 070 "Umorzenie środków trwałych" 25,00 zł

Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej kasy fiskalnej są w pełnej wysokości kosztem uzyskania przychodu.

6. PK (listopad 2016 r.) - rozliczenie kwoty ulgi ujętej na koncie 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych w wysokości 11,67 zł (700 zł / 60 miesięcy)

Wn konto 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 11,67 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 11,67 zł

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 4 ust. 4a, art. 8 ust. 1, art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047

● art. 111 ust. 4 i 6a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1579

● § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas fiskalnych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 163

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych