Dyrektor szkoły, w ramach swoich podstawowych obowiązków służbowych, nie powinien opisywać dowodów księgowych, które są wystawione na urząd miasta/urząd gminy i które potwierdzają wydatek ponoszony przez sam urząd.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 2004 r. o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

● opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przed ujęciem dowodów księgowych w księgach rachunkowych jednostki powinny one podlegać odpowiedniej weryfikacji i zatwierdzeniu.

Dowody księgowe przed zaewidencjonowaniem ich w księgach rachunkowych jednostki podlegają kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym - w przypadku gdy stanowią one podstawę zaciągnięcia lub dokonania wydatku.

Wyboru pracowników, którzy w jednostce będą dokonywali tych czynności kontrolnych, dokonuje kierownik jednostki. Regulacje w tym zakresie powinny zostać określone w wewnętrznych przepisach, np. w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności, celowości, gospodarności oraz legalności przeprowadzanych operacji gospodarczych.

Kontrola pod względem merytorycznym powinna być przeprowadzona przez upoważnionego przez kierownika jednostki pracownika komórki merytorycznej, we właściwości której pozostaje dokumentowana operacja gospodarcza. Aby móc przeprowadzić taką kontrolę, potrzebna jest wiedza o specyfice działania danej jednostki, która często wykracza poza informacje, jakie są w posiadaniu osób spoza tej jednostki.

Wyznaczony pracownik jednostki przeprowadzający kontrolę merytoryczną dowodów księgowych dokonuje na tych dowodach opisu operacji gospodarczej w zakresie jej rodzaju i charakterystyki (tzw. opisywanie dowodów księgowych), potwierdzając jednocześnie, że dana operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce. W celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli merytorycznej zamieszcza on na dowodach księgowych adnotację "sprawdzono pod względem merytorycznym", z datą kontroli oraz swoim podpisem.

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki (art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). W odniesieniu do szkoły samorządowej kierownikiem jednostki jest dyrektor szkoły.

Dyrektor szkoły samorządowej, zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty), w szczególności kieruje działalnością szkoły i reprezentuje ją na zewnątrz oraz dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły. Dyrektor szkoły nie jest pracownikiem urzędu miasta/urzędu gminy, tylko nauczycielem pełniącym funkcję kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej, tj. szkoły, i jest zatrudniony w szkole.

W sytuacjach codziennych zatem dyrektor szkoły samorządowej niebędący pracownikiem urzędu miasta/urzędu gminy, w ramach swoich codziennych obowiązków służbowych, nie powinien - w mojej opinii - opisywać dowodów księgowych, które są wystawione na urząd jako odrębną jednostkę organizacyjną jednostki samorządu terytorialnego, potwierdzających wydatek ponoszony przez sam urząd.

Dyrektor szkoły samorządowej może dokonywać natomiast kontroli merytorycznej, w przypadku gdy urząd miasta/urząd gminy prowadzi, na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty, obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną podległej organizacyjnie szkoły samorządowej. Jednakże w takim wypadku dowody księgowe winny być wystawione bezpośrednio na szkołę, a nie urząd miasta/urząd gminy.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż w pytaniu nie sprecyzowano dokładnie, w jakich okolicznościach może dojść do opisywania faktur przez dyrektora szkoły samorządowej, które wystawione są na urząd miasta/urząd gminy, potwierdzających wydatek ponoszony przez urząd. Być może występują incydentalne przypadki specyficznych operacji gospodarczych, które będą wymagały opisania faktur wystawionych na urząd miasta/urząd gminy przez dyrektora szkoły samorządowej.

RADOSŁAW TYBURCZY

biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji

PODSTAWY PRAWNE

● art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)

● art. 5 ust. 9, art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 357)

● art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 238)