17/2016, data dodania: 31.08.2016 Ewidencja księgowa drobnych środków trwałych
Jednostka budżetowa zajmująca się m.in. promocją miast, terenów inwestycyjnych, współpracą z inwestorami i przedsiębiorcami zamawia duże reklamy (tzw. siatki) umieszczane na budynkach. Na reklamach znajdują się wydruki np. reklamy terenów inwestycyjnych, średni koszt wykonania takiej "siatki" to ok. 1500 zł. Nadmieniam, że są takie sytuacje, że reklama jest np. z treścią "rok 2016" - reklama będzie użyta tylko w tym roku, w następnym nie będzie możliwości jej wykorzystania. Czy taki zakup powinien być ewidencjonowany na koncie 013/072 ("Pozostałe środki trwałe") i wpisany do książki inwentarzowej?
Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą powinna stosować własne szczegółowe rozwiązania w zakresie ewidencji drobnych środków trwałych, jak też pozostałego wyposażenia, uregulowane w polityce rachunkowości.
Kierownik jednostki podejmuje decyzję, które pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej, a które tylko ewidencji ilościowej.
ZAPAMIĘTAJ!
Wyłączeniu z ewidencji ilościowo-wartościowej mogą podlegać m.in. takie pozostałe środki trwałe, których kontrola ilościowa jest wystarczająca dla zabezpieczenia majątku jednostki.
Przy podejmowaniu decyzji wyłączającej niektóre pozostałe środki trwałe z ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe" jednostka może kierować się kryterium rzeczowym, określając rodzaje lub grupy rodzajowe pozostałych środków trwałych objętych tylko pozaksięgową ewidencją ilościową, jak również można ustalić graniczną wartość jednostkową w cenie nabycia. Zakres taki powinien być określony również w polityce rachunkowości jednostki.
Klasyfikacja środków trwałych w jednostkach budżetowych dokonywana jest w oparciu o definicję środków trwałych zamieszczoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości z uwzględnieniem szczególnych uregulowań prawnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Ponadto zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, przyjmuje się, że środki trwałe obejmują zasoby stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, które jednostka otrzymała w zarząd lub użytkowanie i wykorzystuje na własne potrzeby.
Zakup pozostałych środków trwałych dokonywany jest w ramach środków na wydatki bieżące. Wyjątek stanowi zakup pierwszego wyposażenia nowego obiektu finansowanego z wydatków inwestycyjnych.
Ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych dokonuje się w oparciu o definicję zawartą w § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe".
Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, na koncie 013 ujmuje się:
● pozostałe środki trwałe bez względu na ich wartość początkową, jeśli są to:
- książki i inne zbiory biblioteczne,
- środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych,
- odzież i umundurowanie,
- meble i dywany,
- inwentarz żywy;
● pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości, w momencie oddania do używania.
ZAPAMIĘTAJ!
Ewidencja na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe" dotyczy wyłącznie tych środków, które na podstawie decyzji kierownika jednostki podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej.
Szczegółowa ewidencja ilościowo-wartościowa do konta 013 powinna umożliwić ustalenie:
● wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych,
● osób, którym zostały one przekazane do używania,
● komórek organizacyjnych, w których są użytkowane.
Istotne jest to, że na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe" nie ujmuje się wydanych do użytkowania pozostałych środków trwałych, które na podstawie decyzji kierownika jednostki podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej.
Ujęcie zakupu tablic reklamowych w księgach rachunkowych jednostki powinno mieć miejsce, lecz to do kierownika jednostki należy podjęcie decyzji o ujęciu ewidencji księgowej lub pozaksięgowej.
Tabela. Ewidencja na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe"
| Konto 013 | |
| Na stronie Wn ujmuje się przychody z pozostałych środków trwałych - wartość przyjętych do używania pozostałych środków trwałych, pochodzących z zakupu, z budowy, otrzymanych nieodpłatnie na podstawie decyzji lub darowizny | Na stronie Ma ujmuje się rozchód pozostałych środków trwałych w używaniu z tytułu likwidacji wynikłej w związku z zużyciem lub zniszczeniem, sprzedażą, nieodpłatnym przekazaniem, niedoborem, wyłączeniem z ewidencji ilościowo-wartościowej na podstawie decyzji kierownika jednostki. |
RENATA NIEMIEC
finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej
PODSTAWY PRAWNE
● art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)
● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)
