Wydatki związane z nabyciem nowych licencji o wartości brutto nieprzekraczającej kwoty 3500 zł należy ewidencjonować w § 421 "Zakup materiałów i wyposażenia".

W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który określa warunki, jakie muszą być spełnione, by dany składnik aktywów zakwalifikować do wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z zapisami uor, przez wartości niematerialne i prawne, w szczególności licencje, rozumie się aktywa trwałe, które:

● zostały nabyte przez jednostkę,

● ich przewidywany okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok,

przeznaczone są do używania na potrzeby jednostki,

Zgodnie z § 6 ust. 1 i objaśnień do załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie o klasyfikacji budżetowej), jeśli zakupiona licencja na użytkowanie oprogramowania będzie spełniać kryteria dla wartości niematerialnych i prawnych, a co za tym idzie, jej wartość przekroczy kwotę 3500 zł, wydatek taki należy ewidencjonować w § 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".

W przypadku gdy wartość oprogramowania nie przekroczy kwoty 3500 zł, należy zakup taki zakwalifikować w § 421 "Zakup materiałów i wyposażenia".

Natomiast wydatek na przedłużenie uprawnień do korzystania z oprogramowania - o ile nie wiąże się on z uzyskaniem nowej licencji - kwalifikuje się w § 430 "Zakup usług pozostałych".

Nadmienić należy, że prawidłowe ujęcie wydatków związanych z zakupem licencji i oprogramowania w klasyfikacji budżetowej określone będzie postanowieniami umowy licencyjnej oraz sposobem księgowania zakupionych aktywów. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, w sytuacji gdy zakupiona licencja będzie spełniała kryteria dla wartości niematerialnych i prawnych, należy jej wartość ująć na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne", które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Jeśli zakupiona licencja nie będzie spełniała kryteriów określonych w art. 3 ust. 1 punkt 14 uor dla wartości niematerialnych i prawnych, wydatek taki należy bezpośrednio zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej w Zespole 4 na koncie 401 "Zakup materiałów i energii" i powinien być zaewidencjonowany w § 421 "Zakup usług pozostałych", zgodnie z objaśnieniami ujętymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej.

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp

PODSTAWY PRAWNE

● art. 3 ust. 1, art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 615)

● § 6 ust. 1 i załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 524)

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

PRZECZYTAJ TEŻ:

Jak sklasyfikować przedłużenie licencji oprogramowania informatycznego?