● sprawozdania z wykonania procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych - sprawozdania budżetowe,

● sprawozdania finansowe.

Sprawozdania budżetowe

Zgodnie z kryterium podmiotowym, do sporządzania sprawozdań budżetowych zostały zobowiązane następujące jednostki:

Tabela 1. Jednostki zobowiązane do sporządzania sprawozdań budżetowych

W rozporządzeniu Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej wydanym na podstawie art. 41 ust. 2 uofp, Minister Finansów określa formę, rodzaje sprawozdań, sposoby ich sporządzania, terminy przedkładania odbiorcom oraz podmioty zobowiązane do sporządzania poszczególnych rodzajów sprawozdań.

Tabela 2. Rodzaje typowych sprawozdań budżetowych

Dane w sprawozdaniach:

● jednostkowych - wyraża się w złotych i groszach, adekwatnie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

● łącznych i zbiorczych - wyraża się w złotych i groszach,

● skonsolidowanych zbiorczych i łącznych - wyraża się w tysiącach złotych.

Za koniec okresu sprawozdawczego lub dzień kończący rok sprawozdawczy uważa się ostatni dzień okresu sprawozdawczego, dzień poprzedzający zmianę formy organizacyjno-prawnej oraz dzień zakończenia likwidacji.

Wykazane dane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co stanowi wymóg prawny objęty sankcjami ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Tabela 3. Kolejność zatwierdzania (składania) sprawozdań budżetowych rocznych

* termin przekazania sprawozdania jednostkowego Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i organu, przesunięty jest o 18 dni (wydłużony).

Sprawozdania budżetowe podpisuje główny księgowy oraz kierownik jednostki.

Rozporządzenie o sprawozdawczości budżetowej nakłada obowiązek prezentowania sprawozdań przy użyciu elektronicznych informatycznych systemów:

● Obsługi Budżetu Państwa - Trezor,

● Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego - Besti@.

W przypadku samorządowych jednostek budżetowych to organy je prowadzące określają formę sporządzania sprawozdań. Jeśli samorząd zadecyduje, że poza formą elektroniczną nadal powinny istnieć formularze papierowe - to ta forma powinna funkcjonować.

Na sprawozdaniach papierowych należy składać podpisy odręcznie oraz umieszczać właściwą pieczątkę we wskazanym miejscu.

Sprawozdania finansowe

Fakt zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego oznacza, że informacje w nim zawarte zostały zaakceptowane przez:

● kierownika samorządowej jednostki budżetowej,

● kierownika samorządowego zakładu budżetowego,

● zarząd jednostki samorządu terytorialnego.

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek zmian w księgach rachunkowych jednostki oraz w samym sprawozdaniu finansowym tego roku obrotowego, za który jest sporządzane.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wynika z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Zgodnie z rozwiązaniami prawnymi zawartymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego obejmuje:

● bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego - sporządzany na dzień bilansowy,

● łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - sporządzany na dzień bilansowy,

● łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - sporządzany na dzień bilansowy,

● łączne zestawienie zmian w funduszu obejmujące dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - sporządzane na dzień bilansowy.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki.

Roczne jednostkowe sprawozdanie finansowe sporządzane jest na podstawie rzetelnie prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych za rok obrotowy (budżetowy) na 31 grudnia, z terminem sporządzenia na 31 marca roku następującego po dniu bilansowym.

Niewykonanie obligatoryjnych czynności sprawdzających zapisy w księgach rachunkowych przed ich zamknięciem może spowodować, że ewentualne błędy, jakie wystąpiły w księgach rachunkowych, nie zostaną skorygowane, co skutkować będzie błędnym bilansem otwarcia roku następnego w jednostce.

Dodatkowo zarząd jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany jest:

● przekazać w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego do właściwej Regionalnej Izby Obrachunkowej,

● sporządzić skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego oraz przedłożyć go do właściwej regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po dniu bilansowym.

Sprawozdania finansowe podpisuje:

● kierownik jednostki i główny księgowy,

● przewodniczący zarządu i główny księgowy (skarbnik),

● wójt, burmistrz, prezydent i główny księgowy (skarbnik).

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki czynnej powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, w których sprawozdanie podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Moment zatwierdzenia sprawozdania finansowego:

1. Nie zatwierdza się jednostkowych sprawozdań finansowych:

● państwowych i samorządowych jednostek budżetowych,

● samorządowych zakładów budżetowych,

● państwowych funduszy celowych.

2. Zatwierdza się sprawozdanie finansowe:

● jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami uofp,

● pozostałych jednostek sektora finansów publicznych (m.in.: samodzielnych publicznych zespołów opieki zdrowotnej, samorządowych instytucji kultury, agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej) zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Wynikający z art. 53 uor obowiązek zatwierdzania sprawozdań finansowych nie dotyczy wszystkich jednostek tworzących sektor finansów publicznych. Ze stosowania przepisów rozdziału 5 uor "Sprawozdania finansowe jednostki" zostały wyłączone:

● gminy, powiaty, województwa i ich związki,

● państwowe gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe,

● gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,

● państwowe fundusze celowe.

Szczególne uregulowania dotyczące obowiązku zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego wprowadzone zostało zapisami uofp. Zgodnie bowiem z art. 268 uofp, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany jest do zatwierdzenia sprawozdania bilansowego jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym.

RENATA NIEMIEC

finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej