Kwotę nadpłaconej faktury należy wykazać w aktywach bilansu w pozycji B.II. "Należności krótkoterminowe", 1. "Należności z tytułu dostaw i usług".

Ewidencja księgowa nadpłaconej faktury

Należności z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług w jednostkach budżetowych, ujmuje się na koncie 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami", zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Przykład

Jednostka budżetowa otrzymała w grudniu 2013 r. fakturę za usługę sprzątania na kwotę 1000 zł. Faktura została uregulowana 20 grudnia i po raz drugi 28 grudnia, w wyniku czego powstała nadpłata na kwotę 1000 zł.

Schemat. Ujęcie w księgach rachunkowych nadpłaconej faktury

Ujęcie nadpłaty w bilansie

W związku z nadpłaconą fakturą na koncie 201 powstanie po stronie Wn saldo, które należy wykazać w aktywach bilansu jako należność krótkoterminową w pozycji B.II.1. "Należności z tytułu dostaw robót i usług".

Sposób wykazania w bilansie jednostki budżetowej nadpłaconej faktury:

Jeżeli transakcja nadpłaty faktury odbędzie się pomiędzy jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi należącymi do tej samej gminy lub w państwowych jednostkach budżetowych należących do tej samej części budżetu lub tego samego dysponenta drugiego stopnia, to pomiędzy jednostkami powstaną transakcje wzajemne, które trzeba wyłączyć przy sporządzaniu łącznego sprawozdania finnasowego zgodnie z § 19 i § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Wyłączenia wzajemnych rozliczeń dotyczą w szczególności:

● wzajemnych należności i zobowiązań oraz innych rozrachunków o podobnym charakterze,

● wyniku finansowego ustalonego na operacjach dokonywanych pomiędzy jednostkami.

Wzajemne rozliczenia należy ująć na koncie pozabilansowym 976 "Wzajemne rozliczenia między jednostkami". Konto to ma pomóc przy sporządzaniu bilansu łącznego przez dysponentów wyższego stopnia.

Przykład

Do samorządowej jednostki budżetowej w grudniu 2013 r. wpłynęła faktura od samorządowego zakładu budżetowego. Faktura została wystawiona za usługę wykonaną w grudniu 2013 r. Samorządowa jednostka budżetowa zapłaciła podwójnie fakturę samorządowemu zakładowi budżetowemu. Na koniec 2013 r. w jednostce budżetowej powstała należność, natomiast w samorządowym zakładzie budżetowym zobowiązanie. Jednostka samorządu terytorialnego w łącznym bilansie sumę należności i zobowiązań skoryguje o kwotę tej podwójnie zapłaconej faktury. W związku z tym jednostka budżetowa powinna ująć wartość należności na koncie 976, a zakład budżetowy zaewidencjonuje na tym koncie zobowiązanie.

BARTOSZ SPYCHALSKI

główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Podstawa prawna

● § 19, § 20 ust. 2, załącznik nr 3, załącznik nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)