Zmiany w ustawie o rachunkowości wprowadzają nową kategorię podmiotów, tj. małe podmioty.

Jednostkami małymi w rozumieniu ustawy są:

1) spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), spółki cywilne oraz inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, i jednostki (osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro), jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą - w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 17 000 000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 34 000 000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,

2) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które stosują zasady rachunkowości dobrowolnie

- w stosunku do których organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego według zasad uproszczonych przewidywanych dla małych podmiotów.

Jednostkami małymi w rozumieniu ustawy są również jednostki, które za rok poprzedni sporządziły swoje sprawozdanie finansowe według uproszczeń przewidywanych dla małych podmiotów, nawet jeżeli w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, albo w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyły dwie z wymienionych wcześniej wielkości.

Do jednostek małych nie kwalifikują się podmioty działające na rynku finansowym oraz jednostki sektora finansów publicznych.

Tabela. Bilans

Tabela. Rachunek zysków i strat - wariant kalkulacyjny

Tabela. Rachunek zysków i strat - wariant porównawczy (pierwszy segment)

Dodatkowe informacje i objaśnienia dla jednostek małych obejmują w szczególności: 1) szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji długoterminowych, zawierający stan tych aktywów na początek roku obrotowego, zwiększenia i zmniejszenia z tytułu: aktualizacji wartości, nabycia, rozchodu, przemieszczenia wewnętrznego, oraz stan końcowy, a dla majątku amortyzowanego - podobne przedstawienie stanów i tytułów zmian dotychczasowej amortyzacji lub umorzenia; 2) kwotę dokonanych w trakcie roku obrotowego odpisów aktualizujących wartość aktywów trwałych odrębnie dla długoterminowych aktywów niefinansowych oraz długoterminowych aktywów finansowych; 3) kwotę wartości firmy i wyjaśnienie okresu jej odpisywania, określonych w art. 44b ust. 10; 4) w przypadku gdy instrumenty finansowe lub składniki aktywów niebędące instrumentami finansowymi są wyceniane według wartości godziwej: a) istotne założenia przyjęte do ustalenia wartości godziwej, w przypadku gdy dane przyjęte do ustalenia tej wartości nie pochodzą z aktywnego rynku, b) odrębnie dla długoterminowych i krótkoterminowych instrumentów finansowych lub składników aktywów niebędących instrumentami finansowymi - wartość godziwą wykazaną w bilansie, jak również odpowiednio skutki przeszacowania wpływające na wynik finansowy lub odniesione na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny w okresie sprawozdawczym, c) odrębnie dla pochodnych instrumentów finansowych wykazywanych jako krótkoterminowe aktywa finansowe lub zobowiązania krótkoterminowe - informacje dotyczące zakresu i charakteru instrumentów, w tym istotnych warunków mogących wpłynąć na kwotę, termin i pewność przyszłych przepływów pieniężnych, d) tabelę zmian w kapitale (funduszu) z aktualizacji wyceny obejmującą stan kapitału (funduszu) na początek i koniec okresu sprawozdawczego oraz jego zwiększenia i zmniejszenia w ciągu roku obrotowego; 5) kwotę czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów stanowiących różnicę między wartością otrzymanych finansowych składników aktywów a zobowiązaniem zapłaty za nie; 6) podział zobowiązań długoterminowych według pozycji bilansu o pozostałym od dnia bilansowego, przewidywanym umową, okresie spłaty powyżej 5 lat, jak również łączną kwotę zobowiązań zabezpieczonych na majątku jednostki ze wskazaniem charakteru i formy tych zabezpieczeń; 7) w przypadku gdy składnik aktywów lub pasywów jest wykazywany w więcej niż jednej pozycji bilansu, jego powiązanie między tymi pozycjami; dotyczy to w szczególności podziału należności i zobowiązań na część długoterminową i krótkoterminową; 8) łączną kwotę zobowiązań warunkowych, w tym również udzielonych przez jednostkę gwarancji i poręczeń, także wekslowych, niewykazanych w bilansie, ze wskazaniem zobowiązań zabezpieczonych na majątku jednostki oraz charakteru i formy tych zabezpieczeń; odrębnie należy wykazać informacje dotyczące zobowiązań warunkowych w zakresie emerytur i podobnych świadczeń oraz wobec jednostek powiązanych lub stowarzyszonych; 9) koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, w tym odsetki oraz różnice kursowe, które powiększyły koszt wytworzenia środków trwałych w budowie w roku obrotowym; 10) odsetki oraz różnice kursowe, które powiększyły cenę nabycia towarów lub koszt wytworzenia produktów w roku obrotowym; 11) kwotę i charakter poszczególnych pozycji przychodów lub kosztów o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incydentalnie; 12) informację o przeciętnym w roku obrotowym zatrudnieniu; 13) kwoty zaliczek i pożyczek, udzielonych osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki, ze wskazaniem ich głównych warunków, wysokości oprocentowania oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdej kategorii; 14) informację o istotnych zdarzeniach, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, a nieuwzględnionych w sprawozdaniu finansowym oraz ich wpływie na sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki; 15) przedstawienie dokonanych w roku obrotowym zmian zasad (polityki) rachunkowości, jeżeli wywierają one istotny wpływ na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki oraz przedstawienie zmiany sposobu sporządzania sprawozdania finansowego wraz z podaniem jej przyczyny; 16) informacje liczbowe, wraz z wyjaśnieniem, zapewniające porównywalność danych sprawozdania finansowego za rok poprzedzający ze sprawozdaniem za rok obrotowy; 17) informacje o nazwie i siedzibie jednostki sporządzającej skonsolidowane sprawozdanie finansowe na najniższym szczeblu grupy kapitałowej, w skład której wchodzi spółka jako jednostka zależna; 18) w przypadku gdy jednostka mała nie sporządza sprawozdania z działalności zgodnie z art. 49 ust. 5 ustawy dodatkowo przedstawia informacje o udziałach (akcjach) własnych: a) przyczynę nabycia udziałów (akcji) własnych dokonanego w roku obrotowym, b) liczbę i wartość nominalną nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów (akcji), a w przypadku braku wartości nominalnej, ich wartość księgową, jak też część kapitału podstawowego, którą te udziały (akcje) reprezentują, c) w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego, równowartość tych udziałów (akcji), d) liczbę i wartość nominalną lub, w razie braku wartości nominalnej, wartość księgową wszystkich udziałów (akcji) nabytych i zatrzymanych, jak również część kapitału podstawowego, którą te udziały (akcje) reprezentują.

Komentarz

Wprowadzony jako nowy załącznik nr 5 określa zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym przez jednostki małe, korzystające z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego. Sprawozdanie tych jednostek składa się:

● z wprowadzenia do sprawozdania finansowego

Zawiera ono informacje o przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości, w tym metodach wyceny Aktywów i Pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Ponadto jednostka powinna przedstawić informacje dotyczące: firmy i siedziby, właściwego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr, a także wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności. We wprowadzeniu do sprawozdania finansowego jednostka musi również określić czas trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony, oraz okres objęty sprawozdaniem finansowym.

● z uproszczonego bilansu

Zakres informacyjny uproszczonego bilansu jest mniejszy niż w załączniku nr 1 (tj. dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i jednostki mikro), ale większy niż w załączniku nr 4 (przewidzianym dla jednostek mikro). Analogicznie jak w przypadku bilansów innych jednostek (tj. w załącznikach 1-4) "Udziały (akcje) własne" są prezentowane po stronie Aktywów w odrębnej pozycji (D.), a nie po stronie Pasywów - w wielkości ujemnej - w "Kapitale (funduszu) własnym". Analogicznie należne wpłaty na kapitał podstawowy są prezentowane po stronie Aktywów w odrębnej pozycji (C.), a nie po stronie Pasywów - w wielkości ujemnej - w "Kapitale (funduszu) własnym".

● z uproszczonego rachunku zysków i strat

Podobnie jak w przypadku bilansu uproszczony rachunek zysków i strat zawiera mniej pozycji, niż przewiduje to załącznik nr 1 (tj. dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i jednostki mikro), ale więcej niż w załączniku nr 4 (przewidzianym dla jednostek mikro). Analogicznie jak w przypadku jednostek sporządzających sprawozdanie zgodnie z załącznikiem 1, jednostki małe nie wykazują pozycji wyniku na działalności nadzwyczajnej jednostki. Ponadto w pozycjach "Pozostałe przychody operacyjne" i "Pozostałe koszty operacyjne" wprowadzono dodatkowe wyszczególnienie - aktualizację wartości aktywów niefinansowych.

● ze skróconych dodatkowych informacji i objaśnień

Dodatkowe informacje i objaśnienia (podobnie jak bilans i rachunek zysków i strat) zawierają mniej pozycji, niż przewiduje to załącznik nr 1, ale więcej niż znajduje się w załączniku nr 4. Warto wśród nich wyróżnić wprowadzony nowy obowiązek przedstawienia informacji o kwocie i charakterze poszczególnych pozycji przychodów lub kosztów o nadzwyczajnej wartości, które wystąpiły incydentalnie.

I. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości

1. Zasady rachunkowości

Przyjęte przez kierownika Spółki zasady (polityka) rachunkowości, opisane w niniejszej dokumentacji, wynikają z przepisów ustawy o rachunkowości i wymagają bezwzględnego zastosowania. Zasady (polityka) rachunkowości zapewniają, że prezentowane w sprawozdaniu finansowym informacje są wiarygodne (kompletne i bezstronne), przydatne oraz zrozumiałe, dzięki czemu przekazują rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Do zasad bezwzględnego stosowania zaliczamy:

● zasadę wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 uor),
● zasadę ciągłości (art. 5 ust. 1 uor),
● zasadę kontynuacji działalności (art. 5 ust. 1 uor),
● zasadę memoriałową (art. 6 ust. 1 uor),
● zasadę współmierności (art. 6 ust. 2 uor),
● zasadę ostrożnej wyceny (art. 7 uor),
● zasadę zakazu kompensat (art. 7 ust. 3 uor),
● zasadę istotności (art. 8 ust. 1 uor).

Zgodnie z zasadą istotności (art. 8 ust. 1 uor) przyjmuje się, że błąd istotny to błąd, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego sporządzonego i zatwierdzonego w poprzednich okresach za spełniające wymagania prawidłowości, rzetelności i jasności. Odnosi się go na zysk/stratę z lat ubiegłych. Korekty błędów mieszczące się w granicy istotności wpływają na wynik finansowy bieżącego okresu.

Granicę istotności ustala się na poziomie .... (np. 1) % sumy bilansowej.

2. Księgi rachunkowe i dowody księgowe

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania ...............................................................................................................................................

Dostępna w siedzibie .............................................. dokumentacja użytkowa programów informatycznych zawiera:

● opis przeznaczenia każdego programu i modułu (np. modułu Kadry i Płace, Finanse i Księgowość, Handel, Środki trwałe),
● sposób ich działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych:

Program komputerowy .................................................................................................................

(nazwa programu)

stosowany w prowadzeniu ewidencji księgowej spełnia wymogi art. 10 ustawy o rachunkowości i zostaje wprowadzony do stosowania niniejszym zarządzeniem (lub został wprowadzony do użytkowania Zarządzeniem ............... nr .../... z dnia ...... w sprawie ..................).

Szczegółowy opis przeznaczenia podanego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych zawarty jest w instrukcjach dostarczonych przez dostawcę tego programu ...................................................................................................................

(nazwa i siedziba firmy)

a) Zakładowy plan kont (syntetycznych) stanowi załącznik nr ...................... do niniejszej dokumentacji. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) stanowią rozwinięcie kont księgi głównej (syntetyki), o ile naturalnie dane konto posiada rozwinięcie analityczne. Zapisy mogą być księgowane wyłącznie na ostatni poziom analityki konta, dzięki czemu nie jest możliwe omyłkowe wprowadzenie zapisu wyłącznie na konto syntetyczne. W konsekwencji nie powstają różnice w obrotach zarejestrowanych na koncie syntetycznym i na prowadzonych do tego konta analitykach.

b) Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych wynika z zasad budowy danego programu.

c) Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, są zawarte np. w Podręczniku do programu, który opisuje procedury i funkcje wraz z określeniem parametrów przetwarzania danych w programie. Ponadto w podręczniku opisano szczegółowo programowe zasady ochrony i zabezpieczania danych (prawa dostępu, kontrola poprawności dat, kontrola rachunkowa, kontrola eksportu danych osobowych).

W celu zabezpieczenia zbiorów danych zapisy w księgach rachunkowych powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych, a na koniec każdego miesiąca sporządza się następujące wydruki:

1) zestawienie obrotów dziennika, zawierające oznaczenie dziennika, kolejną numerację stron, sumę obrotów za miesiąc i narastająco od początku roku;

2) zestawienie obrotów i sald na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, dla dziennika, które powinno zawierać:

● symbole lub nazwy poszczególnych kont,
● salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald,
● obroty Wn i Ma miesięczne oraz sumę obrotów,
● obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę,
● salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald.

Obroty wynikające z zestawienia obrotów i sald (narastająco od początku roku) powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika.

d) W celu zapewnienia sprawdzalności ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu programu komputerowego oraz w związku z potrzebą dokonywania na bieżąco i w okresach późniejszych niezbędnych wydruków (również innych niż wymagane przez ustawę o rachunkowości) i zestawień oraz przeprowadzania niezbędnych analiz, a także w celu zabezpieczenia przed uszkodzeniem baz danych wykorzystywanego oprogramowania komputerowego przez "wirusy komputerowe" oraz w celu zabezpieczenia przed ewentualną kradzieżą:

1) wprowadza się obowiązek sporządzania zapasowych kopii danych na nośnikach wymiennych,

2) kopie pełne powinny być sporządzane cotygodniowo, dodatkowo uzupełniane tzw. kopiami cząstkowymi tworzonymi codziennie i obejmującymi dane zmienione od ostatniego kopiowania,

3) nośniki zewnętrzne zawierające kopie bazy danych muszą być przechowywane do czasu ponownego wykorzystania pod zamknięciem; wskazane jest przechowywanie ich w innym pomieszczeniu, niż znajduje się komputer zawierający dane.

W celu zapewnienia ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych kompletne księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego; za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W celu zapewnienia ochrony dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji stosuje się zasady przewidziane w art. 74 ustawy o rachunkowości.

Udostępnienie ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, sprawozdań finansowych i budżetowych oraz innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki, stosownie do art. 75 ustawy o rachunkowości ma miejsce w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego osoby.

3. Księgi rachunkowe

W programie SFiK dostępne są, odpowiednio sparametryzowane, gotowe zestawienia i raporty umożliwiające wydrukowanie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. W związku z tym w programie SFiK stosowana jest funkcja zatwierdzania (bilansu otwarcia, danych roku obrotowego), której użycie blokuje możliwość wprowadzenia jakichkolwiek zmian w zatwierdzonych danych.

4. Wydruki z ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być tworzone w następujący sposób:

● wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SFiK są trwałe oznaczone nazwą jednostki;
● wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SFiK są oznaczone nazwą danego rodzaju księgi, podana jest nazwa i wersja programu oraz wyraźnie oznaczone symbolem roku obrotowego, symbolem okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia zgodnie z datą dla programu;
● wszystkie wydruki (również przeglądane na ekranie monitora) z urządzeń księgowych tworzących księgi rachunkowe w programie SFiK są kolejno, automatycznie numerowane wraz z oznaczeniem pierwszej i ostatniej. Wydruki wymagane przez ustawę są sumowane w sposób ciągły, to znaczy na każdej stronie wydruku wykazywane są kwoty do przeniesienia na stronę następną i kwoty z przeniesienia ze strony poprzedniej;
● w programie SFiK automatyczną kontrolę ciągłości zapisów sprawuje dziennik księgowań. W związku z tym:
- Dziennik - należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego,
- Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) oraz Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) - należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego,
- Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej - sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca,
- Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych - sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,
- Zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów - sporządza się na dzień inwentaryzacji.

5. Dziennik

Prowadzony w programie SFiK dziennik księgowań obejmuje chronologiczny zapis danych o operacjach gospodarczych. W dzienniku w sposób automatyczny ujmowane są wszystkie pozycje dowodów księgowych. Drukując zestawienie, należy wybrać zakres okresów sprawozdawczych, jakie mają być uwidocznione na wydruku. Dokumenty w dzienniku w ramach każdego miesiąca uporządkowane są w kolejności dat księgowania. Podczas księgowania dokumentu zapisom na konta nadawane są automatycznie kolejne numery pozycji w dzienniku, które jednoznacznie wiążą zapisy ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jednocześnie każdy zapis odnotowany w dzienniku oznaczony jest sygnaturą osoby, która jest odpowiedzialna za ten zapis. W podsumowaniu zapisów dziennika wykazywane są obroty z poprzednich miesięcy i obroty narastająco na koniec danego okresu, co umożliwia porównanie z obrotami narastająco z zestawienia obrotów i sald.

6. Zbiory kont syntetycznych i analitycznych

Plan kont zawiera podział na konta syntetyczne i analityczne i jest dostosowany do wymogów wzoru sprawozdania finansowego przeznaczonego dla mikrojednostek w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.

7. Dowody źródłowe

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - dowody źródłowe. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

● uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
● możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie.

W programie SFiK jedyną metodą wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych jest zaksięgowanie ich przez użytkownika. Dotyczy to również wszelkich danych wprowadzanych automatycznie przez inne programy. Decyzję o zaksięgowaniu dokumentu podejmuje każdorazowo użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia. Identyfikator osoby księgującej dany dowód przypisywany jest w momencie księgowania dokumentów.

W programie SFiK jedyną metodą poprawienia wprowadzonych do ksiąg zatwierdzonych i sprawdzonych zapisów jest zaksięgowanie dowodu korygującego poprzednie zapisy. Można stosować storno czarne lub storno czerwone. Odpowiedni zapis zostanie wygenerowany przez program automatycznie na podstawie wybranego błędnego zapisu. Jednocześnie ciągłość numeracji zapewniona jest programowo.

Nie ma możliwości doksięgowywania pozycji do zatwierdzonych i zaksięgowanych dowodów.

8. Treść dowodu księgowego

W programie SFiK każdy zapisywany do ksiąg dokument oznaczany jest sygnaturą użytkownika, który posiadając odpowiednie uprawnienia w systemie, podjął decyzję o zaksięgowaniu dowodu. Sygnatura ta spełnia rolę podpisu. Dowody po wprowadzeniu do programu powinny być kierowane do bufora (co umożliwia ich dodatkowe sprawdzenie). Zgodnie z wymogami ustawy konieczne jest określenie rodzaju i numeru dokumentu stanowiącego podstawę zapisu.

W programie SFiK zadanie to realizowane jest w ten sposób, że przechowywane są informacje o numerze własnym dokumentu źródłowego oraz o numerze ewidencyjnym nadawanym automatycznie w czasie rejestracji. Dodatkowo numer ewidencyjny określa rodzaj danego dokumentu (np. wyciągi bankowe, faktury sprzedaży, polecenie księgowania). Opis operacji odpowiada treści pozycji dowodu. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. W przypadku dokumentów w walucie obcej przeliczenie kwoty na walutę polską musi znajdować się w tym samym dowodzie księgowym, co jest realizowane przez program w ten sposób, że ewidencja zapisów realizowana jest wielowalutowo: jednocześnie w walucie polskiej i pomocniczo w walucie obcej, z podaniem kursu przeliczenia, który można nanieść na oryginalny dowód księgowy.

9. Sprawdzalność ksiąg

W programie SFiK stosowana jest automatyczna numeracja każdego symbolu dowodu w momencie wprowadzania. Dla każdego rodzaju symboli dowodów prowadzona jest osobna numeracja. Numery nadawane przez program (numery ewidencyjne) są wykorzystywane przez użytkowników do szybkiej identyfikacji dowodów księgowych. Ponadto podczas zapisu dowodu do ksiąg przypisywany jest mu automatycznie numer kolejny wynikający z oznaczenia pozycji w dzienniku księgowań, w efekcie w dzienniku księgowań widoczne są oba numery.

Spółka stosuje następujące dowody księgowe:

● zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
● zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
● wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki, w tym wewnętrzne zbiorcze bez wyszczególnienia pojedynczych wartości.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dokumentów źródłowych kierownik Spółki zezwala na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych. Dokumenty te sporządza się po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem przez osoby odpowiedzialne merytorycznie za daną operację gospodarczą. Dotyczy to następujących dokumentów źródłowych:

● usług obcych, na które nie otrzymano dowodów źródłowych,
● opłat, na które nie otrzymano decyzji właściwych organów,
● opłat skarbowych, pocztowych, na które nie otrzymano dowodów wpłat.

Zastępcze dowody księgowe, oświadczenia powinny za każdym razem zawierać następujące dane:

● datę dokonania operacji gospodarczych,
● datę wystawienia dowodu,
● cel poniesienia wydatku,
● przedmiot i wartość operacji gospodarczych przy zakupie (nie może to być zakup opodatkowany VAT), rodzaj składników majątkowych i cenę jednostkową,
● podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, i podpis kierownika zatwierdzającego ten wydatek,
● inne niezbędne informacje potwierdzające rzetelność i wiarygodność operacji gospodarczych.

Dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane. Sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową:

● kontrola merytoryczna - polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z zamówieniem, umową, zleceniem, obowiązującymi przepisami, oraz czy wynikająca z dowodu operacja gospodarcza jest celowa z punktu widzenia ekonomicznego;

Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez osobę odpowiedzialną za daną transakcję.

● kontrola formalna - polega na stwierdzeniu zgodności formy i elementów dokumentu, w szczególności zgodności z wymogami wynikającymi z art. 20, 21, 22 ustawy o rachunkowości oraz odpowiednich zapisów niniejszej dokumentacji;

Kontroli formalnej dokonuje osoba upoważniona do wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.

● kontrola rachunkowa - polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych liczbowych dowodu sprawozdawczego, sposobu ujęcia w księgach oraz potwierdzeniu wykonania tej czynności podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy powinien zawierać podpis osoby sprawdzającej.

Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wykonuje osoba prowadząca księgi rachunkowe. Zakwalifikowanie dowodu do ksiąg rachunkowych oznacza wskazanie miejsca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których operacja powinna być zaksięgowana.

Dowód księgowy powinien zawierać elementy wynikające z art. 21 ustawy o rachunkowości. Spółka nie korzysta ze zwolnień wynikających z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości w przypadku dokumentów zewnętrznych. Spółka zamieszcza dekretacje na dowodzie księgowym, ponieważ wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych; są one wydrukowane na koniec każdego okresu sprawozdawczego.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce zawiera przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

II. Wykaz kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych

Spółka prowadzi konta ksiąg pomocniczych dla:

● środków trwałych, w tym także dla środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
● rozrachunków z kontrahentami,
● rozrachunków z pracownikami,
● operacji sprzedaży,
● operacji zakupu,
● kosztów i istotnych dla Spółki składników aktywów,
● operacji gotówkowych.

1. Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych odbywa się na kontach zespołu 0. Na kontach tego zespołu ewidencjonuje się składniki aktywów trwałych.

Do aktywów trwałych zalicza się te aktywa jednostki, które nie mają charakteru aktywów obrotowych, co oznacza, że są wykorzystywane w działalności przez okres dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Zadaniem kont zespołu 0 jest odzwierciedlenie wartości początkowej i korygujących ją odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych oraz odpisów aktualizujących wartości poszczególnych grup składników aktywów trwałych, ich stanów, przychodów i rozchodów.

Konta zespołu "0" przeznaczone są do ewidencji:

● środków trwałych,
● środków trwałych w budowie,
● wartości niematerialnych i prawnych,
● długoterminowych inwestycji w nieruchomości,
● długoterminowych inwestycji w wartości niematerialne i prawne,
● długoterminowych inwestycji w udziały/akcje,
● należności z tytułu pożyczek długoterminowych,
● długoterminowych inwestycji pozostałych,
● umorzenia środków trwałych,
● umorzenia wartości niematerialnych i prawnych,
● aktualizacji wartości środków trwałych,
● aktualizacji wartości niematerialnych i prawnych,
● aktualizacji wartości inwestycji,
● środków trwałych w likwidacji,
● środków trwałych dzierżawionych,
● środków trwałych obcych,
● gruntów w użytkowaniu wieczystym.

Podstawę ewidencji środków trwałych stanowią dokumenty:

● OT - przyjęcie środka trwałego,
● LT - likwidacja środka trwałego,
● PT - przekazanie środka trwałego,
● WT - zmiana wartości początkowej środka trwałego.

Ewidencja analityczna środków trwałych dzieli się na:

● grunty,
● budynki,
● ulepszenia w obcych środkach trwałych,
● urządzenia techniczne i maszyny,
● wyposażenie i urządzenia zainstalowane na stałe,
● komputery, sprzęt informatyczny,
● środki transportu,
● inne środki trwałe.

Do poszczególnych kont analitycznych środków trwałych prowadzone są konta umorzeniowe.

Ewidencja analityczna zapewnia ustalenie dla każdego obiektu:

● wartości początkowej według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia,
● identyfikacji jednostkowej za pomocą numeru inwentarzowego,
● klasyfikacji jednostkowej według KŚT dla potrzeb obliczenia amortyzacji i sprawozdawczości,
● daty przyjęcia do użytkowania, miejsca użytkowania i osób majątkowo odpowiedzialnych.

Ewidencję analityczną stanowią:

● książka inwentarzowa, którą prowadzi się dla wszystkich środków trwałych według ich klasyfikacji rodzajowej; zapisów przychodów środków trwałych dokonuje się w porządku chronologicznym, nadając numer inwentarzowy; zapisu rozchodów dokonuje się poprzez odpowiednie adnotację, anulując równocześnie dany numer inwentarzowy;

Książka inwentarzowa zawiera następujące dane:

- numer inwentarzowy odrębny dla każdego obiektu,
- rok budowy (nabycia),
- nazwę środka trwałego,
- symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego,
- wartość początkową,
- zmiany wartości następujące w okresie użytkowania,
- roczną stopę amortyzacji,
- roczną i miesięczną kwotę amortyzacji,
- umorzenie dotychczasowe,
- wartość netto,
- datę wprowadzenia i wycofania z użytkowania.
● tabela amortyzacji będąca podstawą obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych; zakłada się ją na początek roku według danych wynikających z inwentaryzacji i kart analitycznych środków trwałych; prowadzona jest według klasyfikacji rodzajowej (KŚT).

Karta inwentarzowa i tabela amortyzacji są uzgadniane z kontem syntetycznym co najmniej według stanu na dzień bilansowy.

Ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się w formie zestawienia inwentarzowego majątku trwałego, z podziałem na grupy środków trwałych. Obejmuje ona następujące pozycje:

● numer inwentarzowy odrębny dla każdego obiektu,
● rok budowy (nabycia),
● nazwę środka trwałego,
● symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego,
● wartość początkową,
● zmiany wartości następujące w okresie użytkowania,
● roczną stopę amortyzacji,
● roczną i miesięczną kwotę amortyzacji,
● umorzenie dotychczasowe,
● wartość netto,
● datę wprowadzenia i wycofania z użytkowania,
● inne dane zgodnie z kontem księgi głównej.

Ewidencja szczegółowa środków trwałych w budowie umożliwia skalkulowanie wartości początkowej (ceny nabycia, kosztu wytworzenia lub ulepszenia) środków trwałych. Zakup środków trwałych, które nie wymagają montażu lub remontu przed oddaniem do użytkowania, ewidencjonuje się bezpośrednio na koncie "Środki trwałe".

Podstawę ewidencji środków trwałych w budowie stanowią obce faktury i własne dokumenty. Środek trwały w budowie przyjmuje się do użytkowania na podstawie protokołu przyjęcia, wystawiając dokument OT.

2. Rozrachunki z kontrahentami

Ewidencja rozrachunków z kontrahentami odbywa się na kontach zespołu 2 w podziale na:

● rozrachunki z odbiorcami krajowymi,
● rozrachunki z dostawcami krajowymi,
● rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi,
● rozrachunki z dostawcami zagranicznymi,
● zaliczki - odbiorcy/dostawcy krajowy/zagraniczny.

Podział kont analitycznych prowadzonych do kont rozrachunkowych z kontrahentami zapewnia wyodrębnienie należności/zobowiązania zafakturowanych i niezafakturowanych oraz wykazanie należności/zobowiązania od jednostek powiązanych. Ujmowanie na kontach rozrachunkowych z kontrahentami następuje na podstawie faktur własnych i obcych.

3. Rozrachunki z pracownikami

Ewidencja rozrachunków z pracownikami odbywa się na kontach zespołu 2 w podziale na:

● rozrachunki z tytułu wypłat wynagrodzeń,
● inne rozrachunki z pracownikami.

Ewidencja analityczna prowadzona do kont rozrachunków z pracownikami jest imienna, zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia. Dokumentacja stosowana do ewidencji rozrachunków z pracownikami: karty pracy, umowy, listy płac - imienne kartoteki wynagrodzeń zapewniające rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych i uzyskanie informacji dla celów ZUS.

4. Operacje sprzedaży

Ewidencja analityczna operacji sprzedaży odbywa się na podstawie faktur własnych ze szczegółowością niezbędną na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych i innych rozliczeń.

5. Operacje zakupu

Ewidencja analityczna operacji zakupu odbywa się na podstawie faktur obcych i innych dokumentów ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i dla celów podatkowych.

6. Koszty i składniki aktywów istotne dla jednostki

Spółka prowadzi działalność usługową. Spółka ewidencjonuje koszty tylko w układzie rodzajowym w zespole 4.

7. Operacje gotówkowe

Operacje gotówkowe ewidencjonowane są na podstawie dokumentów KP i KW oraz raportu kasowego. Rozliczenie w walutach obcych odbywa się z podziałem na kasy i rodzaje walut.

III. Opis stosowanych zasad wyceny składników aktywów i pasywów

Spółka korzysta z następujących uproszczeń przewidzianych przepisami ustawy o rachunkowości:

● ustalenie granicy ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której jednostka dokonuje (nie wcześniej niż w momencie oddania do używania) jednorazowego odpisu wartości tego rodzaju składników aktywów,
● wycena materiałów i towarów w cenie zakupu zamiast w cenie nabycia, a produkcji w toku - o przewidywanym czasie wykonania krótszym niż 3 miesiące - w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź niewycenianie jej w ogóle,
● nierozliczanie przychodów i kosztów z tytułu wykonywanych długoterminowych niezakończonych usług, zgodnie z przepisami art. 34a i art. 34b ustawy, jeżeli udział przychodów z niezakończonych usług na dzień bilansowy nie jest istotny w całości przychodów operacyjnych okresu sprawozdawczego,
● klasyfikowanie umów leasingu według kryteriów określonych przepisami prawa podatkowego zamiast przepisami art. 3 ust. 4 i 5 ustawy,
● zaniechanie ustalania rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego,
● stosowanie do wyceny instrumentów finansowych wyłącznie przepisów ustawy zamiast przepisów odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów,
● uwzględnianie kosztów stałych przy wycenie zapasu produktów, niezależnie od poziomu wykorzystania normalnych zdolności produkcyjnych.

Aktywa trwałe - wykazywane w pozycji A bilansu

1. Wartości niematerialne i prawne

Do wartości niematerialnych i prawnych zaliczane są nabyte przez Spółkę, spełniające definicję aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Spółka nie stosuje szczegółowej klasyfikacji wartości niematerialnych i prawnych.

Składniki wartości niematerialnych i prawnych ujmuje się w księgach według ceny nabycia. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych oraz odpisów z tytułu ewentualnej utraty wartości.

Odpisów amortyzacyjnych od składników wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3500 zł dokonuje się według następujących zasad:

● amortyzacja jest naliczana metodą liniową w okresach miesięcznych, metoda ta nie może ulec zmianie;
● odpisy amortyzacyjne dokonywane są począwszy od pierwszego dnia następującego po miesiącu, w którym wartość ta wprowadzona została do użytkowania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową lub w którym postawiono ją w stan likwidacji, sprzedano lub stwierdzono niedobór;
● odpisy amortyzacyjne ustala się według przepisów wynikających z ustawy o podatku dochodowych od osób prawnych.

Składniki wartości niematerialnych i prawnych o wartości poniżej 3500 zł są zaliczane w koszty w miesiącu zakupu/są amortyzowane jednorazowo w miesiącu oddania do użytku.

Na każdy dzień bilansowy spółka dokonuje weryfikacji wartości składników wartości niematerialnych i prawnych pod kątem trwałej utraty wartości. Jeżeli zostanie stwierdzona przesłanka utraty wartości, podejmuje się procedury ustalenia wysokości odpisu aktualizującego wartość tych składników. Odpisy z tytułu ewentualnej utraty wartości ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych.

Nie dokonuje się ulepszeń składników wartości niematerialnych i prawnych (programów komputerowych). Ujmuje się je jako nowy składnik.

2. Środki trwałe

Do środków trwałych zaliczane są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Spółki.

Jako środki trwałe w budowie wykazywane są zakupione środki trwałe w trakcie instalacji bądź montażu, koszty wytworzenia środków trwałych w okresie prac budowlanych, montażowych oraz koszty wytworzenia niezakończonych prac zmierzających do ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Rozliczenie środków trwałych w budowie następuje pod datą przyjęcia ich do użytkowania. Odpisanie kosztów środków trwałych w budowie, które nie dały efektu gospodarczego, następuje pod datą podjęcia pisemnej decyzji przez kierownika Spółki.

Przy ustalaniu ceny nabycia lub kosztu wytworzenia należy się kierować następującymi zasadami:

● koszty jako element wartości początkowej składnika środków trwałych klasyfikuje się tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że nie wystąpiłyby, gdyby Spółka nie wytwarzała we własnym zakresie tego składnika;
● elementem wartości początkowej składnika środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych są koszty, które zostały poniesione po podjęciu decyzji o rozpoczęciu inwestycji oraz przed dniem oddania składnika do użytkowania;
● cena nabycia lub koszt wytworzenia składników wartości niematerialnych i rzeczowych aktywów trwałych zwiększane są o koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania i związane z nimi różnice kursowe za okres do dnia przyjęcia do używania;
● w przypadku gdy koszty dotyczą kilku składników, rozlicza się je na poszczególne składniki środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich tych składników;
● składniki środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych wniesione aportem przez wspólników ujmuje się początkowo według wartości określonej w umowie Spółki, nie wyższej jednak od ich wartości rynkowej;
● otrzymane nieodpłatnie składniki środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych wycenia się w wartości rynkowej takiego samego składnika lub podobnego, jeżeli wartość otrzymanego składnika nie została określona w umowie darowizny; otrzymane nieodpłatnie składniki środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych ujmuje się drugostronnie zgodnie z art. 41 ustawy o rachunkowości jako rozliczenie międzyokresowe przychodów, rozliczając równoległe do odpisów amortyzacyjnych w pozostałe przychody operacyjne;
● wartość początkową środka trwałego podwyższają koszty jego ulepszenia, a koszty remontów albo są odpisywane w koszty okresu, albo mogą być ujmowane jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów; różnica między nakładami ponoszonymi na remont a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont oznacza podtrzymanie, odtworzenie wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy wymiany zużytych elementów, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełnienia innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych.

Odpisów amortyzacyjnych środków trwałych dokonuje się według następujących zasad:

● amortyzacja jest naliczana metodą liniową lub degresywną w okresach miesięcznych, metoda ta nie może ulec zmianie;
● odpisy amortyzacyjne dokonywane są począwszy od pierwszego dnia następującego po miesiącu, w którym środek trwały został oddany do użytkowania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową lub w którym postawiono ją w stan likwidacji, sprzedano lub stwierdzono niedobór;
● dla składników środków trwałych o wartości początkowej powyżej 3500 zł odpisy amortyzacyjne ustala się według stawek podatkowych wynikających z wykazu stawek amortyzacyjnych, stanowiącego załącznik do ustawy o podatku dochodowych od osób prawnych;
● dla składników środków trwałych poddanych intensywnej eksploatacji odpisów amortyzacyjnych dokonuje się metodą degresywną;
● dla składników ulepszonych i/lub używanych, zgodnie z warunkami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosuje się indywidulane stawki amortyzacyjne wynikające z przepisów tej ustawy.

Składniki środków trwałych o wartości poniżej 3500 zł zalicza się w koszty w miesiącu zakupu/są zamortyzowane jednorazowo w miesiącu oddania do użytku.

Na dzień bilansowy składniki środków trwałych wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także z tytułu ewentualnej utraty wartości. Na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszone o odpisy z tytułu utraty wartości.

Na każdy dzień bilansowy Spółka dokonuje weryfikacji wartości składników środków trwałych pod kątem trwałej utraty wartości. Jeżeli stwierdzi przesłanki utraty wartości, podejmuje procedury ustalenia wysokości odpisu aktualizującego wartość tych składników. Odpisy z tytułu ewentualnej utraty wartości ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych.

Stawki amortyzacyjne weryfikowane są na koniec każdego roku obrotowego. Prowadzona jest ewidencja analityczna dla środków trwałych dla potrzeb ustalania podatku dochodowego od osób prawnych.

3. Długoterminowe inwestycje

Długoterminowe inwestycje obejmują:

● inwestycje w nieruchomości,
● długoterminowe aktywa finansowe.

Przez inwestycje rozumie się składniki aktywów posiadanych w celu osiągnięcia z nich korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania przychodów w formie odsetek, dywidend (udziałów w zyskach) lub innych pożytków, w tym również transakcji handlowej, które nie są użytkowane przez jednostkę. Są to długoterminowe inwestycje finansowe i niefinansowe.

Długoterminowe inwestycje niefinansowe to inwestycje w nieruchomości, które ujmuje się w księgach według ceny nabycia i wycenia się na dzień bilansowy według ceny nabycia, z uwzględnieniem odpisu z tytułu utraty wartości. Odpisy z tytułu utraty wartości zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych. Do wyceny inwestycji niefinansowych stosuje się zasady wyceny dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Wszelkie przychody i koszty związane z utrzymywaniem inwestycji niefinansowych zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.

Do długoterminowych aktywów finansowych stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości. Długoterminowe aktywa finansowe ujmuje się w księgach według ceny nabycia, tj. ceny zakupu powiększonej o koszty związane bezpośrednio z przeprowadzeniem transakcji. Są to m.in. opłaty giełdowe, prowizje maklerskie, prowizje za doradztwo, ewentualne podatki i inne opłaty.

Na dzień bilansowy długoterminowe aktywa finansowe wycenia się według ceny nabycia, z uwzględnieniem odpisów z tytułu utraty wartości doprowadzających wartość inwestycji do ceny sprzedaży netto lub wartości rynkowej. W przypadku gdy długoterminowe aktywa finansowe wyrażone są w walutach obcych, wycenia się je na dzień bilansowy według kursu średniego ogłaszanego przez NBP na dzień bilansowy. Odpisy z tytułu utraty wartości zalicza się do kosztów finansowych, w tym też utratę z tytułu ujemnych różnic kursowych.

Aktywa obrotowe - wykazywane w pozycji B bilansu

4. Inwestycje krótkoterminowe

Do inwestycji krótkoterminowych zaliczane są:

● środki pieniężne na rachunku bankowym oraz w kasie, a także
● inne inwestycje krótkoterminowe (aktywa pieniężne, udziały i akcje, dłużne papiery wartościowe, udzielone pożyczki, inne krótkoterminowe aktywa finansowe).

W ciągu roku obrotowego wpływy i wypływy z rachunku walutowego (np. EUR i USD) wyceniane są następująco:

● w przypadku zrealizowanej sprzedaży lub zakupu walut obcych wycena następuje według kursu faktycznie zastosowanego do tej transakcji,
● w przypadku gdy nie dochodzi do przewalutowania z tego rachunku, wycena wpływów i wypływów walut następuje według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień transakcji,
● kolejność wyceny rozchodu środków pieniężnych w walucie obcej na rachunkach walutowych i w kasach walutowych odbywa się według metody FIFO.

Wycena krótkoterminowych inwestycji finansowych zarówno będących, jak i niebędących instrumentami finansowymi następuje według zasad przewidywanych dla długoterminowych aktywów finansowych.

5. Zapasy

Do kategorii zapasów zaliczane są materiały, towary oraz wyroby gotowe, półprodukty, a także produkcja w toku.

Z ewidencji księgowej jako zapasy wyłącza się materiały biurowe i paliwo; wydatki na ich nabycie odnosi się w koszty na konto "Zużycie materiałów i energii" w momencie nabycia.

6. Należności krótkoterminowe

Należności krótkoterminowe ewidencjonowane są na kontach zespołu 2 w podziale na poszczególne tytuły należności.

Należności krótkoterminowe obejmują m.in.:

● należności z tytułu dostaw i usług (rozrachunki z odbiorcami krajowymi i zagranicznymi) w podziale na należności z tytułu dostaw do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy,
● zaliczki na poczet dostaw,
● należności z tytułu VAT,
● roszczenia sporne,
● należności dochodzone na drodze sądowej.

Należności krótkoterminowe ujmuje się w księgach według wartości nominalnej, tj. według wartości wynikającej z faktury. Na dzień bilansowy wycenia się je według wartości wymaganej zapłaty, tj. według wartości nominalnej powiększonej o ewentualne odsetki.

Od wartości należności dokonuje się odpisów aktualizujących według następujących zasad:

● dla należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu - odpis dokonywany jest w wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;
● dla należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeśli majątek dłużnika nie wystarcza lub wystarcza jedynie na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - odpisu dokonuje się w pełnej wysokości;
● dla należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - odpisu dokonuje się w wysokości należności niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem;
● dla należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - odpisu dokonuje się w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
● dla należności przeterminowanych dokonuje się odpisu ogólnego, tj.:
- powyżej roku - 100% kwoty należności,
- powyżej 6 miesięcy do roku - 50% kwoty należności;
● dla należności nieprzeterminowanych, których ryzyko nieściągalności jest znaczne - według indywidualnej oceny kierownika jednostki wyrażonej w formie pisemnej;
● ze względu na zasadę ostrożności naliczone odsetki z tytułu zwłoki w regulowaniu należności są obejmowane odpisem aktualizującym w wysokości 100% kwoty naliczonych odsetek w momencie naliczenia i ujmowania w księgach rachunkowych. Odpis od odsetek tworzy się w ciężar kosztów finansowych.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się w zależności od ich rodzaju w ciężar kosztów finansowych lub pozostałych operacyjnych.

Przyczyna, dla której dokonano odpisu aktualizującego, ustaje, jeżeli należność zostaje zapłacona.

Należności wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania należności, tj. daty faktury. Na dzień bilansowy należności wyrażone w walucie obcej wycenia się według kursu średniego ogłoszonego przez NBP na ten dzień. Niezrealizowane różnice kursowe nie stanowią kosztów lub przychodów podatkowych, ponieważ Spółka nie stosuje metody rachunkowej dla celów podatkowych.

7. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe

Czynne rozliczenia kosztów są dokonywane dla kosztów, które dotyczą więcej niż jednego okresu sprawozdawczego. Ich ewidencja odbywa się w zespole kont 6. Rozliczenie kosztów w czasie odbywa się metodą liniową.

Rozlicza się w czasie następujące koszty:

● opłacone z góry świadczenia (prenumeraty, ubezpieczenia, czynsze),
● opłacone z góry koszty energii elektrycznej, gazu, usług komunikacyjnych lub komunalnych,
● opłatę wstępną przy zawieraniu umów leasingowych,
● koszty generalnych remontów o wartości powyżej 30 000 zł przez okres od 3 do 12 miesięcy,
● podatek od nieruchomości, opłatę roczną za wieczyste użytkowanie gruntów.

Jako rozliczenia międzyokresowe czynne ujmuje się też w księgach koszty prac rozwojowych przez czas ich trwania do zakończenia i uznania ich za składnik wartości niematerialnych i prawnych.

Pasywa - wykazywane w pozycji A bilansu

8. Kapitały

Na kapitały własne składają się:

● kapitał zakładowy,
● kapitał zapasowy (w tym nadwyżka wartości sprzedaży - wartości emisyjnej - nad wartością nominalną udziałów/akcji),
● kapitał z aktualizacji wyceny,
● pozostałe kapitały rezerwowe,
● zysk/strata z lat ubiegłych,
● zysk/strata netto,
● odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna).

Kapitały własne wycenia się w wartości nominalnej.

Wysokość kapitału zakładowego wynika z umowy Spółki. Do momentu zarejestrowania podwyższenia kapitału zakładowego kwoty wniesione przez udziałowców wykazane są w księgach na rozrachunkach z udziałowcami w korespondencji z kontem "Kapitał zapasowy". Kapitał zakładowy wykazuje się w wartości nominalnej wynikającej z umowy lub statutu jednostki.

Kapitał zapasowy obejmuje m.in. nadwyżkę wartości sprzedaży (wartości emisyjnej) nad wartością nominalną udziałów (akcji). Pozycja ta może zawierać różne elementy wynikające przede wszystkim z przepisów Kodeksu spółek handlowych lub umowy (statutu) jednostek. Jednak zwiększając zakres informacyjny tej pozycji, odrębnemu wykazaniu podlega agio.

Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe obejmują różnego rodzaju kapitały rezerwowe, które jednostka tworzy m.in. w ramach podziału zysku lub z innych źródeł.

Zysk (stratę) z lat ubiegłych pokazuje wynik finansowy przeniesiony z poprzednich lat obrotowych. Zmiany mogą nastąpić m.in. z tytułu podziału zysku lub zmian przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, przeniesienia strat z lat ubiegłych lub z powodu korekt błędów.

Zysk (stratę) netto pokazuje wynik finansowy roku obrotowego, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. Kwota wynika z rachunku zysków i strat.

Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego obejmują m.in. wypłaty zaliczek na poczet dywidendy.

Do pozycji zysk/strata z lat ubiegłych odnosi się skutki błędów, zgodnie z art. 54 ust. 3 uor. Ewidencja odbywa się poprzez konto "Rozliczenie wyniku finansowego".

Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania wykazywane w pozycji B bilansu

9. Rezerwy

Ewidencja rezerw odbywa się na kontach zespołu 8. Rezerwy tworzy się w związku ze zdarzeniami związanymi:

● pośrednio z działalnością operacyjną,
● z operacjami finansowymi,
● z innym ryzykiem niż ogólne ryzyko prowadzenia działalności operacyjnej.

Podstawą tworzenia rezerw jest rzetelny szacunek dokonany przez kierownictwo lub niezależnych ekspertów. Na każdy dzień bilansowy Spółka weryfikuje zasadność i wysokość utworzonej rezerwy. Utworzenie lub zwiększenie wartości rezerw zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych. Rezerwy wykorzystuje się zgodnie z celem, na który zostały utworzone. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustania ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień bilansowy pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe, zyski nadzwyczajne.

Rezerwy tworzy się na:

● udzielone gwarancje i poręczenia; podstawą oceny prawdopodobieństwa możliwego obowiązku utworzenia rezerw wywiązywania się podmiotu z obowiązku regulowania swoich zobowiązań, których gwarancja lub poręczenia dotyczy. W przypadku złej kondycji podmiotu, któremu udzielono gwarancji lub poręczenia, wysokość rezerw będzie zależała od przewidywanej przez Spółkę możliwości spłaty zobowiązania przez ten podmiot. Sam fakt udzielania gwarancji lub poręczenia nie wymaga tworzenia rezerwy. Wymaga ujęcia zobowiązania warunkowego na kontach pozabilansowych;
● skutki toczącego się postępowania sądowego; podstawą oceny prawdopodobieństwa możliwego obowiązku tworzenia rezerw może być przebieg postępowania sądowego lub opinie prawników. Ustalając kwotę rezerwy, bierze się pod uwagę nie tylko kwotę roszczenia określoną w pozwie, ale również koszty postępowania sądowego,
● przewidywane straty z podpisanych umów niezwiązane z działalnością operacyjną Spółki.

Jako rezerwy na zobowiązania wykazuje się rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne, z tym że rezerwy te tworzy się jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów w zespole 6.

10. Zobowiązania

Zobowiązania ewidencjonuje się na kontach zespołu 2 w podziale na poszczególne tytuły zobowiązań:

● zobowiązania z tytułu usług i dostaw,
● zobowiązania z tytułu pożyczek.

Zobowiązania dzieli się na długo- i krótkoterminowe, poza zobowiązaniami z tytułu usług i dostaw. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług dzieli się na zobowiązania do 12 miesięcy oraz powyżej 12 miesięcy.

Zobowiązania ujmuje się w księgach na dzień powstania według wartości nominalnej. Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji (data faktury).

11. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów ewidencjonuje się na kontach zespołu 6.

Rezerwy stanowiące bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów są w szczególności tworzone na zobowiązania:

● rezerwy związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, tj. z produkcją, sprzedażą i fazą posprzedażową, a także ogólnym zarządem. Spółka tworzy rozliczenia międzyokresowe bierne z tytułu bonusów i nagród;
● wynikające z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty.

Spółka nie wypłaca nagród jubileuszowych. Świadczenia emerytalne i rentowe są wypłacane w wysokości wynikającej z Kodeksu pracy. Spółka nie tworzy rezerw na świadczenia emerytalne i rentowe.

Rezerwy na naprawy gwarancyjne tworzone są na podstawie danych statystycznych otrzymanych z wydziału kontroli jakości.

Metoda księgowania rezerw stanowiących bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów ma wpływ na zmianę stanu produktów.

12. Rozliczenia międzyokresowe przychodów

Rozliczenia międzyokresowe przychodów ewidencjonuje się na kontach zespołu 8. Rozliczenia międzyokresowe przychodów to:

● zaliczki, przedpłaty na świadczenia, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Prezentowane są w sprawozdaniu finansowym w zobowiązaniach jako zaliczki otrzymane;
● otrzymane wpłaty lub zafakturowane z góry należności za świadczenia, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Prezentuje się je w sprawozdaniu finansowym jako inne rozliczenia międzyokresowe;
● środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie. Z chwilą rozpoczęcia amortyzacji tych składników sfinansowanych w całości lub części z tych dotacji następuje stopniowe ich odpisywanie, równoległe do amortyzacji, na poczet pozostałych przychodów operacyjnych;
● równowartość przyjętych nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z chwilą rozpoczęcia amortyzacji tych składników sfinansowanych w całości lub części z tych dotacji następuje stopniowe ich odpisywanie, równoległe do amortyzacji, na poczet pozostałych przychodów operacyjnych;
● nieotrzymane jeszcze kary umowne i odszkodowania dochodzone na drodze sądowej. Ich rozliczenie na pozostałe przychody operacyjne (lub zyski nadzwyczajne) następuje w momencie otrzymania przychodu.

IV. Zasady ustalania wyniku finansowego

Jednostka sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

W segmencie podstawowej działalności operacyjnej prezentowane są przychody i koszty związane bezpośrednio z podstawową działalnością operacyjną Spółki. Na kontach zespołu 7 ewidencjonowane są przychody netto ze sprzedaży wyrobów, przychody netto ze sprzedaży usług, przychody netto ze sprzedaży towarów oraz przychody netto ze sprzedaży materiałów, z uwzględnieniem opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez podatku od towarów i usług.

Przychody ze sprzedaży wyrobów gotowych, materiałów i towarów ujmuje się w momencie odbioru dostawy przez klienta. Przychody ze sprzedaży usług ujmuje się w momencie realizacji usługi potwierdzonej przez nabywcę w protokole odbioru. Jeżeli umowa z kontrahentem tak przewiduje, możliwe jest również ujęcie przychodów z tytułu częściowej realizacji usługi, ustalonej na podstawie indywidualnie zawartej umowy, po potwierdzeniu przez nabywcę częściowego odbioru usługi.

1. Amortyzacja

Konto "Amortyzacja" służy do ewidencji amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności operacyjnej Spółki.

Spółka stosuje zasady amortyzacji wynikające z przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych. Zasady amortyzacji zostały opisane w części odnoszącej się do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

2. Zużycie materiałów i energii

Konto "Zużycie materiałów i energii" jest przeznaczone do bieżącej ewidencji takich kosztów, jak: materiały bezpośrednie produkcji, materiały biurowe, paliwo, prenumeraty (w tym również dostęp do internetowych zasobów w ramach prenumeraty), oraz faktur za energię, wodę, gaz w kwocie netto. Niepodlegający odliczeniu VAT zwiększa wartość kosztów "zużycia energii i materiałów".

Do wyceny obrotów materiałów stosuje się rzeczywiste ceny nabycia. Jako metodę rozchodu przyjęto wycenę pierwsze weszło - pierwsze wyszło (FIFO).

3. Usługi obce

Na koncie "Usługi obce" ujmuje się m.in. koszty najmu, transportu, remontów itp. na podstawie faktur VAT w kwocie netto. Niepodlegający odliczeniu VAT zwiększa wartość usług obcych.

4. Wynagrodzenia

Na koncie "Wynagrodzenia" księguje się wartość brutto wynagrodzeń oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, zaliczane do osobowego i bezosobowego funduszu płac, funduszu honorariów oraz wypłat agencyjno-prowizyjnych.

5. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Konto "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" służy do ewidencji składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, naliczanych od wynagrodzeń ujętych na koncie "Rozliczenie wynagrodzeń". Są to składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe oraz wypadkowe, w części obciążającej pracodawcę. Na tym koncie ujmuje się także zobowiązania z tytułu odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub świadczenia urlopowe, jeżeli nie tworzy się ZFŚS, oraz koszty szkolenia BHP.

6. Pozostałe koszty rodzajowe, w tym wartość sprzedanych towarów i materiałów

Konto "Pozostałe koszty rodzajowe" służy do ewidencji następujących kosztów:

● podatki i opłaty,
● podróże służbowe,
● koszty reprezentacji i reklamy,
● inne koszty rodzajowe.

Na koncie analitycznym prowadzonym do konta "Pozostałe koszty" odrębnie wykazuje się wartość sprzedanych towarów i materiałów.

Koszty wytworzone na własne potrzeby jednostki to koszty wychodzące z kręgu kosztowego, tj. składniki przekazane na potrzeby własne jednostki. Dla prawidłowego utrzymania kręgu kosztowego Spółka prowadzi konto "Obroty wewnętrzne". Ewidencja na tym koncie odbywa się w korespondencji z kontem "Rozliczenie kosztów".

W ciągu roku konta zespołu 4 wykazują saldo Dt. Z końcem roku salda te przenosi się na konto "Wynik finansowy".

7. Rozliczenie kosztów

Konto "Rozliczenie kosztów" służy do bieżącego przeniesienia na konta zespołu 6 "Rozliczenia międzyokresowe" kosztów rodzajowych zaewidencjonowanych na kontach zespołu 4 (strona Ma).

W ciągu roku konto "Rozliczenie kosztów" wykazuje saldo Ct. Po przeniesieniu w dniu zamknięcia ksiąg rachunkowych kosztów własnych sprzedaży może mieć saldo Ct lub Dt. Pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych równowartość zmiany stanu produktów przenoszona jest na konto "Wynik finansowy".

W rachunku zysków i strat saldo końcowe konta "Rozliczenie kosztów" w wariancie porównawczym jest wykazywane w pozycji A jako "Zmiana stanu produktów" (zwiększenie - wartość dodatnia, zmniejszenie - wartość ujemna).

8. Pozostałe przychody i koszty

Pozostałe przychody i koszty operacyjne ewidencjonowane są na kontach zespołu 7. Są to koszty i przychody tylko pośrednio związane z działalnością operacyjną. W szczególności dotyczą one:

● sprzedaży, likwidacji, nieodpłatnego przekazania środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także zaniechania inwestycji (konto 761),
● sprzedaży, likwidacji, nieodpłatnego przekazania nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji,
● utrzymania nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, eksploatacji, przekwalifikowania nieruchomości inwestycyjnych i praw inwestycyjnych do środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
● odpisania niefinansowych należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych,
● utworzenia i rozwiązania rezerw niezwiązanych z operacjami finansowymi,
● utworzenia odpisów aktualizujących wartości niefinansowe aktywów, korekt tych odpisów poszczególnych składników aktywów,
● odszkodowań, kar, grzywien, procesów sądowych, z wyjątkiem odsetek za zwłokę,

Przychody z tego tytułu ujmuje się w momencie ich otrzymania, koszty - w momencie zasądzenia.

● przekazania lub otrzymania nieodpłatnie, w tym w darowiźnie, składników aktywów (m.in. środków pieniężnych),
● służebności,
● zdarzeń nadzwyczajnych.

Spółka prowadzi do ewidencji skutków ewentualnych zdarzeń nadzwyczajnych odrębne konto analityczne. Odrębne konto analityczne służy też do ewidencji aktualizacji wartości aktywów finansowych.

9. Przychody i koszty finansowe

Przychody i koszty finansowe obejmują:

● dywidendy i udziały w zyskach,
● przychody z odsetek,
● sprzedaż inwestycji,
● różnice kursowe (dodatnie i ujemnie),
● pozostałe przychody finansowe.

W pozycji "Przychody finansowe" wykazuje się m.in. odsetki, dodatnie różnice kursowe. W pozycji "Koszty finansowe" wykazuje się m.in. odsetki, ujemne różnice kursowe.

Pozostałe przychody i koszty oraz przychody finansowe i koszty finansowe wykazuje się łącznie w pozycji C i D rachunku zysków i strat.

Zysk/strata bilansowa stanowi wynik finansowy brutto, który pomniejsza się o wartość podatku dochodowego w przypadku spółek kapitałowych. Podatek dochodowy ujmowany jest na koncie 871.

V. Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Drogą spisu z natury przeprowadzana jest inwentaryzacja następujących aktywów:

● środki trwałe,
● maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
● nieruchomości zaliczone do inwestycji,
● rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
● aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,
● papiery wartościowe w postaci materialnej,
● obce składniki aktywów znajdujących się w jednostce.

Drogą potwierdzenia sald przeprowadzana jest inwentaryzacja następujących aktywów i pasywów:

● aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, tj. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
● należności, w tym z tytułu udzielonych pożyczek,
● kredyty i pożyczki otrzymane,
● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

W celu uzgodnienia sald z kontrahentami wysyła się odpowiednie wezwania do potwierdzenia sald drogą e-mailową. Wysłane formularze są wydrukowane, a na jednym formularzu kontrahent - dłużnik - potwierdza saldo i odsyła go do Spółki.

Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda:

● rozrachunków z osobami fizycznymi oraz podmiotami gospodarczymi nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,
● rozrachunków spornych i wątpliwych,
● rozrachunków z pracownikami,
● rozrachunków z tytułów publicznoprawnych.

Drogą weryfikacji z dokumentami przeprowadzana jest inwentaryzacja takich aktywów i pasywów jak:

● środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
● grunty i prawa kwalifikowane do nieruchomości,
● należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
● należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
● aktywa i pasywa, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,
● inne aktywa i pasywa.

W przypadku inwentaryzacji drogą weryfikacji z dokumentami za wystarczające uznaje się wydruk stanu konta i podpis osoby dokonującej weryfikacji oraz stwierdzenie na wydruku, czy stan jest zgodny z dokumentami, oraz ewentualne notatki wyjaśniające.

Spółka przeprowadza inwentaryzację:

● zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów - w okresie od 1 października do 31 grudnia roku obrotowego,
● nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń technicznych wchodzących w skład środków trwałych w budowie - raz w ciągu roku,
● na ostatni dzień roku obrotowego - w przypadku składników aktywów pieniężnych, papierów wartościowych.

VI. Ochrona danych

W celu zapewnienia ochrony danych i ich zbiorów stosowane są następujące zabezpieczenia:

● fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne,
● nadawanie uprawnień użytkownikom systemu finansowo-księgowego przez administratora,
● stosowanie haseł dostępu do komputera i do programu finansowo-księgowego, wymuszanie ich okresowej zmiany,
● tworzenia rezerwowych kopii bezpieczeństwa na trwałych nośnikach na koniec każdego roku obrotowego,
● przechowywanie jednej kopii bezpieczeństwa poza budynkiem administracyjnym.

Program SFiK dostarcza mechanizm tworzenia kopii. Za systematyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa i archiwum odpowiedzialny jest użytkownik. Zapewnienie ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programu komputerowego ułatwia system haseł i praw nadawanych użytkownikom systemu. Jeżeli użytkownik nie ma pewności, że stosowane przez niego nośniki danych komputerowych gwarantują przechowywanie danych przez okres wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych, to księgi rachunkowe powinny być drukowane w terminach określonych w art. 13 ust. 6 ustawy.

PODSTAWA PRAWNA:

● ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz 1844

* Fragment publikacji Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian, patrz: sklep.infor.pl.

Literatura:

Jerzy Gierusz: Plan kont z komentarzem (Handel, produkcja, usługi), ODDK, Gdańsk 2012