Kontrola formalna pozwala na sprawdzenie, czy dokument został sporządzony zgodnie z przepisami, tj. czy jest kompletny, zawiera wszystkie dane (nazwę i adres kontrahenta, datę wystawienia itp.) oraz czy właściwie charakteryzuje ujęte w nim operacje gospodarcze.

Kontrola merytoryczna dotyczy sprawdzenia, czy wszystkie podane w dokumencie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe są zgodne z rzeczywistością, tj. z dostarczonymi materiałami, towarami lub zrealizowanymi usługami.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach, a zawarte na dowodach dane liczbowe są wyliczone prawidłowo.

Schemat. Kontrola dokumentów księgowych przychodzących do jednostki

UWAGA!

Jak wynika z przepisów ustaw podatkowych, w przypadku stwierdzenia pomyłek w wystawionej fakturze VAT należy wystawić fakturę lub notę korygującą, w zależności od tego, czego dotyczy pomyłka.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości. Natomiast ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po zatwierdzeniu dokumentów do wypłaty.

Czasami jednostki decydują się na wystawienie nowej faktury na zamianę poprzedniej. Wówczas zarówno wystawca, jak i odbiorca powinni mieć świadomość, że narażają się na negatywne konsekwencje podatkowe i karne.

Prawidłowym sposobem dokonania korekty jest przesłanie do kontrahenta prośby o wystawienie i przesłanie faktury korygującej.

1. Korekta faktury

Elementy, jakie powinna zawierać faktura czy faktura korygująca, reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Natomiast przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, oraz zakres tych danych przedstawia rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Dane, jakie powinna zawierać faktura:

1) data wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) NIP podmiotu krajowego,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,

6) data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,

7) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawka podatku,

13) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwota należności ogółem.

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku, faktura za przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, może zawierać skrócone dane wymienione w § 3 w RMF w sprawie wystawiania faktur.

Zgodnie z ogólnymi zasadami fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Fakturę korygującą należy wystawić, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów lub podwyższono cenę, a także w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA",

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,

4) przyczynę korekty,

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Nota korygująca powinna zawierać:

1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA",

2) numer kolejny i datę jej wystawienia,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura,

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

UWAGA!

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia ponownie wystawia fakturę. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

2. Faktury elektroniczne

Jednostki mogą stosować faktury elektroniczne, ale wymagają one akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku stosowania takich faktur powinna być zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

3. Odpowiedzialność karna i karnoskarbowa

Wystawiając powtórnie fakturę, która została już wcześniej wystawiona i przekazana kontrahentowi, jej wystawca i odbiorca narażają się na odpowiedzialność karną i karnoskarbową. Jest to czyn karalny, gdyż w obrocie funkcjonują dwie faktury, tj. pierwotna oraz nowa, wykazująca sprzedaż, której nie dokonano, gdyż dokonanie sprzedaży dokumentuje faktura pierwotna.

Dodatkowo wystawca nowej faktury jest zobowiązany do zapłaty VAT wykazanego w nowej fakturze, a nabywca jest pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

UWAGA!

Wystawca faktury ponosi odpowiedzialność za wystawienie jej w sposób wadliwy lub nierzetelny, a odbiorca odpowiada za nieprzechowywanie otrzymanej faktury pierwotnej oraz za posługiwanie się nierzetelną nową fakturą.

W związku z tą czynnością (art. 271 Kodeksu karnego) osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Odpowiedzialność ponosi także nabywca jako osoba posługująca się takim dokumentem, która może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.

Natomiast zgodnie z art. 62 Kodeksu karnego skarbowego podatnicy podlegają karze, jeśli m.in.:

● nie wystawiają faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawiają je w sposób wadliwy albo odmawiają ich wydania - kara grzywny wynosi do 180 stawek dziennych,
● wystawiają faktury lub rachunki w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługują - kara grzywny wynosi do 240 stawek dziennych,
● wbrew obowiązkowi nie przechowują wystawionej lub otrzymanej faktury albo rachunku bądź dowodu zakupu towarów - kara grzywny wynosi do 180 stawek dziennych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333

● § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

● art. 106e, art. 106i-106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1649

● art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 186; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 396

● art. 271 § 1, art. 273 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - j.t. Dz.U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1707

Joanna Gawrońska

biegły rewident