11/2015, data dodania: 18.11.2015 Kontrola dokumentów księgowych - formalna, merytoryczna i rachunkowa
Kontrola dokumentów księgowych to sprawdzanie ich poprawności pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Dokument, który pozytywnie przeszedł kontrolę, nabiera charakteru dowodu księgowego i może być ujęty w księgach rachunkowych. Informacje na temat zasad przeprowadzania kontroli i osób za nią odpowiedzialnych powinny się znaleźć w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.
Przed zadekretowaniem i ujęciem faktury w księgach rachunkowych należy poddać ją kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Jednostka powinna zawrzeć w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów informacje na temat osób, które powinny przeprowadzać każdą z tych kontroli.
Tabela 1. Kontrola dokumentów
| Rodzaj | Cel sprawdzenia |
| 1 | 2 |
| Kontrola formalna | Kontrola pozwala na sprawdzenie, czy dokument został sporządzony zgodnie z przepisami, tzn. czy: ● jest kompletny, |
| Kontrola merytoryczna | Celem tej kontroli jest sprawdzenie, czy wszystkie podane w dokumencie dane: ● jakościowe, są zgodne z rzeczywistością. Szczególnie warto zwrócić uwagę na: ● prawidłowość nazwy operacji, |
| Kontrola rachunkowa | Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy: ● dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach, |
Kierownik jednostki podejmuje decyzję, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w zakresie kontroli dokumentów.
Ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po zatwierdzeniu dokumentów do wypłaty, tj. realizacji.
Dokument zewnętrzny stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, który ma wady formalne, np. nieprawidłowy NIP, błąd w nazwie dostawcy itp., powoduje konieczność wystawienia noty korygującej, poprzez którą nastąpi skorygowanie nieprawidłowości. Jeśli wystąpi sytuacja, że np. została wystawiona faktura na wykonanie usługi lub dostarczenie materiału, towaru przez innego dostawcę, niż to wynika z zamówienia, to należy wyjaśnić, czy dany dokument powinien być wystawiony na daną jednostkę, czy przypadkiem nie nastąpiła pomyłka, a faktura powinna być wystawiona na inny podmiot. Zatem stwierdzenie w dokumencie wad formalnych oznacza konieczność podjęcia czynności wyjaśniających.
UWAGA!
Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.
Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli jej charakter nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie tego dowodu lub dołączenie go do dowodu.
Jeśli w trakcie kontroli merytorycznej w dowodach zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wówczas powinny być one szczegółowo opisane przez kontrolującego na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą ich stwierdzenia i własnym podpisem. Stwierdzone w dowodach (zewnętrznych) nieprawidłowości merytoryczne mogą być korygowane jedynie oddzielnym dowodem. Należy to uwidocznić na odwrotnej stronie dowodu, na którym je stwierdzono, oraz złożyć podpis.
W przypadku wystąpienia np. błędów w wartości faktury należy zgłosić się do dostawcy o wystawienie faktury korygującej.
Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych. Zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:
● niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu posiadającego wady formalne i merytoryczne,
● przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księgowego do zatwierdzenia,
● zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zatwierdzeniem, posiadał prawidłową pełną dekretację (sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną),
● zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zaksięgowaniem, został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.
Fakt sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty kontroli na pieczęci, w miejscu do tego rodzaju kontroli wyznaczonym.
Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych.
Ponieważ podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, więc warto przypomnieć, jakie elementy powinien on zawierać, aby mógł zostać uznany za prawidłowo wystawiony.
Tabela 2. Elementy dokumentu księgowego
| Elementy dowodu księgowego | Przykłady |
| 1 | 2 |
| Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego | ● określenie rodzaju dowodu - faktura, wyciąg bankowy, polecenie księgowania itp., ● nadanie odpowiedniego numeru dla danego typu dokumentów. |
| Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej | Nazwy, adresy jednostek dokonujących operacji gospodarczej. |
| Opis operacji oraz jej wartość | Jeśli jest to możliwe, to należy określić szczegółowo, czego dotyczy operacja, i wykazać ją także w jednostkach naturalnych. |
| Data dokonania operacji | Gdy dowód został sporządzony pod inną datą, należy podać także datę jego sporządzenia. |
| Podpis: ● wystawcy dowodu, ● osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. | Jeśli podpisy są nieczytelne, warto przystawić pieczątkę. |
| Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez: ● wskazanie miesiąca oraz | ● dokonanie także kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej dokumentu, |
| ● określenie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), ● podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. | ● zadekretowanie dokumentu - z podaniem miesiąca ujęcia dokumentu w księgach, numerów kont oraz kwot księgowanych po stronie Wn i po stronie Ma. |
Dokument, który po kontroli został uznany za prawidłowo wystawiony, powinien być przekazany do zatwierdzenia oraz odpowiednio zadekretowany i zaksięgowany.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 20 ust. 1-3 i 5, art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333
Joanna Gawrońska
biegły rewident
