Procedura budżetowa

LONGIN MAŻEWSKI

audytor wewnętrzny, ekspert w zakresie finansów publicznych

W przypadku jednostek, w których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, inwentaryzację za 2016 rok można było rozpocząć 1 października 2016 r., a należy ją skończyć w nieprzekraczalnym terminie do 15 stycznia 2017 r.

Sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego (JST) składa się z czterech części (§ 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP; dalej: rozporządzenie w sprawie planu kont). Są to:

1) bilans z wykonania budżetu JST,

2) łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

3) łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

4) łączne zestawienie zmian w funduszu obejmującym dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Sporządzając sprawozdanie finansowe należy dokonać odpowiednich wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami. Sprawozdania finansowe sporządza się w złotych i groszach.

Kierownicy jednostek organizacyjnych składają zarządom JST jednostkowe sprawozdanie finansowe w terminie do 31 marca roku następnego. Jednak złożenie jednostkowego sprawozdania poprzedzone jest określonymi czynnościami. Do najważniejszych czynności związanych ze sporządzeniem sprawozdania za rok 2016 należą:

1) inwentaryzacja składników aktywów i pasywów, która powinna być przeprowadzona do 15 stycznia 2017 r.,

2) wybór biegłego rewidenta do badania jednostek sektora finansów publicznych.

Inwentaryzacja

Obowiązek dokonania inwentaryzacji wynika z art. 26-27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Odpowiedzialność za jej przeprowadzenie spoczywa na kierowniku jednostki. Z kolei odpowiedzialność za prawidłowość przeprowadzenia spisu z natury spoczywa na osobie, której powierzono tę czynność.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów powinna być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego, jednak nie zawsze musi to być ten dzień. Termin ten uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzacja rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 stycznia roku następnego.

Wybór biegłego rewidenta

Na podstawie art. 268 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) został wprowadzony obowiązek badania sprawozdania finansowego JST przez biegłego rewidenta, ale tylko w przypadku, gdy liczba mieszkańców na koniec roku poprzedzającego rok, za który sporządzono sprawozdanie, jest wyższa niż 150 tys. Obowiązek ten dotyczy jedynie tych sprawozdań finansowych, do sporządzenia których jest zobowiązany zarząd JST, czyli do sprawozdań łącznych.

Umowę z biegłym rewidentem zawiera kierownik jednostki w terminie umożliwiającym udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji. Ważne jest przy tym, że wyboru biegłego rewidenta dokonuje organ zatwierdzający, a nie kierownik jednostki.

Szczególne zasady rachunkowości

Jednostki sektora publicznego prowadzą rachunkowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad szczególnych wymienionych w art. 40 ust. 2 u.f.p. Oznacza to, że plany kont jednostek publicznych powinny uwzględniać, że:

1) dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą,

2) ujmuje się wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków,

3) odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału,

4) wyceny składników aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych dokonuje się nie później niż na koniec każdego kwartału.

Szczególne zasady rachunkowości dla jednostek publicznych dotyczą:

● ewidencji wykonania budżetu,

● ewidencji wykonania budżetu w układzie zadaniowym,

● ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub JST,

● wyceny poszczególnych składników i pasywów,

● sporządzania sprawozdań finansowych oraz odbiorców tych sprawozdań.

Szczególne zasady rachunkowości dotyczą więc także jednostek organizacyjnych JST.

Terminowość sporządzenia sprawozdania finansowego

Po zamknięciu prowadzonych w 2016 roku ksiąg rachunkowych jednostka ma obowiązek terminowo sporządzić sprawozdanie finansowe, za błędy i opóźnienia w przeprowadzaniu poszczególnych czynności grozi kara grzywny, a nawet - w niektórych przypadkach - pozbawienie wolności do dwóch lat.

Ustawa o rachunkowości nie określa, w jakim dniu należy podpisać sprawozdanie finansowe. Przyjmuje się, że należy podpisać sprawozdanie w dniu jego sporządzenia. Jak już wspomniano, ten dzień w jednostkach, w których rok kalendarzowy jest równocześnie rokiem obrotowym, czyli m.in. w jednostkach organizacyjnych JST, upływa 31 marca.

PODSTAWY PRAWNE

● art. 40 ust. 2, art. 268 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948)

● art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

● § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)