STAN FAKTYCZNY: Jednostka budżetowa otrzymała w styczniu fakturę korygującą z datą wystawienia 11 stycznia 2016 r., a dotyczącą grudnia 2015 r. Po wysłaniu do kontrahenta potwierdzenia salda wskazał on, że fakturę korygującą ujął w swoich księgach rachunkowych w styczniu. W związku z tym fakturę jednostka budżetowa zaksięgowała w grudniu - Wn 300, Ma 402, a w styczniu - Wn 201, Ma 300 i jednocześnie potrąciła należność z bieżącej faktury, traktując kwotę 30 zł jako zwrot wydatków. Zgodnie z podjętą uchwałą budżetową, refundacje (zwroty) wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym należy przyjmować na subkonto wydatków i zmniejszać wykonanie wydatków w tym samym roku budżetowym. Czy kwotę 30 zł należy wykazać w bilansie w pozycji Aktywa B.I.1 (materiały)? Czy jednostka powinna potraktować tę kwotę jako zwrot wydatków z lat poprzednich i oddać ją na rachunek dochodów budżetowych?

ODPOWIEDŹ: Treść pytania sugeruje, że dotyczy ono samorządowej jednostki budżetowej w związku z odesłaniem do uchwały budżetowej. Wspomniana uchwała stanowi, że refundacje (zwroty) wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym należy przyjmować na subkonto wydatków i zmniejszać wykonanie wydatków w tym samym roku budżetowym. Z pytania nie wynika, kiedy i czy dokonano zapłaty faktury pierwotnej, przyjmijmy, że została zapłacona w 2015 r. Ma to istotne znaczenie ze względu na rok poniesienia wydatku.

Niepokojące jest natomiast stwierdzenie, że jednocześnie potrąciła należność z bieżącej faktury, traktując kwotę 30 zł jako zwrot wydatków. Aby móc uznać jakąś operację za "zwrot wydatku", najpierw trzeba takiego wydatku dokonać. Gdy nie ma wydatku (wyjścia pieniędzy z rachunku bankowego jednostki do kontrahenta), nie ma zwrotu wydatku. Potrącenie należności z bieżącej faktury ma charakter operacji memoriałowej (poprzedzającej płatność), którego skutkiem jest brak wpływu środków na rachunek bankowy jednostki.

Przykład

Jednostka otrzymała od swojego kontrahenta fakturę o wartości 300 zł. Wydatek poniesiono w kwocie 300 zł i taką kwotę wykazano w Rb-28S.

Następnie otrzymano fakturę korygującą zmniejszającą zobowiązanie o 30 zł. W 2016 r. jednostka otrzymała kolejną fakturę od tego kontrahenta na kwotę 430 zł, w związku z tym saldo zobowiązań wobec kontrahenta wyniosło 400 zł.

Schemat. Ewidencja księgowa rozliczenia faktury korygującej

Wzór. Wyciąg ze wzoru bilansu jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego

Wydatek w 2016 r. wyniósł 400 zł, a koszt 430 zł z powodu dokonanego potrącenia. Tym samym na wyciągu bankowym nie ma potwierdzonego wpływu środków w wysokości 30 zł - nie ma zwrotu wydatku ani dochodu. Faktycznie nie otrzymano 30 zł (brak wpływu pieniędzy), więc nie ma czego odprowadzić do budżetu jako dochód.

Należy rozróżniać operacje poprzedzające płatność (ustalenie należności, zobowiązania - operacje "memoriałowe") od płatności (wydatku lub dochodu - ujmowanych w dacie zapłaty), pamiętając o art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Potrącenie możliwe jest jedynie wtedy, kiedy kontrahent wyrazi na to zgodę. Nie każda forma zapłaty rodzi wydatek, należy do nich wzajemne potrącenie wierzytelności - sytuacja kiedy my jesteśmy jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem w ramach tego samego rozrachunku. n

PIOTR WIECZOREK

 specjalista ds. rachunkowości i kontroli, niezależny doradca i certyfikowany trener

PODSTAWY PRAWNE

● art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195)

● załącznik nr 3, załącznik nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

PRZECZYTAJ TEŻ:

Faktura korygująca w sprawozdawczości budżetowej.