Lp.

Opis czynności

Wykonano

1

2

3

I. Skontrolować kompletność i poprawność zapisów w księgach rachunkowych

1.

Sprawdzić, czy do komórki księgowości spłynęły dokumenty źródłowe podlegające ujęciu w księgach rachunkowych danego roku obrotowego i wprowadzić do ksiąg wszystkie operacje, które nastąpiły w tym roku zgodnie z zasadą memoriału, według której w ewidencji należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

2.

Dokonać ponownej kontroli prawidłowości sporządzenia oraz zadekretowania dowodów źródłowych ujętych w księgach rachunkowych roku obrotowego.

3.

Przeprowadzić weryfikację poprawności zapisów dokonanych na poszczególnych kontach księgi głównej oraz w odpowiadającej im ewidencji analitycznej:

1) bez porównywania ich z dokumentacją źródłową, poprzez sprawdzenie:

● zgodności bilansu otwarcia roku obrotowego z bilansem zamknięcia roku poprzedniego,

● zgodności treści operacji gospodarczych ujętych na poszczególnych kontach z zasadami ich funkcjonowania,

● czy poszczególne konta syntetyczne wykazują salda końcowe po właściwej stronie (a w przypadku kont zespołu 2 "Rozrachunki i rozliczenia" - czy wykazują one po dwa salda),

● czy zapisy na stronie Ma kont kosztowych oraz na stronie Wn kont przychodowych dotyczą wyłącznie korekt w zakresie odpowiednio: przychodów lub kosztów;

2) poprzez sprawdzenie ich zgodności z dowodami źródłowymi.

4.

Przeanalizować i uzgodnić:

● obroty kont księgi głównej i dziennika,

● sumy obrotów i sald kont aktywnych i pasywnych księgi głównej.

5.

Uzgodnić zapisy ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną (dla ułatwienia można sporządzić robocze zestawienie kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych na 31 grudnia, a następnie zweryfikować prawidłowość i kompletność dokonanych księgowań).

Uwaga! Podstawowe błędy w ewidencji księgowej skutkujące powstaniem niezgodności pomiędzy saldami kont księgi głównej i saldami kont ksiąg pomocniczych można znaleźć w PRB 1/2012.

6.

Przeanalizować i wyjaśnić wszystkie zapisy na koncie "Wpływy do wyjaśnienia".

7.

Wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisy korygujące, wynikające z przeprowadzonych czynności sprawdzających.

II. Przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów

1.

Przygotować dokumenty poinwentaryzacyjne dotyczące ustalenia rzeczywistego stanu składników aktywów, które można inwentaryzować rzadziej niż na koniec danego roku obrotowego (np. nieruchomości, środki trwałe użytkowane na terenie strzeżonym, środki obrotowe przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową) i były inwentaryzowane w jednostce w latach poprzednich. Sprawdzić, czy wyniki tych inwentaryzacji zostały prawidłowo rozliczone i ujęte w księgach rachunkowych lat, w których je przeprowadzono.

2.

Przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki, które muszą być inwentaryzowane rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego, a m.in.:

1) ustalić w drodze spisu z natury stan: gotówki przechowywanej w kasie, papierów wartościowych w formie materialnej, środków trwałych użytkowanych na terenie niestrzeżonym, niezużytych materiałów, których wartość została na dzień zakupu odpisana w koszty itp.;

2) uzyskać od banków pisemne potwierdzenia stanu środków przechowywanych na rachunkach bankowych (np. podstawowym, sum depozytowych, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wydzielonego rachunku bankowego w jednostkach oświatowych);

3) uzgodnić na piśmie z kontrahentami stan:

● należności (m.in. z tytułu udzielonych pożyczek, wykonanych dostaw i usług),

● składników mienia oddanych kontrahentom do używania, przechowywania,

● papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej;

4) zweryfikować z dokumentacją źródłową stan pozostałych aktywów i pasywów, a m.in.:

● nakładów inwestycyjnych,

● należności od dostawców i odbiorców nieprowadzących ksiąg rachunkowych, publicznoprawnych, pracowniczych, spornych i wątpliwych,

● zobowiązań,

● funduszy jednostki i funduszy specjalnych (np. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),

● aktywów podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury i uzgodnienia z kontrahentami, które z uzasadnionych przyczyn nie mogły być zweryfikowane tymi metodami.

3.

Porównać wyniki inwentaryzacji z wielkościami ujętymi w ewidencji księgowej, a następnie ustalić i wyjaśnić stwierdzone różnice.

4.

Rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powstanie niedoborów inwentaryzacyjnych.

5.

Wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisy korygujące, wynikające z rozliczenia wyników obowiązkowej inwentaryzacji okresowej.

III. Dokonać rozliczeń, które zgodnie z przepisami szczególnymi podlegają wykonaniu na koniec roku obrotowego

1.

Rozliczyć wszystkie zaliczki udzielone pracownikom (stałe i jednorazowe).

2.

Dokonać korekty odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych według faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w danym roku kalendarzowym. Odpowiednio do wyników korekty:

● przekazać dodatkowe środki na rachunek bankowy funduszu,

● dokonać zwrotu środków przekazanych w nadmiernej wysokości z rachunku funduszu na rachunek podstawowy jednostki.

3.

Rozliczyć otrzymane dotacje i dokonać zwrotu niewykorzystanych części do odpowiedniego budżetu (dotacje udzielone z budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do odpowiedniego budżetu w terminie do 31 stycznia następnego roku).

4.

Przekazać na rachunek bieżący dochodów odpowiedniego dysponenta części budżetu państwa dochody pobrane przez jednostkę samorządu terytorialnego w okresie od 21 do 31 grudnia roku budżetowego w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w terminie do 8 stycznia roku następnego (lub do pierwszego dnia roboczego następującego po tym dniu, jeśli jest on dniem wolnym od pracy).

5.

Dokonać rozliczeń jednostki organizacyjnej z właściwym budżetem. W przypadku:

● państwowych i samorządowych jednostek budżetowych - odprowadzić do odpowiedniego budżetu (państwa lub jednostki samorządu terytorialnego) pobrane dochody i niewykorzystane kwoty środków otrzymanych na wydatki,

● samorządowych jednostek budżetowych należących do systemu oświaty - odprowadzić na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do 5 stycznia następnego roku środki finansowe pozostające na wydzielonym rachunku na dzień 31 grudnia roku budżetowego,

● samorządowych zakładów budżetowych - dokonać wpłaty do budżetu jednostki samorządu terytorialnego z tytułu nadwyżki środków obrotowych (stanowiącej różnicę między sumą planowanych przychodów, powiększonych o planowany stan środków obrotowych na początek roku, a sumą planowanych kosztów, powiększonych o planowany stan środków obrotowych na koniec roku). Z obowiązku tego zakład może zostać zwolniony przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w drodze uchwały.

IV. Dokonać księgowań, które zgodnie z przepisami szczególnymi podlegają wykonaniu na koniec roku obrotowego

1.

Dokonać odpisów aktualizujących wartość należności.

2.

Naliczyć i zaksięgować umorzenie i amortyzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w jednostkach budżetowych zwolnionych z podatku dochodowego od osób prawnych oraz samorządowych zakładach budżetowych rozliczających podatek dochodowy jednorazowo za okres całego roku obrotowego.

3.

Ująć w księgach rachunkowych zobowiązania jednostki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

4.

Dokonać analizy oraz korekty zaangażowania wydatków (ewidencja pozabilansowa).

5.

Dokonać naliczenia różnic kursowych, jeśli w jednostce występują aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych.

6.

Dokonać przeksięgowań rocznych sum przychodów, kosztów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych wartości na konto służące do ustalania wyniku finansowego jednostki.

V. Sporządzić ostateczne zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, na podstawie których jednostka sporządzi sprawozdanie roczne.