Nie ma formalnych przeszkód do tego, aby pracownicy księgowości prowadzący ewidencję analityczną materiałów przechowywanych w magazynach jednostki oraz odpowiedzialni za rozliczanie wyników ich spisu z natury byli powołani do składu komisji inwentaryzacyjnej, pod warunkiem jednak, że nie będą oni uczestniczyli w przeprowadzaniu spisu z natury tych składników majątkowych, do prowadzenia ewidencji i rozliczania których są zobowiązani.

W praktyce, w zależności od uregulowań wewnętrznych jednostki w zakresie przeprowadzania spisów z natury, może jednak się okazać, że nie zawsze można takich pracowników powołać do składu komisji inwentaryzacyjnej, co zostanie omówione na dwóch przykładach.

PRZYKŁAD 1

W małej jednostce organizacyjnej do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych oraz zapasów materiałów w magazynach została przez kierownika jednostki wyznaczona komisja inwentaryzacyjna, w której skład powołano pięciu pracowników jednostki. Z przepisów wewnętrznych jednostki wynika, że w pełnym składzie komisja inwentaryzacyjna wykonuje zadania związane z przygotowaniem oraz rozliczaniem inwentaryzacji, natomiast spisy z natury środków trwałych oraz materiałów magazynowych powinny być przeprowadzane przez trzyosobowy zespół spisowy, wyznaczony przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej z jej składu.

W takim przypadku pracownicy księgowości odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji analitycznej zapasów magazynowych i rozliczanie wyników ich inwentaryzacji nie powinni być wyznaczani przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzania spisu z natury materiałów zgromadzonych w magazynie jednostki oraz do wyjaśniania przyczyn powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych w stanach magazynowych. Nie ma jednak przeszkód do tego, aby brali udział w innych pracach komisji inwentaryzacyjnej, w tym także w spisie z natury, jako członkowie zespołu spisowego wyznaczonego do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych.

PRZYKŁAD 2

W małej jednostce organizacyjnej do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych oraz zapasów materiałów w magazynach została przez kierownika jednostki wyznaczona komisja inwentaryzacyjna, w której skład powołano pięciu pracowników jednostki, przy czym z przepisów wewnętrznych jednostki wynika, że cała komisja inwentaryzacyjna jest jednocześnie zespołem spisowym - to znaczy jest zobowiązana do przeprowadzenia spisów z natury środków trwałych oraz materiałów magazynowych i do ważności tych czynności wymagane jest uczestnictwo w nich wszystkich jej członków.

W takiej sytuacji pracownicy księgowości, odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji analitycznej materiałów w magazynie i rozliczanie wyników ich inwentaryzacji, nie powinni być powołani do składu komisji inwentaryzacyjnej, ponieważ ich wyłączenie z prac spisowych spowodowałoby, że komisja inwentaryzacyjna nie mogłaby w sposób prawidłowy wykonywać swoich zadań.

Problem zgłoszony przez Czytelnika nie powinien być istotny w przypadku dużych jednostek organizacyjnych, w których inwentaryzacja jest przeprowadzana przez komisję inwentaryzacyjną, ze składu której tworzonych jest kilka zespołów spisowych. W takiej sytuacji zawsze są możliwości organizacyjne takiego przydzielenia poszczególnym zespołom spisowym pól spisowych, aby w spisie z natury poszczególnych rodzajów składników majątkowych nie brali udziału pracownicy odpowiedzialni za nie materialnie bądź pracownicy prowadzący ich ewidencję i zobowiązani do rozliczania wyników ich inwentaryzacji.

Izabela Motowilczuk

Podstawa prawna

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)