Warto zauważyć, że już teraz na podstawie polskich przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu biura rachunkowe, czyli podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, są zobowiązane do rejestracji podejrzanych transakcji. Z dyrektywy wynika natomiast, że obowiązki takie będą obciążały "księgowych". Jak zostanie zdefiniowany w polskich przepisach zawód "księgowego" zobowiązanego do "zwracania uwagi na podejrzane transakcje", jeszcze nie wiadomo. Dyrektywa przewiduje, że państwa członkowskie mają 2 lata na jej wdrożenie.

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (dalej: biura rachunkowe) są zobowiązane do wykonywania obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Przepisy zobowiązujące biura rachunkowe do wykonywania obowiązków wynikających z tej ustawy obowiązują od 22 października 2009 r. Od tego momentu biura rachunkowe stały się jednym z elementów systemu zwalczania procederu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Biura rachunkowe nie zostały w tym systemie ustawione w roli pierwszoplanowej, jednak nie zmienia to faktu, że powinny być świadome swoich obowiązków w tym zakresie. Przypomnijmy, jakiego rodzaju obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy obciążają biura rachunkowe.

Obowiązek posiadania procedury wewnętrznej

Jednym z podstawowych obowiązków tzw. jednostek obowiązanych, wynikającym z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jest posiadanie stosownej pisemnej procedury. Z dokumentu tego powinno wynikać, w jaki sposób biuro rachunkowe wykonuje obowiązki nałożone tą ustawą. Za brak wprowadzenia takiej procedury grozi kara pozbawienia wolności do lat 3.

Obowiązek wskazania osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy

W biurze rachunkowym należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobowo biuro rachunkowe nie ma takiej potrzeby, ponieważ w takiej sytuacji odpowiedzialna jest zawsze ta osoba (art. 10b ust. 2 ustawy).

Obowiązek udziału pracowników w szkoleniach

Biuro rachunkowe ma obowiązek zapewnienia udziału pracowników w szkoleniach na temat zasad stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek szkolenia nie dotyczy jednak wyłącznie pracowników. Został również nałożony na osoby jednoosobowo prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Bezpłatne szkolenia w formie e-learningu są dostępne na http://www.giif.wortalszkoleniowy.pl.

Obowiązek wprowadzenia pisemnej procedury wewnętrznej

Biura rachunkowe powinny posiadać pisemną procedurę wewnętrzną, czyli dokument określający procedury stosowane w biurze rachunkowym zmierzające do identyfikacji transakcji prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Procedura powinna określać (art. 10a ust. 2 ustawy):

● jakie środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane przez biuro rachunkowe,

● w jaki sposób biuro rachunkowe dokonuje rejestracji transakcji,

● w jaki sposób biuro rachunkowe ocenia i analizuje ryzyko,

● jaka procedura przekazywania informacji o transakcjach do GIIF obowiązuje w biurze,

● postępowanie służące identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Należy zwrócić uwagę, że osoba działająca w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, która nie dopełnia obowiązku wprowadzenia takiej procedury, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 (art. 35 ustawy).

Już w sierpniu Prenumeratorzy "MONITORA księgowego" otrzymają specjalne elektroniczne wydanie publikacji "Obowiązki biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu" wraz z przykładowym wzorem procedury wewnętrznej do pobrania na www.mk.infor.pl

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego polega na:

● identyfikacji klienta,

● weryfikacji identyfikacji klienta,

● pozyskiwaniu informacji na temat zamierzonego celu zawierania przez klienta relacji z biurem rachunkowym.

Każda z tych czynności jest w praktyce wykonywana w biurach rachunkowych na etapie zawierania umów z klientami w sprawie prowadzenia ich ksiąg rachunkowych czy dokumentacji podatkowej lub płacowej.

Jednak przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadzają w tym zakresie dodatkowe rygory. Mianowicie, gdy biuro rachunkowe nie może zastosować środków bezpieczeństwa finansowego, nie może zawrzeć umowy z klientem (art. 8b ust. 5 ustawy).

Wobec niektórych klientów biura rachunkowe muszą stosować wzmożone środki bezpieczeństwa. Jako bardziej "podejrzanych" ustawa wskazuje:

● klientów, którzy np. nie zawierają umowy z biurem osobiście albo posługują się pełnomocnikami (tj. nie są obecni osobiście przy identyfikacji), oraz

● osoby publiczne (i osoby z nimi powiązane) - aby ustalić status takiej osoby, biuro rachunkowe może przyjąć pisemne oświadczenie w tej sprawie.

Wszystkie niezbędne dokumenty w formie elektronicznej zostaną udostępnione Prenumeratorom wraz z elektronicznym wydaniem publikacji "Obowiązki biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu".

Obowiązek dokonywania analizy transakcji z oceną ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Jednym z obowiązków nałożonych na biura rachunkowe jest dokonywanie analizy transakcji i oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy przy dokonywaniu analizy w celu określenia wysokości ryzyka instytucja obowiązana powinna uwzględnić w szczególności następujące kryteria:

1) ekonomiczne - polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,

2) geograficzne - polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,

3) przedmiotowe - polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu,

4) behawioralne - polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.

Biuro rachunkowe ma obowiązek udokumentować wyniki swoich analiz w formie papierowej lub elektronicznej i przechowywać je przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zostały przeprowadzone (art. 8a ustawy). Ustawa nie określa, kiedy i w jaki sposób biuro rachunkowe powinno udokumentować przeprowadzane analizy. Sposób dokumentowania analizy oraz jej przechowywania należy więc określić w procedurze wewnętrznej.

Obowiązek zarejestrowania podejrzanych transakcji

Po przeprowadzeniu analizy i oceny ryzyka biura rachunkowe mają obowiązek prowadzenia rejestru ujawnionych w ten sposób transakcji wątpliwych lub podejrzanych, tj. takich, co do których istnieje podejrzenie, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (art. 8 ust. 3a ustawy). Informacje o takich transakcjach należy niezwłocznie przekazać Głównemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF). W tym celu można użyć szablonu zawiadomienia opracowanego przez GIIF.

Zawiadomienie o transakcji podejrzanej zostanie udostępnione na www.mk.infor.pl wraz z elektronicznym wydaniem publikacji "Obowiązki biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu".

Kontrole przestrzegania procedur

Z danych będących w posiadaniu GIIF wynika, że w 2014 r. instytucje nadzorujące (w tym urzędy kontroli skarbowej) przeprowadziły 1552 kontrole w instytucjach obowiązanych (w tym w biurach rachunkowych).

W wyniku przeprowadzonych kontroli zostały ujawnione nieprawidłowości w realizowaniu przez wyznaczone instytucje obowiązków wynikających z ustawy. Stwierdzone nieprawidłowości to m.in.:

1) braki natury formalnej:

● niedostosowanie wewnętrznych procedur do aktualnie obowiązujących przepisów ustawy bądź ich brak,

● niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie,

● brak uregulowań w wewnętrznej procedurze dotyczącej stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

2) nieprawidłowości merytoryczne:

● nieinformowanie GIIF o zarejestrowanych transakcjach podejrzanych,

● brak udokumentowanych wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji,

● niestosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, w tym brak identyfikacji beneficjenta rzeczywistego,

● nieprzechowywanie przez wymagany okres informacji uzyskanych w wyniku stosowania tych środków,

● nieprzechowywanie przez wymagany okres udokumentowanych wyników analizy transakcji,

● nierealizowanie zaleceń pokontrolnych,

● niezapewnienie udziału wszystkich pracowników w programach szkoleniowych dotyczących obowiązków przewidzianych w znowelizowanych przepisach ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

GIIF wydał w 2014 r. 50 decyzji administracyjnych, z czego 40 decyzjami nałożono na instytucje obowiązane kary pieniężne w wysokości od 200 zł do 700 000 zł. W 2014 r. GIIF w wydanych decyzjach określił kary pieniężne na łączną kwotę 2 658 400 zł.

Biura rachunkowe nie są co prawda - jak wspomniano - pierwszoplanowym elementem systemu zwalczania procederu prania pieniędzy - ale to nie oznacza, że nie muszą wykonywać nałożonych ustawą obowiązków, albo że nie poniosą konsekwencji niestosowania przepisów ustawy.

Redakcja Mk przygotowała specjalną elektroniczną publikację "Obowiązki biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu" (już w sierpniu na www.mk.infor.pl). Pomoże ona biurom rachunkowym prawidłowo wypełnić obowiązki nałożone przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 8 ust. 3, art. 10a, art. 11 ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 455

Ewa Sławińska

prawnik, redaktor naczelna "MONITORA księgowego"