Nierozliczenie wyników inwentaryzacji gruntów komunalnych

Nieprawidłowość: Inwentaryzacja gruntów komunalnych za 2015 r. wykazała, że na stanie urzędu miasta pozostają działki gruntów oddane w trwały zarząd gminnym jednostkom budżetowym i zakładowi gospodarki komunalnej. Mimo to w protokole poinwentaryzacyjnym nie zostały wykazane one jako nadwyżki i zdjęte ze stanu urzędu miejskiego.

Prawidłowy sposób postępowania: Grunty nieruchomości oddanych w trwały zarząd gminnym jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej muszą być ujęte w księgach rachunkowych ewidencji bilansowej trwałych zarządców (art. 3 ust. 1 pkt 15 uor w związku z § 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). A zatem, jeśli inwentaryzacja wykazała, że znajdują się one nadal na stanie urzędu miasta, powinny stanowić nadwyżki inwentaryzacyjne, które w wyniku rozliczenia inwentaryzacji należy wyksięgować z ksiąg rachunkowych urzędu. Jeśli w urzędzie miasta jest prowadzona ewidencja pozabilansowa środków trwałych stanowiących własność gminy, oddanych w trwały zarząd, grunty te po zdjęciu z ewidencji bilansowej trzeba ujawnić w ewidencji pozabilansowej.

Brak zabezpieczenia w budżecie środków na spłatę zobowiązań z lat poprzednich

Nieprawidłowość: W budżecie jednostki samorządu terytorialnego na 2016 r. nie uwzględniono kwot koniecznych do pokrycia zobowiązań powstałych w 2015 r. (które stały się wymagalne dopiero w 2016 r.). W związku z tym, po przeksięgowaniu z dniem 31 stycznia 2016 r. salda konta 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" z 31 grudnia 2015 r. na konto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego", kwoty zaangażowania wydatków w kilkunastu pozycjach klasyfikacji budżetowej wydatków przekraczały limity tych wydatków ustalone na 2016 r. W konsekwencji okazało się, że faktyczne wydatki budżetowe roku 2016 nie mają pokrycia w planowanych dochodach (powiększonych o nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych i wolne środki). Konsekwencją tych błędów jest brak zrównoważenia budżetu, co zagraża prawidłowemu wykonywaniu przez jednostkę samorządu terytorialnego jej zadań.

Prawidłowy sposób postępowania: Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych w podziale na zaangażowanie wydatków roku bieżącego i lat przyszłych ma m.in. służyć prawidłowemu zaplanowaniu limitów wydatków w budżetach na kolejne lata obrotowe. Dlatego też wynikające z niej kwoty zobowiązań przechodzące z lat poprzednich powinny być obligatoryjnie brane pod uwagę przy ustalaniu budżetu roku bieżącego. Jeśli warunek ten nie został dochowany, zarząd jednostki samorządu terytorialnego powinien niezwłocznie poinformować o tym organ stanowiący, przedstawiając proponowane zmiany w limitach wydatków, które uwzględnią konieczność spłaty zobowiązań z lat poprzednich.

Brak potwierdzenia pobrania gotówki z kasy na dowodach kasowych

Nieprawidłowość: Na rachunkach wystawionych przez lokalnych przedsiębiorców oraz na dowodach wypłaty zaliczek na podróże służbowe i na rachunkach kosztów podróży służbowych za okres od 1 stycznia 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. nie było podpisów osób, które pobrały gotówkę z kasy (jedynie podpisał je kasjer na dowód dokonania wypłaty).

Prawidłowy sposób postępowania: Fakt dokonania wypłaty z kasy powinien być potwierdzony na dokumentach źródłowych podpisami dwóch osób:

● kasjera - na dowód, że określoną kwotę z kasy wypłacił,

● osoby wskazanej w źródłowym dokumencie kasowym - na dowód, że kwotę wypłaconą z kasy rzeczywiście otrzymała.

Przy braku tego drugiego podpisu przyjmuje się, że kwoty niepokwitowane stanowią niedobór kasowy. Czy tak rzeczywiście jest - należy ustalić w wyniku postępowania wyjaśniającego, w trakcie którego trzeba uzyskać od osób wskazanych w dokumentach źródłowych oświadczenia, czy otrzymały wskazane w tych dowodach kwoty czy też nie. Niezależnie od wyników postępowania - brak pokwitowania faktu pobrania gotówki z kasy jest poważnym naruszeniem zasad gospodarki kasowej, za które odpowiada nie tylko kasjer, ale także osoba zobowiązana do kontroli prawidłowości raportów kasowych, która m.in. powinna sprawdzić, czy na wszystkich dowodach wypłaty znajduje się pokwitowanie odbioru gotówki. Zaniechanie wykonywania tej kontroli przez półtora roku w sposób znaczny zwiększa ryzyko popełnienia defraudacji przez kasjera lub kasjera w zmowie z innym pracownikiem jednostki, przy wykorzystaniu fikcyjnych rozchodowych dokumentów kasowych.

Nieustalenie procedur kontroli wydatków na podróże służbowe burmistrza

Nieprawidłowość: Burmistrz miasta wystawiał dla samego siebie polecenia wyjazdu służbowego, a także sam kontrolował pod względem merytorycznym oraz zatwierdzał do wypłaty rachunki kosztów odbytych przez siebie podróży służbowych. W efekcie tego w jednostce doszło do opłacania ze środków publicznych kosztów podróży niebędących podróżami służbowymi, kosztów podróży nigdy nieodbytych, a także wypłacenia należności za odbyte podróże w kwotach zawyżonych. O nieprawidłowościach tych wiedział skarbnik, który nie wszczął procedury zakwestionowania tych dokumentów, ograniczając się jedynie do ich niepodpisywania na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej.

Prawidłowy sposób postępowania: Polecenia wyjazdu służbowego dla burmistrza miasta powinny być wystawiane przez wyznaczoną przez wójta osobę zastępującą lub sekretarza gminy (art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych). Również czynności polegające na kontroli merytorycznej tych dowodów oraz ich zatwierdzeniu do wypłaty powinny być wykonywane przez osoby wyznaczone przez burmistrza - tak aby zachowany został właściwy podział obowiązków w ramach kontroli zarządczej wydatków (osoba, na rzecz której ponoszony jest wydatek ze środków publicznych, nie powinna brać udziału w jego kontroli czy wydawaniu dyspozycji jego dokonania). Ponadto skarbnik gminy powinien wykonywać rzetelnie nałożone na niego obowiązki z art. 54 uofp, dotyczące kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych oraz potwierdzających je dokumentów, bez względu na osobę, która otrzymuje wypłaty ze środków publicznych.

Oprac. Izabela Motowilczuk