KOMENTARZ: W planie kont urzędu miasta jako jednostki budżetowej musi być prowadzona ewidencja pozabilansowa tzw. prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym:

● danego roku budżetowego oraz w planie finansowym wydatków niewygasających - na koncie 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego",

● lat przyszłych oraz wydatków niewygasających, które mają być realizowane w latach następnych - na koncie 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat"

- poz. 9 i 10 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Prawne zaangażowanie wydatków budżetowych jest jednym z etapów poprzedzających dokonanie wydatków ze środków publicznych (art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: uofp) - wynika ono z:

● umów (np. z kontrahentami o wykonanie na rzecz jednostki samorządu terytorialnego dostaw i usług, z pracownikami o wykonywanie pracy),

● decyzji administracyjnych (np. o przyznaniu świadczeń z zakresu pomocy społecznej)

- wydawanych w toku prowadzenia działalności jednostek organizacyjnych w celu wykonania przypisanych im przepisami prawa zadań. Jego istotą jest ukazanie w sposób wymierny kwoty środków na wydatki, która na danym etapie wykonywania budżetu pozostaje wolna - to znaczy można jeszcze podejmować decyzje co do jej określonego wydatkowania. Zaangażowanie prawne środków - jako jeden z etapów rozliczeń poprzedzających płatność wydatków, występuje po etapie planowania wydatków i ich zaangażowania rachunkowego (odzwierciedlającego przypisanie kwot wydatków ujętych w planie wydatków do określonych celów - czyli ustalenie tzw. planu rzeczowo-finansowego wydatków), a przed zawarciem umów/wydaniem decyzji, których wykonanie spowoduje powstanie po stronie jednostki samorządu terytorialnego zobowiązań.

Wartość zaangażowania prawnego, co do zasady, nie powinna przekraczać limitu wydatków ustalonego w planie finansowym jednostki. Wyjątkiem dopuszczonym przez prawo (art. 256 uofp) jest sytuacja, gdy zaangażowanie powstaje na skutek:

● tytułu wykonawczego,

● wyroku sądowego,

● ugody.

W takich sytuacjach wydatki mogą być dokonywane bez względu na poziom środków zaplanowanych na ten cel w budżecie (może on nawet być zerowy). Odpowiednia zmiana planu wydatków (tzw. zaangażowanie rachunkowe) może w takich sytuacjach nastąpić po zaangażowaniu środków, a nawet po zrealizowaniu wydatków.

Drugim wyjątkiem jest sytuacja, w której zawierane są przez jednostkę umowy przewidziane do finansowania w latach kolejnych (nieobjętych rocznym budżetem w roku, w którym są one zawierane). Do zawarcia takich umów przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego konieczne jest jednak upoważnienie udzielone przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (art. 288 uofp).

Zasady funkcjonowania kont pozabilansowych służących do ewidencjonowania zaangażowania przedstawia tabela.

Tabela. Zasady funkcjonowania kont 998 i 999

Celem prowadzenia ewidencji zaangażowania jest możliwość śledzenia na bieżąco kwot wolnych środków, co do których jeszcze mogą zostać podjęte odpowiednie decyzje odnośnie do ich wydatkowania w danym roku budżetowym. Prawidłowo prowadzona ewidencja w tym zakresie ma dostarczać informacji, które chronią kierownika jednostki przed zaciąganiem zobowiązań i/lub dokonywaniem wydatków w kwotach przekraczających plan finansowy. Dlatego ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób terminowy (zawarcie umowy czy wydanie decyzji powinno być w niej odnotowywane niezwłocznie po tym fakcie) i rzetelny. Błędy wykryte w wyniku kontroli wskazują, że w jednostce zapisy do tej ewidencji nie były wprowadzane terminowo i rzetelnie, na co wskazują przypadki - gdzie wydatki wykonane w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej były wyższe od zaangażowania środków - co jest niemożliwe, ponieważ zaangażowanie może być:

● równe wykonanym wydatkom,

● wyższe od wykonanych wydatków, jeśli jednostka zawarła umowy, których skutki finansowe wystąpią w latach kolejnych

- oczywiście nie dotyczy to wyjątku z opisanego wcześniej w art. 256 uofp.

Ponadto, z zasad ewidencji na koncie 998 wynika, że nie może ono na koniec roku wykazywać salda - ponieważ zaangażowanie prawne środków jako takie nie wygasa tak jak wydatki z upływem roku budżetowego, ale przechodzi na rok kolejny, jako saldo przeksięgowywane na konto 999. Sytuacja ta występuje nawet wtedy, kiedy zaangażowanie lat kolejnych powstało na skutek zawarcia umów, których skutki finansowe obciążą lata kolejne - a do których zawarcia burmistrz nie miał upoważnienia, ponieważ z rzetelnie prowadzonej ewidencji zaangażowania można odczytać informacje nie tylko na temat zawarcia umów czy wydania decyzji zgodnych z prawem, ale i takich, przy których zarząd jednostki samorządu terytorialnego naruszył przepisy, zaciągając je w kwotach przekraczających dopuszczalne limity wydatków na dany rok lub obciążając wydatki przyszłych lat bez upoważnienia.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE: Za powstanie nieprawidłowości przede wszystkim odpowiada skarbnik miasta, który zgodnie z zakresem powierzonych mu obowiązków w trybie art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości odpowiadał osobiście za prowadzenie ewidencji pozabilansowej zaangażowania. Burmistrz miasta natomiast odpowiada za powstanie nieprawidłowości z tytułu zaniedbania obowiązków w zakresie nadzoru nad prowadzeniem rachunkowości jednostki. Burmistrz miasta powinien ustalić procedury kontroli zarządczej w jednostce, w taki sposób, aby prace z zakresu rachunkowości były wykonywane prawidłowo, przy czym jego rola nie kończy się na ustaleniu procedur, ale powinien także zapewnić ich wykonywanie przez pracowników (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp).

Prawidłowe prowadzenie ewidencji zaangażowania jest o tyle ważne, że zabezpiecza przed popełnieniem naruszenia dyscypliny finansów publicznych polegających na zaciągnięciu zobowiązań i dokonaniem wydatków nieprzewidzianych w planie finansowym lub za przekroczenie tego planu. Posiłkując się danymi z tej właśnie ewidencji, skarbnik gminy powinien przy przeprowadzaniu kontroli wstępnej operacji finansowych móc stwierdzić bez żadnych wątpliwości, czy zaciągnięte przez burmistrza zobowiązania bądź zlecone do realizacji wypłaty mają pokrycie w środkach zaplanowanych w budżecie miasta.

I burmistrz miasta, i skarbnik miasta powinni mieć na względzie przepisy ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, gdzie naruszeniem tej dyscypliny jest:

● art. 11 - dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego uchwałą budżetową lub z przekroczeniem tego upoważnienia,

● art. 15 - zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego uchwałą budżetową lub z przekroczeniem tego upoważnienia

- jako czyny, za których dokonanie może do odpowiedzialności być pociągnięty kierownik jednostki sektora finansów publicznych oraz:

● art. 18b - niedokonanie lub nienależyte dokonanie kontroli wstępnej zgodności operacji z planem finansowym, jeśli miało ono wpływ na dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym lub zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w tym planie

- jako czyny, za których dokonanie odpowiada główny księgowy jednostki (odpowiednio także skarbnik miasta).

IZABELA MOTOWILCZUK

 magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

PODSTAWY PRAWNE

● art. 40 ust. 2 pkt 2, art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 256, art. 288 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195)

● art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1893)

● art. 11, art. 15, art. 18b ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168)

● poz. 9 i 10 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

W kolejnym numerze omówimy: Bezprawne ograniczenie zwolnienia w podatku od nieruchomości stanowiącego pomoc de minimis.