Niedokonywanie i nierzetelne dokonywanie odpisów aktualizujących należności

Nieprawidłowość: W jednostce nie dokonywano żadnych odpisów aktualizujących należności na koncie 290 "Odpisy aktualizujące należności", mimo występowania w niej należności spornych i wątpliwych w rozumieniu art. 35b ust. 1 pkt 1, 3 i 5 uor.

W urzędzie miejskim dokonywano odpisów z tytułu aktualizacji wartości należności spornych i wątpliwych w kwocie równej ogółowi należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz należności cywilnoprawnych i naliczonych od nich niezapłaconych odsetek za zwłokę.

Przyczyną powstania nieprawidłowości w obu jednostkach było nieokreślenie procedur odnośnie do szacowania wielkości odpisów aktualizujących z różnych tytułów.

Prawidłowy sposób postępowania: Jednostki budżetowe mają obowiązek aktualizowania wartości należności, zgodnie z przepisami uor (§ 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W przypadku należności wymienionych w art. 35 ust. 1 pkt 5 uor, czyli przeterminowanych oraz nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, kierownik jednostki powinien w dokumentacji opisującej przyjętą w jednostce politykę rachunkowości opisać zasady, na jakich powinno być dokonywane szacowanie kwoty odpisu aktualizującego, w celu zapewnienia jego wiarygodności. Ponadto w ramach ustalania procedur kontroli zarządczej powinien wskazać pracowników odpowiedzialnych za szacowanie wielkości odpisów i ich ujmowanie w księgach rachunkowych.

Nieprawidłowe ewidencjonowanie zobowiązań

Nieprawidłowość: W urzędzie obsługującym organy JST w latach 2014-2015 zobowiązania wobec kontrahentów były ujmowane w ewidencji księgowej zapisem: Wn 402 "Usługi obce", Ma 300 "Rozliczenie zakupu", z pominięciem konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami". W efekcie tego w księgach rachunkowych jednostki oraz sprawozdaniach Rb-28S, Rb-Z oraz w sprawozdaniu finansowym za te lata nie wykazywano zobowiązań jednostki, w tym zobowiązań wymagalnych (przeterminowanych) - co nie pozwalało na ocenę jej faktycznego zadłużenia. Stosowana praktyka nosiła znamiona "kreatywnej księgowości", mającej na celu zafałszowanie faktycznych danych na temat stanu finansów JST.

Prawidłowy sposób postępowania: Jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową, zwłaszcza wykazując zarówno w księgach rachunkowych, jak i sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach budżetowych i finansowych faktyczny stan zadłużenia. Stan ten musi być na bieżąco monitorowany w celu uniknięcia poważnych problemów z realizacją zadań JST na skutek utraty płynności finansowej, spowodowany nadmiernym zadłużeniem. Stosowanie "kreatywnej księgowości" w celu ukrycia faktycznego stanu zadłużenia JST jest praktyką krótkowzroczną, grożącą w razie jej wykrycia poważnymi konsekwencjami, włącznie z ustanowieniem w JST zarządu komisarycznego, jeśli JST na skutek nadmiernego zadłużenia nie będzie w stanie wypełniać zadań ustawowych.

Nieprawidłowe wykazanie wartości zobowiązań w bilansie

Nieprawidłowość: W bilansie z wykonania budżetu JST w pozycji zobowiązania długoterminowe wykazano wszystkie zobowiązania, łącznie z tymi, które - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 22 uor - powinny być wykazane jako krótkoterminowe (zobowiązania, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego).

Prawidłowy sposób postępowania: Przepis art. 4 ust. 1 uor wymaga, aby jednostki rzetelnie i jasno przedstawiały swoją sytuację majątkową i finansową. W bilansie z wykonania budżetu JST istotne jest prawidłowe wykazanie zobowiązań w podziale na krótko- i długoterminowe, ze względu na ocenę stanu płynności finansowej JST.

Nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-Z i Rb-N

Nieprawidłowość: W urzędzie gminy sporządzano po dwa sprawozdania Rb-Z i Rb-N - jedno dla urzędu gminy jako jednostki budżetowej, drugie dla gminy (z ewidencji organu).

Prawidłowy sposób postępowania: Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania sprawozdań z zakresu operacji finansowych, sprawozdania jednostkowe Rb-Z i Rb-N jednostki samorządu terytorialnego obejmują swoim zakresem zarówno urząd będący jednostką budżetową, jak i jej organ, tak więc nie ma podstaw do odrębnego sporządzania sprawozdań z tego zakresu dla urzędu JST i organu.

Wydatkowanie środków publicznych na cele niepubliczne

Nieprawidłowość: W okresie od początku 2012 r. do końca I kwartału 2016 r. z budżetu miasta były ponoszone wydatki na dobrowolne grupowe ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w drodze do i z pracy oraz w pracy - dla burmistrza, jego zastępców, sekretarza gminy oraz skarbnika, ewidencjonowane jako ubezpieczenia obowiązkowe, mimo że dotyczyły umów polis ubezpieczeniowych zawartych z towarzystwem ubezpieczeniowym.

Prawidłowy sposób postępowania: Do kategorii wydatków publicznych zalicza się jedynie wydatki z tytułu obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponoszone na podstawie ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, które obejmują ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, w razie choroby i macierzyństwa oraz z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Wydatki na dobrowolne ubezpieczenia osobowe pracowników jednostek sektora finansów publicznych, które są ponoszone na podstawie umów zawieranych zgodnie z ustawą z 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, nie mieszczą się w kategorii wydatków publicznych. W razie zawarcia umowy ubezpieczenia grupowego przez pracodawcę publicznego - wydatki z tytułu składek ubezpieczeniowych na te ubezpieczenia dobrowolne powinny być za zgodą pracowników objętych ubezpieczeniem grupowym potrącane z należnych im wynagrodzeń. Również w ewidencji księgowej rozliczenia z tego tytułu powinny być ujmowane nie na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne", lecz na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki". Po wykryciu tego typu nieprawidłowości w jednostce należy ustalić kwoty nienależnie odprowadzonych za pracowników składek na ubezpieczenia dobrowolne ze środków publicznych i dochodzić ich zwrotu do budżetu miasta (w drodze ugody lub na drodze sądowej).

Nieprawidłowe ewidencjonowanie należności z tytułu odsetek

Nieprawidłowość: W jednostce budżetowej stosowano na podstawie zapisów zakładowego planu kont niewłaściwe zasady ewidencji należności budżetowych z tytułu odsetek za zwłokę od należności cywilnoprawnych. Odsetki zapłacone przez kontrahentów ewidencjonowano: wpłatę - w dniu ich opłacenia, natomiast przypisy w kwocie zbiorczej, obejmującej odsetki opłacone przez wszystkich kontrahentów - pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym były wpłacone. Odsetki niezapłacone były natomiast ewidencjonowane w kwocie należnej (przypis), pod datą pierwszego dnia miesiąca, następującego po zakończeniu kwartału, za który zostały naliczone.

Prawidłowy sposób postępowania: W jednostkach budżetowych, zgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, odsetki od należności cywilnoprawnych ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty (zarówno przypis, jak i wpłatę), natomiast odsetki niezapłacone na koniec poszczególnych kwartałów - pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału (przypis). Przepis ten jest ogólnie obowiązujący i kierownicy jednostek budżetowych nie mogą w zakładowym planie kont wprowadzać innych zasad ewidencji należności odsetkowych.

Oprac. Izabela Motowilczuk