22/2016, data dodania: 16.11.2016 Kiedy można stosować formę dokumentową w stosunkach pracy po zmianie przepisów
Od 8 września 2016 r. została wprowadzona nowa forma czynności prawnych, tj. forma dokumentowa. Może być stosowana również w niektórych przypadkach w relacjach pracodawcy z pracownikiem. Zatem obecnie można dokonywać pewnych czynności w zakresie prawa pracy za pomocą SMS-a, e-maila czy nagrania dźwiękowego.
Forma dokumentowa w relacjach między pracownikiem i pracodawcą będzie z pewnością wykorzystywana. Po wprowadzeniu nowych przepisów nie ma już bowiem wątpliwości, że e-mail czy SMS może stanowić dowód dokonania pewnych czynności z zakresu prawa pracy. Wprowadzenie dokumentowej formy czynności prawnych spowodowało również zmianę przepisów proceduralnych polegającą na wyraźnym potwierdzeniu możliwości korzystania z dokumentów w takiej formie przed sądem.
W wyniku omawianej nowelizacji wprowadzono także nowe regulacje dotyczące formy elektronicznej. Forma ta polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej, wraz z opatrzeniem go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego). Mimo że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest co do zasady równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, jednak ze względu na małą popularność bezpiecznych podpisów elektronicznych nie należy się spodziewać, że ta forma czynności prawnej będzie szerzej wykorzystywana w stosunkach pracy.
Nowa forma czynności prawnych
Formy elektroniczna i dokumentowa zostały uregulowane w ogólnych przepisach Kodeksu cywilnego o czynnościach prawnych. Jednak przepisy prawa cywilnego należy stosować posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy (art. 300 Kodeksu pracy). Te nowe formy uzupełniają funkcjonującą dotychczas formę zwykłą pisemną oraz formę ustną.
UWAGA!
Od 8 września 2016 r. za dokument uważane są m.in. faksy, skany, wiadomości e-mail, SMS-y oraz MMS-y.
Forma dokumentowa powinna spełniać tylko dwa wymagania. Pierwsze to oświadczenie złożone w formie dokumentu i drugie - możliwość ustalenia, kto oświadczenie złożył (art. 772 Kodeksu cywilnego). Natomiast za dokument od 8 września 2016 r. uważa się nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie (art. 773 Kodeksu cywilnego). Zatem obecna definicja nie jest tożsama z tradycyjnym znaczeniem słowa "dokument", za który dotąd uznawało się pismo opatrzone podpisem. Obecnie forma dokumentowa nie wymaga podpisu. Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. za pomocą pisma, grafiki, dźwięku, obrazu), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. pamięć, płyta, papier) i za pomocą dowolnych środków (komputer, telefon komórkowy, aparat fotograficzny). Dokumentem jest zatem obecnie SMS, e-mail, MMS, nagranie dźwiękowe, plik wideo, faks, skan. Jest nim także bez wątpienia kserokopia dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, czyli podpisanego.
Forma dokumentowa wobec braku konieczności opatrzenia dokumentu podpisem stanowi obecnie najmniej sformalizowaną formę czynności prawnej. Ma to prowadzić do ułatwienia w możliwie największym stopniu dokonywania czynności prawnych. Funkcja dowodowa tej czynności wymaga jednak, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.
Przykład
Pracownik wysłał wieczorem do pracodawcy SMS z informacją, że następnego dnia zamierza skorzystać z urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia się dziecka. Ponieważ przepisy prawa pracy nie przewidują specjalnej formy składania wniosku o urlop okolicznościowy, taki sposób wystąpienia o to zwolnienie od pracy jest dopuszczalny. Pracodawca może jednak poprosić pracownika o potwierdzenie faktu urodzenia się dziecka. Wówczas pracownik będzie zobowiązany przedstawić pracodawcy akt urodzenia dziecka.
Stosowanie formy dokumentowej w prawie pracy
W stosunkach pracy forma dokumentowa znajdzie zastosowanie przede wszystkim w zakresie e-maili lub wiadomości tekstowych SMS, za pomocą których pracodawca i pracownik mogą dokonywać czynności prawnych w ramach łączącej ich umowy o pracę. Można jednak wyobrazić sobie także posługiwanie się dokumentami w postaci plików czy nagrań przesyłanych między pracownikiem a pracodawcą. Problem z formą dokumentową może być taki, że dla większości najbardziej istotnych czynności z zakresu prawa pracy będzie ona niewystarczająca. Kodeks pracy wymaga bowiem, aby były dokonywane w formie pisemnej.
Przykładowe przepisy Kodeksu pracy przewidujące stosowanie formy pisemnej w stosunkach pracy
| Przepis | Czego dotyczy |
| 1 | 2 |
| art. 231 § 3 Kodeksu pracy | nakazuje przekazanie pracownikom informacji na piśmie przez dotychczasowego i nowego pracodawcę o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, a także jego przyczynach i skutkach dla pracowników |
| art. 29 § 2 Kodeksu pracy | przewiduje zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej lub przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzenie mu na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków |
| art. 29 § 3 Kodeksu pracy | nakazuje potwierdzenie na piśmie warunków zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę |
| art. 29 § 4 Kodeksu pracy | przewiduje konieczność dochowania formy pisemnej przy zmianie warunków pracy i płacy |
| art. 30 § 3 Kodeksu pracy | przewiduje, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie |
| art. 38 § 1 Kodeksu pracy | przewiduje, że o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy |
| art. 42 § 1 Kodeksu pracy | przewiduje formę pisemną wypowiedzenia warunków pracy lub płacy |
| art. 55 § 2 Kodeksu pracy | przewiduje pisemną formę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika |
| art. 6710, art. 6712 Kodeksu pracy | przewidują pisemną formę przekazania telepracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia oraz wskazują konieczność potwierdzenia na piśmie dokonanego przez telepracownika zapoznania się z zasadami ochrony danych |
| art. 682 § 2, art. 70 § 11, art. 72 § 2 Kodeksu pracy | przewidują pisemną formę powołania, odwołania i zaproponowania pracownicy odwołanej nowych warunków pracy |
| art. 86 § 3 Kodeksu pracy | przewiduje pisemną formę wyrażenia zgody przez pracownika na wypłacanie wynagrodzenia w inny sposób niż do rąk pracownika |
| art. 91 § 1 Kodeksu pracy | dotyczy pisemnej zgody pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia |
| art. 943 § 5 Kodeksu pracy | dotyczy rozwiązania umowy o pracę przez pracownika z powodu mobbingu, z zachowaniem formy pisemnej |
| art. 97 § 13 Kodeksu pracy | dotyczy konieczności pisemnego wniosku pracownika o wydanie świadectwa pracy |
| art. 1013 Kodeksu pracy | przewiduje konieczność zawierania w formie pisemnej umów o zakazie konkurencji |
| art. 1034 § 1 Kodeksu pracy | określa pisemną formę umowy szkoleniowej |
| art. 110 Kodeksu pracy | dotyczy zawiadomienia pracownika na piśmie o zastosowaniu kary porządkowej |
| art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142 i 143, art. 144 Kodeksu pracy | dotyczą pisemnej formy wniosku o wprowadzenie ruchomego czasu pracy i indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej |
| art. 151 § 21, art. 1512 § 1 Kodeksu pracy | określają pisemny wniosek pracownika o odpracowanie zwolnienia od pracy i udzielenie wolnego za godziny nadliczbowe |
| art. 174, art. 1741, art. 1791, art. 180, art. 1821d, art. 1823 § 2, art. 1824, art. 183 § 6 Kodeksu pracy | wymagają pisemnej zgody pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy oraz pisemnego wniosku o udzielenie zwykłego urlopu bezpłatnego, o udzielenie urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, rezygnacji z urlopu rodzicielskiego i macierzyńskiego oraz przejmowania urlopu rodzicielskiego |
| art. 1821e Kodeksu pracy | nakłada obowiązek wnioskowania na piśmie o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą i wskazania na piśmie przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku pracownika |
| art. 2374 § 3 Kodeksu pracy | nakłada na pracownika obowiązek potwierdzenia na piśmie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bhp |
| art. 186 § 7 i art. 1867 Kodeksu pracy | wymagają pisemnego wniosku pracownika o urlop wychowawczy oraz pisemnego wniosku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie etatu |
Jak wynika z powyższego zestawienia, czynności, w których w stosunkach pracy wymagana jest forma pisemna, jest bardzo dużo. Jednak praktycznie w żadnym z tych przypadków nie przewidziano sankcji nieważności czynności dokonanej bez zachowania takiej formy. Powszechnie przyjmuje się zatem w orzecznictwie, że czynności z zakresu prawa pracy, dla których dokonania wymagana jest forma pisemna, są ważne i skuteczne nawet wtedy, gdy dokonano ich w innej formie, co nie zmienia faktu, że stanowi to naruszenie przepisów prawa. Tym samym bez jakichkolwiek wątpliwości skuteczności tej nie odbierze im dokonanie ich w formie dokumentowej, czyli np. za pomocą SMS-a czy e-maila.
Przykład
Prezes spółki rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia, wysyłając mu e-mail, czyli dochował formy dokumentowej. Czynność ta jest ważna i rozwiązanie umowy nastąpiło, ale narusza przepisy prawa pracy. Takie rozwiązanie umowy powinno bowiem nastąpić w formie pisemnej. Zatem pracownik z tego powodu może je zakwestionować przed sądem pracy. Postępowanie pracodawcy może więc skutkować przywróceniem pracownika do pracy albo zasądzeniem na jego rzecz odszkodowania.
Istnieje jednak wiele pomniejszych czynności, w których forma pisemna nie była dotąd wymagana, chociaż zwyczajowo była przyjmowana (np. wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego). W takich przypadkach bez przeszkód można obecnie skorzystać z formy dokumentowej.
Forma dokumentowa pojawia się również po raz pierwszy wprost w przepisach prawa pracy. Taką formę wprowadzają bowiem od 1 stycznia 2017 r. przepisy dotyczące minimalnych stawek godzinowych dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług. W celu umożliwienia kontroli zapewnienia minimalnej stawki godzinowej nowelizacja określiła zasady ustalania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi ma obowiązek przedłożyć w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia (art. 8b ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę po nowelizacji). Może się to odbywać zatem w formie dokumentowej, np. za pomocą SMS-a czy e-maila.
Jeżeli natomiast umowa zlecenia lub o świadczenie usług nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, czyli uzgodnienia co do jej warunków nastąpiły ustnie, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, musi potwierdzić przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej (art. 8b ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę po nowelizacji).
Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług trzeba będzie przechowywać przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Jeśli następowało to np. w drodze e-mailowej, to takich e-maili pracodawca nie może skasować przez 3 lata, aby umożliwić ich weryfikację.
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę dokumentową, czynność prawna dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego). Zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma natomiast ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest dopuszczalny w sporze dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Zasada ta nie ma zastosowania, gdy zachowanie formy dokumentowej zostało zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego).
Podstawa prawna:
● art. 73, art. 74, art. 772, art. 773, art. 78, art. 781, art. 81 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 380; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1579
● art. 231 § 3, art. 29 § 2-4, art. 30 § 3, art. 38 § 1, art. 42 § 1, § 2, art. 55 § 2, art. 6710, art. 6712, art. 682 § 2, art. 70 § 11, art. 72 § 2, art. 86 § 3, art. 91 § 1, art. 943 § 5, art. 97 § 13, art. 1013, art. 1034 § 1, art. 110, art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142-144, art. 151 § 21, art. 1512 § 1, art. 174, art. 1741, art. 1791, art. 180, art. 1821d, art. 1821e, art. 1823 § 2, art. 1824, art. 183 § 6, art. 186 § 7, art. 1867, art. 2374 § 3, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 1666
● art. 1 pkt 7 ustawy z 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2016 r., poz. 1265
● art. 2431 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 101; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1579
Rafał Krawczyk
sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu
