Podstawę wymiaru zarówno zasiłku chorobowego, jak i wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia. Wynagrodzeniem jest przychód pracownika odpowiadający podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w tym chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika (łącznie 13,71%).

Podstawę wymiaru tworzą tylko te składniki wynagrodzenia, które podlegają oskładkowaniu i które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców bez obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) nie przysługują za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli u pracodawcy nie ma wyraźnych postanowień, że dany składnik przysługuje mimo absencji chorobowej, zakłada się, że w tym czasie pracownik go nie otrzymuje i należy go wliczyć do podstawy zasiłkowej. Jeśli jednak, mimo braku odpowiednich zapisów tej kwestii w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik płacowy jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

Składnik wynagrodzenia przysługujący za okres roczny należy uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w wysokości 1/12 części kwoty nagrody wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Przykład

Pracownik chorował od 10 do 19 lutego 2014 r. Pracownik jest uprawniony do nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za okres od lutego 2013 r. do stycznia 2014 r. oraz 1/12 część nagrody wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. za 2013 r.

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok, za który wypłacono mu nagrodę (lub korzystał z urlopu wychowawczego albo bezpłatnego), to w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się nagrodę w wysokości proporcjonalnej do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych przepracowanych w tym roku przez pracownika.

Przykład

Pracownik zatrudniony od 1 marca 2013 r. stał się niezdolny do pracy w grudniu 2013 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego zostało przyjęte wynagrodzenie za okres od marca 2013 r. do listopada 2013 r. W styczniu 2014 r. pracownikowi została wypłacona premia roczna za 2013 r. w kwocie 1730 zł (a po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika 1492,82 zł). Pracownik nie zachowuje prawa do premii rocznej za czas pobierania zasiłków. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć premię roczną w wysokości 1/10 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tym roku w kwocie 149,28 zł (1492,82 zł : 10 miesięcy).

W sytuacji gdy w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy dokonano zapisu, zgodnie z którym nagroda ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy pobierania świadczeń chorobowych, to przed uwzględnieniem jej w podstawie wymiaru podlega uzupełnieniu (do kwoty, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował cały roczny okres). Przeliczenia tego dokonuje się nawet wtedy, gdy w danym roku pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. Podstawę wymiaru uzupełnia się, dzieląc osiągnięte wynagrodzenie przez liczbę dni roboczych, w których zostało uzyskane, a następnie mnożąc przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w danym roku.

Przykład

Pracownica była niezdolna do pracy od 16 do 28 grudnia 2013 r. i od pierwszego dnia choroby miała prawo do zasiłku chorobowego, gdyż w kwietniu i maju wykorzystała 33 dni wynagrodzenia chorobowego oraz w maju przez 16 dni przebywała na zasiłku chorobowym. Pracownicy poza wynagrodzeniem zasadniczym przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne, które jest proporcjonalnie zmniejszane za czas choroby. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownicy za okres od grudnia 2012 r. do listopada 2013 r. oraz nagroda roczna za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, tj. za 2012 r. Pracownica otrzymała nagrodę w wysokości 2190 zł (po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek 13,71%, tj. 1889,75 zł). Nagroda ta została wypłacona w niepełnej wysokości, ponieważ pracownica w poprzednim roku miała obowiązek przepracować 252 dni, a przepracowała 190 dni roboczych, gdyż przez 62 dni była nieobecna w pracy z powodu choroby. Nagroda, po uzupełnieniu, podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie 2507,40 zł (1889,75 zł : 190 dni = 9,95 zł; 9,95 zł x 252 dni). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć premię roczną w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. 208,95 zł (2507,40 zł : 12 miesięcy).

Składnik roczny może być także uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej dla stałych składników wynagrodzenia, tj. może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował. Typowym przykładem jest dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Stanowi ono 8,5% sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Jeśli jednak przepisy wewnątrzzakładowe nie zawierają postanowienia o proporcjonalnym zmniejszeniu nagrody, to należy ją wliczać do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w wysokości 1/12 kwoty faktycznie uzyskanej. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres pobierania zasiłku.

Przykład

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 29 stycznia do 27 lutego 2014 r. W roku poprzedzającym, za który wypłacono nagrodę roczną (2013 r.), był nieobecny w pracy z powodu choroby przez 120 dni robocze (w tym okresie obowiązywały 251 dni robocze) i otrzymał nagrodę w wysokości 2209,02 zł (kwota pomniejszona o 13,71%). Z regulaminu przyznawania rocznej nagrody uznaniowej wynika, że nagroda ta jest przyznawana pracownikom w kwocie uznaniowej, w zależności od oceny wyników pracy pracownika w danym roku. Regulamin nie zawiera zapisów o zasadach pomniejszania wysokości nagrody za okres pobierania zasiłków. Nagrodę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Jeżeli w okresie, który jest brany do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, niektóre składniki wynagrodzenia, np. premie, zostały wypłacone zaliczkowo, wlicza się je w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu podstawę przelicza się z uwzględnieniem tych składników i wyrównuje wysokość zasiłku.

Przykład

Pracownik zatrudniony od 2008 r. w lipcu 2013 r. zachorował, przedkładając zwolnienie na okres 20 dni. Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od lipca 2012 r. do czerwca 2013 r. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 2740 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 2364,35 zł). W styczniu otrzymał nagrodę roczną za 2012 r., która została ustalona w wysokości 1800 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 1553,22 zł). Nagroda została wypłacona zaliczkowo. W lutym 2014 r. pracodawca dokonał wyrównania przysługującej nagrody, która w pełnej wysokości wynosiła 2790 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 2407,49 zł). W tej sytuacji należy ponownie ustalić wysokość podstawy wymiaru zasiłku oraz wypłacić pracownikowi wyrównanie.

1. Pierwotnie ustalone przeciętne miesięczne wynagrodzenie wynosiło:

● wynagrodzenie zasadnicze z umowy: 2364,35 zł,

● część przypadająca na składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, tj. na rok w przeliczeniu na miesiąc: 1553,22 zł : 12 miesięcy = 129,43 zł.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło:

2364,35 zł + 129,43 zł = 2493,78 zł.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby:

2493,78 zł : 30 dni = 83,13 zł,

83,13 zł x 80% = 66,50 zł (za dzień niezdolności do pracy),

66,50 zł x 20 dni = 1330 zł.

2. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie po przeliczeniu wyniesie:

2407,49 zł : 12 miesięcy = 200,62 zł (nagroda roczna w przeliczeniu na miesiąc),

2364,35 zł + 200,62 zł = 2564,97 zł.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby:

2564,97 zł : 30 dni = 85,50 zł,

85,50 zł x 80% = 68,40 zł (za dzień niezdolności do pracy),

68,40 zł x 20 dni = 1368 zł,

1368 zł - 1330 zł = 38 zł.

W celu wyrównania różnicy wysokości należnego wynagrodzenia/zasiłku chorobowego pracownikowi należy dopłacić 38 zł.

Może zdarzyć się sytuacja, że pracownikowi przysługują składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, lecz nie zostały wypłacone. Wówczas, bez względu na przyczynę ich niewypłacenia, podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić bez tych składników. Taka sytuacja oznacza konieczność przeliczenia podstawy po wypłaceniu składnika za rok poprzedzający i uwzględnienia go oraz wyrównania wysokości zasiłku.

Przykład

Pracownik nabył prawo do zasiłku chorobowego za okres od 9 do 17 lutego 2014 r. Podstawę jego wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od lutego 2013 r. do stycznia 2014 r. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownik otrzymuje nagrodę roczną, która nie przysługuje za okres pobierania zasiłku chorobowego. Za 2013 r., tj. za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, pracownik nie otrzymał tej nagrody, ponieważ dyrekcja zakładu podjęła decyzję o niewypłacaniu nagrody ze względu na trudną sytuację finansową. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie należy zatem uwzględniać składnika rocznego. W przypadku wypłaty nagrody za 2013 r. należy ponownie przeliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i dokonać jego wyrównania.

Jeżeli w miesiącu, w którym pracownik otrzymał składnik wynagrodzenia za okres dłuższy niż 1 miesiąc, np. składnik kwartalny lub roczny, jego przychód (stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne) przewyższał kwotę odpowiadającą 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok, a pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i w związku z tym nie osiągnął pełnego wynagrodzenia - wówczas w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia za dany miesiąc oraz wysokości rocznej nagrody należy obliczyć średni wskaźnik składek i o ten wskaźnik pomniejszyć stały miesięczny przychód oraz nagrodę roczną.

Średni wskaźnik potrąconych składek wylicza się według następującego wzoru:

Przykład

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu 2014 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie za okres od stycznia 2013 r. do grudnia 2013 r. W grudniu 2013 r., tj. w miesiącu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, przychód pracownika przewyższył kwotę 30-krotności prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w tym roku, tj. kwotę 111 390,00 zł. W tym miesiącu wypłacono pracownikowi nagrodę roczną, która zgodnie z regulaminem jest pomniejszana za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Łączny przychód pracownika w grudniu 2013 r. wyniósł 16 340 zł, w tym 9230 zł stanowiła nagroda roczna. W celu ustalenia wysokości wynagrodzenia za grudzień 2013 r. oraz wysokości rocznej nagrody, po pomniejszeniu jej o kwoty potrąconych składek, należy obliczyć średni wskaźnik i o ten wskaźnik pomniejszyć stały miesięczny przychód za grudzień 2013 r. (wynagrodzenie w umowie o pracę - 10 900 zł) oraz nagrodę roczną. Od łącznej kwoty wypłaconego w grudniu 2013 r. wynagrodzenia pracodawca potrącił składkę w łącznej wysokości 1265,10 zł, w tym składkę na ubezpieczenie chorobowe 400,33 zł (2,45% od kwoty 16 340 zł), a na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 864,77 zł (11,26% od kwoty 7680 zł, tj. od kwoty niestanowiącej przekroczenia rocznego limitu prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia).

Średni wskaźnik wynosi 7,74% (1265,10 zł, tj. kwota potrąconych składek x 100 : 16 340 zł). Wynagrodzenie za grudzień 2013 r. powinno być przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 10 056,34 zł (10 900 zł - 843,66 zł, tj. wynagrodzenie z umowy o pracę po pomniejszeniu o 7,74%, czyli o kwotę pełnej składki ustalonej przy zastosowaniu średniego wskaźnika składek).

Roczna nagroda po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne przy zastosowaniu średniego wskaźnika składek wynosi 8515,60 zł (9230 zł - 714,40 zł, tj. 7,74% z kwoty 9230 zł) i powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12.

BOGUSŁAW NOWAKOWSKI

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 36, art. 41, art. 42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. DzU z 2014 r. poz. 159),

● art. 19 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. DzU z 2013 r. poz. 1442; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1717),

● obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 14 grudnia 2012 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2013 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (MP z 2012 r. poz. 1018)