18 sierpnia br. Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych (KR RIO) opublikowała wyniki kontroli "Inwentaryzacji składników mienia w jednostkach samorządu terytorialnego (2011-2014)". Wyniki są dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) bardzo niekorzystne.

Znaczenie inwentaryzacji

Jak przypomina KR RIO, "inwentaryzacja stanowi najistotniejszy element weryfikacji majątku jednostek. (...) Inwentaryzacja ma na celu przede wszystkim ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. W dalszej kolejności powinno nastąpić porównanie wyników ustaleń dokonanych w trakcie inwentaryzacji z danymi, które widnieją w księgach jednostki, a także ustalenie, wyjaśnienie i rozliczenie, przez odpowiednie zapisy w księgach, pojawiających się ewentualnie różnic inwentaryzacyjnych". Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika zarówno z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: u.r.), jak i z nadrzędnych zasad rachunkowości. Artykuł 26 ust. 1 u.r. przewiduje, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości dotyczy wiarygodności danych w księgach rachunkowych jednostki, przewidując, że dane zawarte w dokumentacji księgowej w postaci zapisów księgowych muszą być zgodne z faktycznym przebiegiem zdarzeń gospodarczych. Jak przypomina KR RIO, "inwentaryzacja ma na celu przede wszystkim ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. W dalszej kolejności powinno nastąpić porównanie wyników ustaleń dokonanych w trakcie inwentaryzacji z danymi, które widnieją w księgach jednostki, a także ustalenie, wyjaśnienie i rozliczenie, przez odpowiednie zapisy w księgach, pojawiających się ewentualnie różnic inwentaryzacyjnych".

Wyniki kontroli

Kontrola KR RIO ujawniła nieprawidłowości na wielu polach związanych z inwentaryzacją mienia i na każdym jej etapie. Najczęściej dotyczyły one nieprzeprowadzenia inwentaryzacji bądź zastosowania niezgodnych z u.r. metod inwentaryzacji (m.in. w odniesieniu do nieruchomości zaliczanych do środków trwałych). Przy czym nieprawidłowości podzielono m.in. na następujące grupy:

1) zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów (polegające na niewydaniu przez kierownika jednostki, pomimo ustawowego obowiązku zarządzenia o jej przeprowadzeniu), lub nieobjęcie inwentaryzacją wszystkich aktywów i pasywów,

2) przeprowadzenie czynności inwentaryzacyjnych w sposób niezgodny z przepisami prawa, w tym zastosowanie niewłaściwej metody inwentaryzacji, niezachowanie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji,

3) nieudokumentowanie lub niewłaściwe udokumentowanie wyników inwentaryzacji,

4) nierozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach roku, którego dotyczyła,

5) niedokonanie spisu z natury środków trwałych będących własnością innych jednostek,

6) nieprawidłowe regulacje wewnętrzne jednostek dotyczące inwentaryzacji.

Według KR RIO, "przyczyn wystąpienia nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji jest wiele, ale najczęściej są one konsekwencją nieznajomości, nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących rachunkowości, niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej, a także niewłaściwego wykonywania obowiązków przez pracowników". Efektem kontroli było 60 wystąpień pokontrolnych do kierowników jednostek samorządu terytorialnego (przesłane do wiadomości przewodniczących rad i sejmików) "wskazujących źródła i przyczyny nieprawidłowości, ich rozmiary, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności celem niedopuszczenia do ich ponownego wystąpienia w przyszłości".

Wnioski pokontrolne

Wyniki kontroli były na tyle niepokojące, że KR RIO wystąpiła z postulatem wprowadzenia "przepisów wzmacniających system kontroli zarządczej w zakresie rachunkowości, poprzez określenie konkretnych zadań kierowników jednostek dotyczących inwentaryzacji".

Podstawową metodą inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów jest inwentaryzacja przeprowadzana drogą spisu z natury.

Zmiana przepisów w tym zakresie miałaby polegać na wprowadzeniu, jako szczególnej zasady rachunkowości jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, obowiązku ustalenia przez kierownika jednostki, w formie pisemnej, procedur dotyczących inwentaryzacji oraz ich aktualizowania, odpowiadających specyfice danej jednostki, a zwłaszcza:

1) zakresu zadań kierownika jednostki, głównego księgowego i pracowników wykonujących czynności w zakresie inwentaryzacji,

2) terminów przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych oraz terminów ich rozliczania,

3) sposobu dokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji.

Dodatkowo KR RIO zaproponowała umożliwienie kierownikowi jednostki w większości przypadków zmiany metody inwentaryzacji budynków i budowli stanowiących własność JST. Obecnie musi to być przeprowadzone drogą spisu z natury. Często przekracza to możliwości kadrowe i finansowe poszczególnych JST. KR RIO chce, by zmienić to na metodę weryfikacji stosowaną obecnie przy nieruchomościach, do których jest utrudniony dostęp.

Pełną treść raportu można pobrać ze strony www.rio.gov.pl.

WIOLETTA KĘPKA

dziennikarka specjalizująca się w tematyce samorządowej

PODSTAWA PRAWNA

● art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)