20/2013 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 08.10.2013 Harmonogram inwentaryzacji okresowej w jednostkach sektora finansów publicznych kontynuujących działalność
| Lp. | Termin | Metoda inwentaryzacji | Składniki aktywów i pasywów |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego1) (31 grudnia), z tym że termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 4 lat w dowolnie wyznaczonym przez kierownika jednostki terminie | Spis z natury | Nieruchomości2) (budowle, budynki, będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego) zaliczane do inwestycji oraz do środków trwałych |
| Znajdujące się na terenie strzeżonym3) inne niż ww. nieruchomości środki trwałe (w tym środki trwałe będące własnością innych podmiotów, powierzone jednostce do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania - obowiązek nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | |||
| Weryfikacja prawidłowości sald na podstawie dokumentacji źródłowej jednostki | Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. prawo użytkowania wieczystego gruntu) | ||
| Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony: ● zaliczane do nieruchomości (np. budowle podziemne), ● inne niż nieruchomości, znajdujące się na terenie strzeżonym | |||
| Znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe, których przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe | |||
| 2. | Rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia), z tym że termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 2 lat w dowolnie wyznaczonym przez kierownika jednostki terminie | Spis z natury | Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, znajdujące się w strzeżonych składowiskach4) i objęte ewidencją ilościowo-wartościową |
| 3. | Rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia), z tym że termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację przeprowadzono raz w roku w dowolnie wyznaczonym przez kierownika jednostki terminie | Spis z natury | Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki |
| Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną | |||
| 4. | Rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia). W praktyce przyjmuje się, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w takim terminie, aby jej wyniki mogły być ujęte w księgach rachunkowych roku, za który była ona przeprowadzana, przed ich zamknięciem i sporządzeniem zestawienia obrotów i sald oraz sprawozdania finansowego za ten rok. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, a więc na 31 grudnia, zestawienie obrotów i sald roku obrotowego sporządza się nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, czyli do 26 marca, a w latach przestępnych do 25 marca roku kolejnego, natomiast sprawozdanie finansowe za dany rok sporządzane jest do 31 marca roku następnego | Spis z natury | Aktywa pieniężne przechowywane w jednostkach (np. w kasie) |
| Papiery wartościowe w postaci materialnej | |||
| Materiały i towary oraz produkty gotowe, których wartość odpowiednio na dzień ich zakupu lub wytworzenia jest odpisywana w koszty, a które nie zostały zużyte/zbyte do końca roku obrotowego | |||
| Otrzymanie pisemnego potwierdzenia sald od banków | Aktywa pieniężne jednostek zgromadzone na rachunkach bankowych: ● rachunek bieżący jednostki/rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych, ● rachunek dochodów jednostek budżetowych (w jednostkach prowadzących działalność oświatową), ● rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), ● inne rachunki bankowe (np. rachunek sum depozytowych) | ||
| Pisemne uzgodnienie sald z kontrahentami5) | Aktywa pieniężne należące do jednostki przechowywane przez inne podmioty | ||
| Papiery wartościowe w formie zdematerializowanej | |||
| Weryfikacja prawidłowości sald na podstawie dokumentacji źródłowej jednostki | Należności sporne i wątpliwe | ||
| Należności od kontrahentów, które z uzasadnionych przyczyn nie mogły być zinwentaryzowane w drodze uzgodnienia salda | |||
| Należności publicznoprawne | |||
| Należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (w tym od pracowników jednostki) | |||
| Wszystkie zobowiązania jednostki | |||
| Środki trwałe w budowie (z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyn i urządzeń, podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury) | |||
| Fundusze jednostki i fundusze specjalne (np. ZFŚS) | |||
| Inne aktywa i pasywa niewymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także wymienione w tych przepisach, ale które z uzasadnionych przyczyn nie mogły zostać zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda | |||
| 5. | Rokrocznie, na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia), z tym że termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego (czyli nie wcześniej niż 1 października danego roku), a zakończono do 15 dnia następnego roku (czyli do 15 stycznia następnego roku), ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (czyli po 31 grudnia danego roku) | Spis z natury | Środki trwałe jednostki inne niż nieruchomości, znajdujące się na terenie niestrzeżonym (w tym środki trwałe będące własnością innych podmiotów, powierzone jednostce do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania - obowiązek nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) |
| Rzeczowe składniki aktywów obrotowych: ● objęte wyłącznie ewidencją ilościową, ● objęte ewidencją ilościowo-wartościową, ale znajdujące się na niestrzeżonych składowiskach | |||
| Pisemne uzgodnienie sald z kontrahentami | Należności od kontrahentów, w tym udzielone przez jednostkę pożyczki, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i publicznoprawnych | ||
| Własne składniki aktywów powierzone kontrahentom |
|
|
1) Przez pojęcie "rok obrotowy" dla celów prowadzenia rachunkowości rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również dla celów podatkowych, który jest określony w statucie lub umowie, na podstawie której została utworzona jednostka. W przypadku jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych rokiem obrotowym jest rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu.
2) "Nieruchomości" w rozumieniu przepisów o rachunkowości stanowią: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego.
3) i 4) Ogólnie obowiązujące przepisy nie zawierają definicji "terenu strzeżonego" i "strzeżonego składowiska". Warunki konieczne, aby tereny i składowiska jednostki uznać za strzeżone, określa kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjętą w jednostce politykę rachunkowości. Generalnie tereny i składowiska strzeżone powinny mieć zabezpieczenia niepozwalające na dostęp osób nieupoważnionych do znajdujących się na nich składników majątkowych. Zabezpieczenia te polegają m.in. na: ogrodzeniu terenów, montowaniu dodatkowych zabezpieczeń w budynkach i pomieszczeniach (kraty, drzwi antywłamaniowe), zamykaniu terenów ogrodzonych i pomieszczeń uniemożliwiającym nieuprawniony dostęp z zewnątrz, instalacji monitoringu i/lub systemów alarmowych, stałym dozorze wykonywanym przez pracowników jednostki lub wyspecjalizowane firmy zajmujące się ochroną mienia itp.
5) Inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu aktywów jednostki wykazanego w jej księgach rachunkowych, a w razie stwierdzenia różnic - na ich wyjaśnieniu i rozliczeniu. Ponieważ przepisy o rachunkowości nie zezwalają na tzw. milczące potwierdzenie salda, jednostka - aby uznać takie saldo za uzgodnione, musi mieć odpowiednie dokumenty. W praktyce możliwe są w tym zakresie dwa rozwiązania.
SCHEMAT. Udokumentowanie potwierdzenia prawidłowości salda należności
Jeśli dłużnik mimo prawidłowego wezwania nie potwierdzi salda w żaden z wymienionych na schemacie sposobów (nie odeśle potwierdzenia salda, nie opłaci należności) bądź potwierdzi je tylko w części albo zakwestionuje saldo w całości, fakty te należy odnotować w dokumentacji inwentaryzacyjnej i zinwentaryzować należności metodą weryfikacji zapisów księgowych z dokumentacją źródłową.
Podstawy prawne
● art. 3 ust. 1 pkt 9, 15, art. 17 ust. 2 pkt 4, art. 24 ust. 5 pkt 2, art. 26, art. 27, art. 52 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)
● art. 109 ust. 4, art. 211 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 938)
● § 17 ust. 1 i 2, § 18 ust. 1, § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)
