Krok 1. Ustalenie prawa do trzynastki

Katalog osób uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) wynika z przepisów ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym). Każdy pracownik podlegający przepisom tej ustawy ma prawo do trzynastki, pod warunkiem że spełni określone wymagania. Podstawowym kryterium jest przepracowany przez pracownika okres w danym roku kalendarzowym. Niezdolność do pracy zarówno w okresie pobierania przez pracownika wynagrodzenia, jak i zasiłku chorobowego, nie może być wliczana do czasu przepracowanego przez pracownika, wymaganego do uzyskania prawa do trzynastki.

Na prawo pracownika do trzynastki nie wpływa termin, na jaki została z nim zawarta umowa o pracę (umowa terminowa czy bezterminowa). Znaczenia nie ma też wymiar etatu osoby zatrudnionej. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego mogą nabyć osoby zatrudnione zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy, na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak też nieokreślony.

Pracownik zatrudniony na podstawie dwóch odrębnych umów o pracę z jednym pracodawcą ma takie same uprawnienia w kwestii dodatkowego wynagrodzenia rocznego jak pracownik zatrudniony u kilku pracodawców. Jeżeli pracownik pozostaje zatrudniony u kilku pracodawców, u każdego z nich może nabyć prawo do trzynastki - pod warunkiem przepracowania wymaganego okresu. W obu przypadkach prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustalane będzie odrębnie dla każdej z umów pracownika.

Uwaga!

Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dotyczą jedynie pracowników świadczących pracę w ramach stosunku pracy.

Trzynastka w pełnej wysokości

Trzynastka w wysokości proporcjonalnej

Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości - po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Jest to podstawowy warunek, gwarantujący pracownikowi pełną trzynastkę.

Uwaga!

Przepracowanie w rozumieniu ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie jedynie pozostawanie w stosunku pracy.

Jeżeli pracownik przepracował część roku, może nabyć prawo jedynie do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu. Przepracowany okres musi jednak w takim przypadku wynosić co najmniej 6 miesięcy. Pod uwagę należy brać tylko okresy przepracowane u pracodawcy, u którego pracownik nabywa prawo do trzynastki.

Uwaga!

Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie wskazują, że przepracowany przez pracownika okres, uprawniający go do trzynastki, musi trwać nieprzerwanie. Pracodawca przy ustalaniu uprawnień pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinien zsumować okresy zatrudnienia pracownika u siebie w danym roku.

Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do trzynastki nie jest wymagane w niektórych przypadkach. Pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, gdy przepracował mniej niż 6 miesięcy z powodu:

1) nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim, zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);

2) zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;

3) powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;

4) rozwiązania stosunku pracy w związku z:

● przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

● przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

● likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

● likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

5) podjęcia zatrudnienia:

● w wyniku przeniesienia służbowego,

● na podstawie powołania lub wyboru,

● w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

● w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

● po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

6) korzystania:

● z urlopu wychowawczego,

● z urlopu macierzyńskiego,

● z dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
● z urlopu ojcowskiego,

● z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

● z dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

● z urlopu dla poratowania zdrowia,

● przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;

7) korzystania z urlopu rodzicielskiego;

8) wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Krok 2. Utrata uprawnień do trzynastki

Pracownik, który nie przepracował wymaganego okresu, nie nabędzie prawa do trzynastki. Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewidują jednak pewne szczególne przypadki, w których pomimo przepracowania wymaganego okresu i nabycia prawa do trzynastki pracownik może to świadczenie stracić.

Pracownik nie nabywa prawa do trzynastki w przypadku:

● nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,

● stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,

● wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,

● rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Podstawy do pozbawienia pracownika trzynastki wystąpią tylko wówczas, gdy wymienione przypadki będą miały miejsce w roku, za który trzynastka pracownikowi przysługuje.

Krok 3. Ustalanie wysokości trzynastki

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje.

Przy określaniu podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględnia się elementy wynagrodzenia, które służą do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika. Wyjątek stanowi wynagrodzenie otrzymane za urlop wypoczynkowy. Wprawdzie nie jest ono uwzględniane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jednak w przypadku ustalania wysokości trzynastki należy wynagrodzenie to brać pod uwagę.

Do podstawy trzynastki należy wliczać również wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy.

Uwaga!

Przy obliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie stosuje się zasad dotyczących wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Krok 4. Wypłata trzynastki

Pracodawca podlegający przepisom ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym ma obowiązek wypłacić pracownikom trzynastki, jeżeli nabyli oni do niej prawo. Pracodawca nie może zatem odmówić wypłaty trzynastki pracownikowi, który jest do niej uprawniony.

Pracodawca powinien dokonać wypłaty trzynastki w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego po tym, za który trzynastka przysługuje. Dla pracodawców jest on wiążący, ponieważ przekroczenie daty 31 marca roku następnego spowoduje naruszenie przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym.

W razie opóźnionej wypłaty trzynastki pracownik ma prawo do odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca odpowiedzialności nie ponosi.

WYJĄTEK! Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę z innych przyczyn (np. przejście pracownika na emeryturę czy rentę) nie zobowiązuje pracodawcy do wypłaty trzynastki w dniu ustania stosunku pracy. Jednak wypłata trzynastki w tym dniu nie będzie naruszeniem obowiązujących przepisów. W takim przypadku pracodawca może, chociaż nie musi, wypłacić trzynastkę pracownikowi wcześniej.

Uwaga!

Pracodawca, który nie wypłaca dodatkowego wynagrodzenia rocznego w ustalonym terminie, obniża je bezprawnie lub dokonuje bezpodstawnych potrąceń, musi pamiętać, że na podstawie art. 282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Z tego tytułu może zostać obciążony karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Krok 5. Rozliczenie trzynastki

Dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu jak wynagrodzenie (na zasadach ogólnych na podstawie obowiązującej skali podatkowej). W tym przypadku mają więc zastosowanie pracownicze koszty uzyskania przychodów - tak jak przy wynagrodzeniach.

Trzynastki, jako przychód ze stosunku pracy, stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Trzynastka jest przychodem pracownika ze stosunku pracy w momencie jej wypłaty (postawienia do dyspozycji) - nawet jeżeli jest należna za okresy wcześniejsze. Trzynastka należna za 2015 r., a wypłacona w pierwszym kwartale 2016 r., jest przychodem pracownika za 2016 r., dlatego będzie podlegać rozliczeniom podatkowo-składkowym, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r.