Ustalając prawo do trzynastki, należy określić zakładowy staż pracy w jednostce. Uwzględnia się przy tym:

● wyłącznie okres faktycznego wykonywania pracy na podstawie stosunku pracy,

● okresy pracy na rzecz poprzedniej jednostki, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy albo z przepisów prawa, wynika następstwo prawne pomiędzy poprzednim a nowym pracodawcą.

Prawo
do trzynastki
w pełnej
wysokości

Pracownik nabywa prawo do trzynastki w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego.

Uwaga! Przepracowanie - w rozumieniu ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie jedynie pozostawanie w stosunku pracy (uchwała SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03).

Prawo
do trzynastki
w zmniejszonej
wysokości

Pracownik nabywa prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do efektywnie przepracowanego okresu w danym roku kalendarzowym:

1. Pod warunkiem że okres przepracowany wynosi co najmniej 6 miesięcy;

2. Bez spełnienia wymogu przepracowania co najmniej 6 miesięcy - w następujących szczególnych przypadkach:

1) nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);

2) zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;

3) powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;

4) rozwiązania stosunku pracy w związku z:

● przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

● przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

● likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

● likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

5) podjęcia zatrudnienia:

● w wyniku przeniesienia służbowego,

● na podstawie powołania lub wyboru,

● w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

● w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

● po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

6) korzystania:

● z urlopu wychowawczego,

● z urlopu macierzyńskiego,

● z dodatkowego urlopu macierzyńskiego,

● z urlopu ojcowskiego,

● z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

● z dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

● z urlopu dla poratowania zdrowia,

● przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;

7) korzystania z urlopu rodzicielskiego;

8) wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Wskazane przypadki stanowią katalog zamknięty.

Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie wskazują, że przepracowany przez pracownika okres, uprawniający go do trzynastki w wysokości proporcjonalnej, musi trwać nieprzerwanie. Gdy pomiędzy poszczególnymi przepracowanymi przez pracownika okresami występują przerwy, pracodawca przy ustalaniu uprawnień pracownika do trzynastki powinien zsumować okresy zatrudnienia pracownika u siebie w danym roku kalendarzowym.

Uwaga! Okresy pobierania przez pracownika niezdolnego do pracy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego nie podlegają wliczeniu do 6-miesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do trzynastki na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym (uchwała SN z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11).

Utrata
uprawnień
do trzynastki

Pracownik nie nabywa prawa do trzynastki w przypadku:

● nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,

● stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,

● wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,

● rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Uwaga! Pracownik zostanie pozbawiony prawa do trzynastki tylko wtedy, gdy wymienione przypadki będą miały miejsce w roku, za który trzynastka pracownikowi przysługuje.

Podstawę trzynastki stanowi suma wynagrodzenia i jego elementów dodatkowych z okresu uprawniającego pracownika do trzynastki, ustalonego w kroku 1.

Należy uwzględnić tu elementy wynagrodzenia, które służą do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika.

Wyjątek! Wynagrodzenie otrzymane za urlop wypoczynkowy, które nie jest uwzględniane przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należy brać pod uwagę przy ustalaniu podstawy trzynastki.

Składniki
wliczane
do podstawy
trzynastki

Do podstawy trzynastki należy wliczać:

1) wynagrodzenie zasadnicze pracownika za pracę faktycznie wykonaną;

2) inne składniki wynagrodzenia oraz świadczenia, które mają charakter składnika wynagrodzenia pracownika, np.:

● dodatek stażowy,

● premia, inne dodatki (funkcyjny, specjalny) o stałym, periodycznym charakterze - nie uwzględnia się dodatku w części, w jakiej został wypłacony za okres nieobecności w pracy,

● inne świadczenia niż wymienione, które uwzględnia się przy wyliczeniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop;

3) wynagrodzenie otrzymane za urlop wypoczynkowy;

4) wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy.

Składniki
niewliczane
do podstawy
trzynastki

Do podstawy trzynastki nie należy wliczać:

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

● wynagrodzenia za usprawiedliwione nieobecności w pracy, inne niż urlop wypoczynkowy (np. wynagrodzenie za okres korzystania z urlopu szkoleniowego),

● ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru trzynastki pod uwagę bierze się składniki wynagrodzenia, jakie są uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Natomiast przy obliczaniu wysokości trzynastki nie stosuje się zasad dotyczących wyliczenia tego ekwiwalentu.

Trzynastkę oblicza się, mnożąc jej podstawę, wyliczoną w kroku 2, przez 8,5%. Podlega ona opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Trzynastka należna za 2014 r., a wypłacona w marcu 2015 r., jest przychodem pracownika za marzec 2015 r., dlatego będzie podlegać rozliczeniom podatkowo-składkowym, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2015 r.

Pracodawca nie może odmówić wypłaty trzynastki pracownikowi, który jest do niej uprawniony.

Trzynastkę wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który ona przysługuje. Oznacza to, że pracodawca w okresie od stycznia do marca może dowolnie wybrać termin, w którym dokona wypłaty przysługujących pracownikom trzynastek.

Wyjątek! Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Pracodawca ma obowiązek terminowej i prawidłowej wypłaty trzynastek. Pracodawca, który nie wypłaca trzynastki w ustalonym terminie, obniża ją bezprawnie lub dokonuje bezpodstawnych obciążeń popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Z tego tytułu może zostać obciążony karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.