Przy obliczaniu zaliczki na podatek pracodawca stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, w którym poinformuje pracodawcę, że miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof). W odniesieniu do dodatku za rozłąkę należy uznać, że pracownik nie musi składać oświadczenia o jego otrzymywaniu, gdyż kwestia ta pozostaje w zakresie wiedzy pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że pracownik może pracować u kilku pracodawców i otrzymywać taki dodatek od jednego z nich, a wystąpić o podwyższone koszty uzyskania przychodów u drugiego.

Zobacz wideoszkolenie "Przychody zestosunku pracy - wartości pieniężne, koszty" dostępne w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Moment zaprzestania stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Możliwość stosowania przez część roku podatkowego standardowych, a przez część roku podwyższonych kosztów uzyskania przychodu potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 18 sierpnia 2006 r. wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów (sygn.1438/DF-1/415-143/213/06/AG). Organ podatkowy potwierdził, że w trakcie trwania roku podatkowego, z uwagi na zmianę miejsca zamieszkania, możliwe jest zastosowanie kosztów uzyskania przychodów w różnej wysokości - w standardowej, np. za pierwsze 4 miesiące roku podatkowego i podwyższonej za pozostałych 8 miesięcy roku podatkowego, w których miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

W prawie podatkowym obowiązuje zasada, że zmiany w zakresie oświadczenia mającego wpływ na obowiązki płatnika w zakresie obliczania zaliczki na podatek dochodowy obowiązują od miesiąca następującego po złożeniu oświadczenia. Przykładowo, art. 32 ust. 7 ustawy pdof określa, że zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 ustawy o pdof, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złoży płatnikowi pisemne oświadczenie o rezygnacji z ich stosowania. Zasada ta dotyczy 50% kosztów uzyskania przychodów związanych m.in. z prawami autorskimi. Należy jednak zwrócić uwagę, że w odniesieniu do powiadomienia pracodawcy przez pracownika o zmianie przesłanek do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wprost nie zakazał, że takie powiadomienie obowiązuje dopiero od następnego miesiąca po jego złożeniu.

Pozwala to na dużą elastyczność co do zmian w zakresie stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca zezwolił na taką elastyczność z uwagi na to, że zastosowanie przez pracodawcę niezgodnie ze stanem faktycznym podwyższonych kosztów uzyskania przychodów wymusza konieczność dopłaty podatku dochodowego przez podatnika w zeznaniu rocznym albo powoduje powstanie nadpłaty. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów na bieżąco na podstawie stanu faktycznego, np. z powodu zmiany miejsca zamieszkania pracownika, pozwala uniknąć takich sytuacji.

UWAGA!

Powiadomienie pracodawcy o prawie do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów obowiązuje od dnia przedstawienia przez pracownika oświadczenia w tym zakresie.

PRZYKŁAD

Adam K. mieszka w Krakowie, a pracuje w Warszawie, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Do połowy 2013 r. pracodawca stosował do wynagrodzenia pracownika, na podstawie jego oświadczenia, podwyższone koszty uzyskania przychodów (139,06 zł miesięcznie). 1 sierpnia 2013 r. pracownik poinformował pracodawcę, że od 1 lipca 2013 r. wynajmuje mieszkanie w Warszawie. Pracodawca 1 sierpnia 2013 r. nie opłacił jeszcze zaliczki na podatek dochodowy od wypłat dokonanych w lipcu 2013 r. Dlatego do obliczenia zaliczki za lipiec 2013 r. może wykorzystać informację o zmianie miejsca zamieszkania przez pracownika i przyjąć koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł. W efekcie pracodawca zapłaci za lipiec niższą zaliczkę na podatek.

PRZYKŁAD

Maciej G. mieszka w Łodzi, a pracuje w Olsztynie. 26 sierpnia 2013 r. pracownik poinformował pracodawcę, że 1 lipca 2013 r. jego miejscem zamieszkania jest Olsztyn. Pracodawca 26 sierpnia 2013 r. opłacił już zaliczkę na podatek dochodowy za lipiec 2013 r. Pracodawca może uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł obliczając zaliczkę na podatek od wypłat dokonanych pracownikowi w sierpniu 2013 r.

PRZYKŁAD

Tomasz P. mieszka w Warszawie, ale pracuje we Wrocławiu. 25 października 2013 r. pracownik poinformował pracodawcę, że od 1 maja 2013 r. jego miejscem zamieszkania jest Wrocław. Pracodawca z powodu utraty płynności finansowej od 1 maja 2013 r. nie wypłacał pracownikom wynagrodzeń, nie odprowadzał od nich składek ZUS ani podatku. Wynagrodzenia i obciążenia publicznoprawne uregulował dopiero w październiku 2013 r. Obliczając zaliczki na podatek za okres od maja do września 2013 r. pracodawca może uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł. Za ten okres nie wykonał bowiem obowiązków płatnika, dlatego wypełniając je w październiku może uwzględnić informację pracownika.

Oświadczenie PIT-2 a podwyższone koszty uzyskania przychodów

Mimo że zasady składania PIT-2 i oświadczenia o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów reguluje jeden przepis, tj. art. 32 ustawy o pdof, są one odmienne.

Oświadczenie PIT-2 jest wzorem urzędowym, a oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie jest sformalizowane. Zasady składania PIT-2 po raz pierwszy reguluje art. 32 ust. 3 ustawy o pdof, który wprost stanowi, że oświadczenie to można złożyć tylko przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Natomiast art. 32 ust. 5 ustawy o pdof, regulujący zasady składania oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów, nie zawiera takiego zastrzeżenia. Z porównania obu przepisów wynika, że pracownik może złożyć oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów w dowolnym momencie roku podatkowego. Moment złożenia takiego oświadczenia nie ogranicza się zatem tylko do okresu przed pierwszą wypłatą w danym roku podatkowym, tak jak ma to miejsce w odniesieniu do PIT-2. Ponadto oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów pracownik może złożyć nawet kilka razy w roku w zależności od tego, gdzie mieszkał w danym miesiącu. W art. 32 ust. 4 ustawy o pdof ustawodawca określił, że do obliczania zaliczki na podatek pracodawca nie stosuje na podstawie PIT-2 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia.

Zasady te dotyczą analogicznie rezygnacji z uwzględnienia w obliczaniu podatku kwoty wolnej, które należy stosować odpowiednio do powiadomienia pracodawcy przez pracownika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów.

PODSTAWA PRAWNA

● art. 22 ust. 2 pkt 3, ust. 9, ust. 13, art. 32 ustawy z 26 lipca o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 888

Tomasz Król

konsultant podatkowy, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i podatkowym, trener, autor kilkuset publikacji fachowych

CZYTAJ TAKŻE

"Czy pracodawca musi stosować koszty uzyskania przychodów do wynagrodzenia wypłacanego byłemu pracownikowi" - MPPiU nr 11/2011, dostępny na www.mp.infor.pl