Pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych. Dlatego zwraca koszty paliwa, które zużyje. Czy mamy obowiązek zaewidencjonować ten zwrot kosztów za pomocą kasy fiskalnej?

Tak, pracodawca powinien zaewidencjonować w kasie rejestrującej zwrot kosztów paliwa zużytego przez pracownika w celach prywatnych. Transakcje, których przedmiotem jest paliwo, są bowiem objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży w kasie. Takie stanowisko zajmują organy podatkowe.

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym na rzecz pracowników) mogą korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania tej sprzedaży w kasie rejestrującej w sytuacjach wskazanych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania wskazane w ww. rozporządzeniu nie obejmują jednak sprzedaży, której przedmiotem jest paliwo. Z § 4 pkt 1 lit. m) rozporządzenia wynika, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych nie stosuje się w przypadku dostawy:

wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.

Powoduje to, że dostawa paliw na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym pracowników) zawsze musi być ewidencjonowana za pomocą kas rejestrujących (na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Dlatego też obciążenie pracownika kosztami paliwa powinno być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w indywidualnej interpretacji z 3 lipca 2015 r., sygn. ILPP2/4512-1-250/15-4/MN, w której stwierdził, że:

(...) Wykonywanie przez podatnika m.in. czynności wymienionych w powołanym § 4 pkt 1 wyklucza możliwość zastosowania przez niego zwolnień określonych w § 2 i 3. Zatem bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, niezależnie od przysługującego podatnikowi zwolnienia od tego obowiązku, na podstawie § 2 i § 3 powołanego rozporządzenia, podlegają czynności wymienione w § 4 rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W konsekwencji po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników (zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 pkt 6 i art. 7 ust. 1 ustawy) i Spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania sprzedaży z tego tytułu przy pomocy kasy rejestrującej. (...)

Takie samo stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 30 grudnia 2015 r., sygn. ITPP1/4512-969/15/AJ.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1649

● § 4 pkt 1 lit. m) rozporządzenia Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. z 2014 r., poz. 1544; zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1498

Rafał Styczyński

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków