PROBLEM

W 2016 r. mija 12 miesięcy od wydania większości posiadanych przez spółkę certyfikatów rezydencji. Certyfikaty te nie miały wskazanego okresu ważności.

1. Czy spółka musi w związku z tym ubiegać się o otrzymanie od zagranicznych kontrahentów nowych certyfikatów?

2. Czy wystarczy otrzymanie ich w formie skanu pocztą elektroniczną?

RADA

1. Tak. Certyfikaty, w których nie określono okresu ich ważności, są ważne jedynie przez kolejne dwanaście miesięcy od dnia ich wydania.

2. Organy podatkowe żądają oryginałów certyfikatów. Forma elektroniczna tego dokumentu nie będzie zazwyczaj akceptowana. Wyjątek stanowi sytuacja, w której ustawodawstwo kraju wydającego certyfikat przewiduje jedynie elektroniczną formę jego wydania.

UZASADNIENIE

Zastosowanie niższych stawek podatku u źródła wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i niektórych zwolnień z podatku jest możliwe, pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby zagranicznego kontrahenta dla celów podatkowych uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji (patrz Encyklopedia Księgowego).

ENCYKLOPEDIA KSIĘGOWEGO

Certyfikat rezydencji - zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika (art. 4a pkt 12 updop i art. 5a pkt 21 updof).

Okres ważności certyfikatu

Spółka zastanawia się, jak długo posiadane przez nią certyfikaty rezydencji zachowują ważność, jeżeli nie jest w nich określony okres, na który je wydano. Od 4 stycznia 2015 r. zagadnienie to zostało wprost uregulowane w przepisach updop. I tak, jeżeli miejsce zamieszkania podatnika do celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania (art. 26 ust. 1i updop). Dotyczy to także certyfikatów wydanych przed 4 stycznia 2015 r. (art. 11 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw). Należy też zaznaczyć, że dla ważności certyfikatu nie ma znaczenia moment jego otrzymania przez spółkę.

Podsumowując, ważność certyfikatów rezydencji zagranicznych kontrahentów spółki wystawionych w 2015 r. na czas nieoznaczony upływa po dwunastu miesiącach od ich wydania. Spółka powinna więc po raz kolejny uzyskać je od zagranicznych kontrahentów w 2016 r.

Forma certyfikatu rezydencji

Organy podatkowe domagają się od podatników przedstawienia oryginału certyfikatu rezydencji. Przy tym zastrzegają, że certyfikat rezydencji przesłany faksem albo jako skan nie jest dokumentem potwierdzającym miejsce rezydencji podatkowej. Takie stanowisko potwierdzają także sądy administracyjne (zob. wyrok WSA w Gdańsku z 12 marca 2009 r., sygn. akt I SA/Gd 786/08).

Dla spółki oznacza to, że będzie musiała prosić swoich zagranicznych kontrahentów o oryginał wydruku certyfikatu podstemplowany i podpisany przez właściwą zagraniczną administrację podatkową. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której nie ma możliwości dostarczenia certyfikatu rezydencji w postaci oryginału papierowego dokumentu. Dzieje się tak, jeżeli w praktyce w danym kraju ich wydawanie zostało zastąpione udostępnianiem dokumentu w wersji elektronicznej na oficjalnej stronie internetowej (tak jest np. w Hiszpanii i we Francji). W takich przypadkach forma elektroniczna będzie wystarczająca dla celów udowodnienia miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika (zob. np. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 czerwca 2013 r., sygn. IBPBI/2/423-342/13/MO).

Reasumując, jeżeli spółka nie ma możliwości uzyskania certyfikatu rezydencji w postaci papierowej, gdyż kraj go wydający przewiduje jedynie formę elektroniczną tego dokumentu, może zastosować zwolnienie od podatku bądź stawkę podatku wynikającą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania na podstawie certyfikatu w wersji elektronicznej (np. pliku PDF).

PRZYKŁAD

Spółka posiada certyfikat rezydencji swojego udziałowca z siedzibą w Hiszpanii. Certyfikat ten był wydany w marcu 2015 r. Nie uwzględniono w nim okresu jego ważności. Certyfikat zachował więc swoją ważność przez 12 miesięcy od daty jego wydania. Okres ten upływa w marcu 2016 r. Po tym terminie spółka musi uzyskać nowy certyfikat rezydencji. Ponieważ w Hiszpanii certyfikaty rezydencji podatkowej są wystawiane jedynie on-line, to spółka może posługiwać się przesłanym przez kontrahenta plikiem PDF.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26 ust. 1 i 1i ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1932

● art. 11 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2014 r., poz. 1328

Marek Smakuszewski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej