Mogą Państwo zwrócić koszty noclegu w hotelu pracownikowi, któremu w umowie o pracę określono jako miejsce pracy "cały kraj". Przychód pracownika z tego tytułu jest jego przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia z pdof, jeżeli są spełnione warunki, które omawiamy szczegółowo w uzasadnieniu.

Umowa o pracę musi określać m.in. miejsce wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Jako miejsce pracy może być wskazany nie tylko konkretny punkt, ale również obszar, w obrębie którego pracownik wykonuje przypisane mu obowiązki służbowe. Obszarem tym może być, przykładowo, terytorium określonego województwa, a nawet całego kraju. Sytuacje, kiedy miejscem pracy może być bardzo rozległy obszar (np. teren całego kraju), dopuszcza Główny Inspektorat Pracy (patrz pismo z 13 lipca 2010 r., sygn. GPP-364-4560-51-1/10/PE/RP). Określenie rozległego obszaru jako miejsca wykonywania pracy musi być jednak uzasadnione charakterem wykonywanych przez pracownika obowiązków. Z pytania wynika, że z takim sposobem określenia miejsca pracy mamy do czynienia w przedstawionej sytuacji.

Zwrot kosztów noclegów (oraz innych kosztów podróży) przysługuje pracownikom odbywającym podróże służbowe, a więc wykonującym na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 k.p.). Oznacza to, że w przypadku wykonywania pracy na obszarze określonym w umowie jako miejsce jej wykonywania zwrot kosztów noclegów na podstawie przepisów Kodeksu pracy nie przysługuje. A zatem jeżeli Państwa pracownik ma określone jako miejsce pracy terytorium całego kraju, to na podstawie przepisów prawa pracy nie przysługuje mu zwrot kosztów noclegu.

Oczywiście nie oznacza to bezwzględnego zakazu zwracania przez pracodawców pracownikom takich kosztów. Nie ma przeszkód, aby pracodawcy takiego zwrotu dokonywali dobrowolnie (bez obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy). Dotyczy to również omawianej sytuacji, tj. przypadku pracownika, którego miejscem wykonywania pracy jest cały kraj. Pracownikowi temu nie przysługuje prawo do otrzymania zwrotu kosztów noclegów na podstawie przepisów pracy. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby Państwo dokonywali takiego zwrotu dobrowolnie.

Zwrot kosztów noclegu przez pracodawcę

Zwrot kosztów noclegu przychodem ze stosunku pracy

Dokonany dobrowolnie przez Państwa zwrot kosztów noclegu będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). Niestety, nie będzie to przychód zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Zwolnienie to obejmuje wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej. Nie ma ono zatem zastosowania w przypadku zwracania kosztów związanych z podróżami pracowników, którzy nie znajdują się w podróży służbowej, tak jak ma to miejsce w przypadku Państwa pracownika. Stanowisko takie prezentują zarówno organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 grudnia 2012 r., sygn. ILPB1/415-952/12-2/AP, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 kwietnia 2014 r., sygn. IPTPB1/415-15/14-4/KC), jak i sądy administracyjne. Jak czytamy w wyroku WSA w Kielcach z 3 kwietnia 2014 r., sygn. akt I SA/Ke 46/14:

(...) organ zasadnie wywiódł, że zwrot wydatków za nocleg przedstawicieli handlowych na obszarze ich działania jest przychodem ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wbrew zarzutom skargi, nie miała zatem miejsca błędna wykładnia przepisu art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 i art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.

W opisanej sytuacji należy jednak rozważyć możliwość skorzystania ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 19 updof. Zwolnienie to obejmuje wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników. Jest to zwolnienie limitowane (przysługuje do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł) i ma zastosowanie wyłącznie do przychodów osiąganych przez pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie korzysta z tego tytułu z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (art. 21 ust. 14 updof).

Jeżeli zatem miejsce zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się Państwa zakład pracy, to będzie on mógł korzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof. W związku z tym opodatkowaniu podatkiem dochodowym będzie podlegać u niego nadwyżka zwrotu kosztów noclegów ponad 500 zł.

Na możliwość korzystania ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 updof w przypadku pracowników, którzy jako miejsce pracy mają wskazane terytorium całego kraju, wskazał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 21 maja 2013 r., sygn. IPTPB1/415-109/13-4/MD. Czytamy w niej:

(...) skoro Wnioskodawca ponosi wydatki za noclegi pracowników mobilnych - przedstawicieli handlowych w związku z ich wyjazdami (niebędącymi podróżami służbowymi) w ramach obowiązków pracowniczych na rzecz Wnioskodawcy - to wartość tego świadczenia (noclegu) (...) stanowi dla tych pracowników nieodpłatne świadczenie jako przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jednakże korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, tj. do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia - przekraczającą kwotę 500 zł - ponoszoną przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu ww. pracownikom, Wnioskodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Warto zauważyć, że organ podatkowy nie odniósł się do konieczności spełniania przez przedstawicieli handlowych ustawowych warunków tego zwolnienia, o których mowa w art. 21 ust. 14 updof Dlatego aby się upewnić, czy Państwa pracownik może korzystać z przywołanego zwolnienia, warto zwrócić się o wydanie interpretacji indywidualnej w tej sprawie.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 29 § 1 pkt 2 i art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208

● art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 i 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego