Zleceniodawca, czyli płatnik składek, w pierwszej kolejności ma obowiązek prawidłowo ustalić obowiązek ubezpieczeń zleceniobiorcy i zgłosić go do właściwych ubezpieczeń.

I. Dokumentacja zgłoszeniowa

Zgłoszenie do ubezpieczeń

Zasadniczo zgłoszenia ubezpieczonego trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Dla zleceniobiorców datą powstania obowiązku ubezpieczeń jest dzień oznaczony w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Również w przypadku gdy 2 (lub więcej) umowy zlecenia są zawarte z tym samym płatnikiem (przedmiot umów jest różny), płatnik z każdej z tych umów powinien zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego. Przez "umowę zlecenia" należy rozumieć umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dokumenty zgłoszeniowe dla zleceniobiorcy

Nazwa formularza	Kiedy należy go wypełnić
ZUS ZUA - Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej	zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym
ZUS ZZA - Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych	zleceniobiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu
ZUS ZIUA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej	niezbędne jest zgłoszenie zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (np. zmiany nazwiska)
ZUS ZCNA - Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego	płatnik zgłasza lub wyrejestrowuje członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego zleceniobiorcy
ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpieczeń	Płatnik wyrejestrowuje zleceniobiorcę z ubezpieczeń, do których uprzednio został zgłoszony

Zakres obowiązku ubezpieczeniowego zleceniobiorcy

W zależności od konkretnej sytuacji zleceniobiorca może być zgłoszony do różnych ubezpieczeń.

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dla nich dobrowolne. Podlegają też ubezpieczeniu zdrowotnemu - obowiązkowo, z każdego tytułu ubezpieczenia, który posiadają. Wyjątek stanowią zleceniobiorcy, którzy są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat. Te osoby nie podlegają (ani obowiązkowo, ani dobrowolnie) ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zasada obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz wypadkowemu ma zastosowanie do zleceniobiorców, dla których umowa zlecenia jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. Od 1 stycznia 2016 r. obowiązek ubezpieczeń społecznych dotyczy także sytuacji, w których zleceniobiorca ma więcej niż jeden tytuł do ubezpieczeń, np. wykonuje więcej niż jedną umowę zlecenia, ale łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu jest niższa od minimalnego wynagrodzenia.

Jeśli płatnik składek ustali, że z tytułu wykonywania umowy zlecenia ubezpieczony podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym obowiązkowo, może zgłosić go na formularzu ZUS ZUA:

● do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego lub

● do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego oraz dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Ustalenie, do jakich ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego) dana osoba została zgłoszona, oraz określenie, czy ustalone ubezpieczenia są obowiązkowe czy dobrowolne, nazywane jest ustaleniem schematu podlegania ubezpieczeniom.

Przykład

Płatnik składek zawarł z Anetą B. umowę zlecenia od 1 marca 2016 r. Umowa zlecenia jest dla niej jedynym tytułem do ubezpieczeń. Aneta B. wyraziła chęć przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego, więc płatnik składek zgłosił ubezpieczoną na formularzu ZUS ZUA, wykazując w blokach VI, VII i VIII dane o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach (rys. 1).

Rys. 1. ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń obowiązkowych (blok VI i VII formularza) oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (blok VIII formularza)

Pojęcie tzw. zbiegu ubezpieczeń odnosi się do sytuacji, gdy jedna osoba spełnia jednocześnie warunki do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń co najmniej z dwóch tytułów. W takim przypadku płatnik składek z każdego tytułu musi prawidłowo ustalić schemat podlegania ubezpieczeniom. W razie zbiegu ubezpieczeń ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe mogą stać się dobrowolne.

Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu, jeżeli podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że ubezpieczenie wypadkowe jest obowiązkowe tylko dla tych zleceniobiorców, którzy z tytułu wykonywania umowy zlecenia zostali objęci ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi - obowiązkowo lub dobrowolnie. Jeżeli zleceniobiorca nie przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, nie podlega również ubezpieczeniu wypadkowemu. Zleceniobiorca, który dobrowolnie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nie może zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Jeśli płatnik składek ustali, że z tytułu wykonywania umowy zlecenia ubezpieczony podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym dobrowolnie, może zgłosić go:

● na formularzu ZUS ZUA do dobrowolnych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych oraz obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego i zdrowotnego (rys. 2) lub

● na formularzu ZUS ZZA - tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (rys. 3).

Rys. 2. ZUS ZUA - zgłoszenie zleceniobiorcy do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego oraz do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i obowiązkowego wypadkowego

Rys. 3. ZUS ZZA - zgłoszenie zleceniobiorcy tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego

Zgłaszanie do ubezpieczeń dobrowolnych

Przy dobrowolnych ubezpieczeniach emerytalnym i rentowych zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony. Dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustają od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z tych ubezpieczeń, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony. Oznacza to np., że zleceniobiorca, który początkowo został zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, w trakcie wykonywania umowy zlecenia może złożyć wniosek o objęcie go dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi (oraz w konsekwencji obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym). W takim przypadku płatnik składek musi również zmienić schemat podlegania ubezpieczeniom - na bieżąco.

Przykład

Płatnik składek zawarł z Katarzyną C. umowę zlecenia od 1 marca 2016 r. Umowa ta jest dla niej drugim tytułem do ubezpieczeń, ponieważ równocześnie pracuje w innym zakładzie pracy na pełny etat. Katarzyna C. nie chciała dobrowolnie podlegać ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, więc płatnik składek zgłosił ją od 1 marca 2016 r. wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. 14 marca Katarzyna C. wyraziła chęć przystąpienia do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Zatem płatnik składek wyrejestrował ją z ubezpieczeń od 14 marca 2016 r. i od tego samego dnia zgłosił na formularzu ZUS ZUA, wykazując w blokach VI, VII i VIII dane o obowiązkowym ubezpieczeniu wypadkowym i zdrowotnym oraz dobrowolnych ubezpieczeniach emerytalnym i rentowych.

Wykonywanie dwóch lub więcej umów zlecenia

Każda umowa zlecenia albo umowa o świadczenie usług jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego z każdego tytułu (umowy) zleceniobiorca powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych, a także ubezpieczenia zdrowotnego bądź wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Przykład

Płatnik składek zawarł z Adamem S. umowę zlecenia od 1 marca 2016 r. Od 14 marca 2016 r. ten sam płatnik składek zdecydował się zawrzeć z Adamem S. drugą umowę zlecenia, obejmującą inne czynności niż wynikające z pierwszej umowy. Z drugiej umowy również musi zgłosić Adama S. do ubezpieczeń. Treść pierwszej umowy zlecenia stanowi, że z jej tytułu ubezpieczony osiągnie w marcu przychód w wysokości 2000 zł. W zależności od decyzji zleceniobiorcy płatnik może więc zgłosić go z drugiej umowy do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz do obowiązkowych ubezpieczeń wypadkowego i zdrowotnego (na formularzu ZUS ZUA) lub tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA). Ponieważ Adam S. nie złożył wniosku o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami, płatnik składek z tytułu drugiej umowy zgłosił go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA.

Od 1 stycznia 2016 r. zleceniobiorca (lub osoba współpracująca ze zleceniobiorcą), dla którego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, spełniający warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako zleceniobiorca (albo odpowiednio jako osoba współpracująca) również z innych tytułów. Zasady tej nie stosuje się, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia (lub współpracy) albo z innych tytułów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia.

Przez inne tytuły należy rozumieć:

● wykonywanie kolejnej lub kolejnych umów zlecenia,

● współpracę ze zleceniobiorcą przy wykonywaniu umowy zlecenia,

● bycie duchownym,

● bycie posłem lub senatorem,

● wykonywanie pracy nakładczej,

● współpracę przy prowadzeniu pozarolniczej działalności.

W przypadku gdy do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy wykonującego więcej niż jedną umowę zlecenia jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, składka jest opłacana przez każdego płatnika, chyba że ubezpieczony przedłoży płatnikowi dokumenty, z których wynika brak konieczności opłacania składek. Ustawowy wymóg opłacania składek oznacza, że zasadniczo każdy zleceniodawca jest zobowiązany zgłosić ubezpieczonego do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Przykład

Anna K. wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A od 1 marca 2016 r. Następnie zawarła umowę zlecenia z płatnikiem B - od 14 marca 2016 r. Płatnik B zgłosił Annę K. do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego, ponieważ ubezpieczona nie przedłożyła temu płatnikowi dokumentu potwierdzającego, jaką podstawę wymiaru składek osiągnie u płatnika A.

Możliwość nieopłacania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne zleceniobiory jest więc wyjątkiem i wymaga udokumentowania podstawy wymiaru składek, którą zleceniobiorca osiąga z innych tytułów. Przepisy nie precyzują rodzaju dokumentów, które ubezpieczony może przedłożyć płatnikowi. Istotne jest, aby wynikały z nich wszystkie okoliczności niezbędne do rozstrzygnięcia w danym przypadku zbiegu tytułów, a tym samym stwierdzenia braku konieczności opłacania składek. Fakt, iż płatnik składek oprze się na dokumencie przedłożonym przez ubezpieczonego, nie ma znaczenia, jeśli okaże się, że zbieg tytułów został rozstrzygnięty nieprawidłowo. To płatnik będzie zobowiązany naprawić błąd, korygując dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i opłacając należne składki, czasem razem z odsetkami.

Przykład

Karina M. wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A od 1 marca 2016 r. Następnie Karina M. zawarła umowę zlecenia z płatnikiem B - od 14 marca 2016 r. Płatnik B zgłosił ją wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ ubezpieczona przedłożyła płatnikowi umowę zlecenia z płatnikiem A, w której określono, że przychód za wykonanie zlecenia, w kwocie 2000 zł, będzie wypłacany do 28. dnia każdego miesiąca. Pod koniec marca okazało się jednak, że Karina M., ze względu na problemy zdrowotne, nie wykonała całości prac zleconych na marzec i w efekcie nie uzyskała w tym miesiącu kwoty minimalnego wynagrodzenia u płatnika A. W tej sytuacji płatnik B jest zobowiązany do korekty zgłoszenia do ubezpieczeń. Płatnik składek musiał wyrejestrować zleceniobiorczynię z ubezpieczenia zdrowotnego od 14 marca 2016 r. i od tej samej daty zgłosić ją do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego.

Zmiana tytułu do ubezpieczeń

Zleceniobiorca spełniający warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z kilku ww. tytułów jest objęty obowiązkowo ubezpieczeniami z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Może on jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych, wszystkich lub wybranych, tytułów lub zmienić tytuł ubezpieczeń. Jeśli zleceniobiorca z pierwszego tytułu nie osiągnął podstawy wymiaru składek w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z kolejnych umów, zgodnie z zachowaniem kolejności powstawania tytułów.

Przykład

Zleceniobiorca wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej od 1 stycznia 2016 r. z płatnikiem A, z wynagrodzeniem miesięcznym określonym w umowie na kwotę 1200 zł. 1 lutego 2016 r. zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia z płatnikiem B. W umowie tej określono miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2000 zł. Wynagrodzenie z tytułu każdej z tych umów jest wypłacane w tym samym miesiącu, za który jest należne.

Zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu w styczniu 2016 r. u płatnika A, natomiast od 1 lutego 2016 r. - obowiązkowo z obu tytułów, ponieważ z pierwszej umowy nie osiąga minimalnego wynagrodzenia. Zastosowanie ma zasada sumowania podstaw wymiaru składek z kolejnych umów aż do uzyskania kwoty co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Obaj płatnicy muszą zgłosić zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZUA do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego, odpowiednio od 1 stycznia i od 1 lutego (rys. 4 i 5). Zgłoszenie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego zależy od wniosku zleceniobiorcy. Jednak zleceniobiorca może zmienić tytuł ubezpieczeń od 1 lutego. W takim przypadku płatnik B zgłosi zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego od 1 lutego (rys. 5, identycznie jak w przypadku bez zmiany tytułu ubezpieczenia). Natomiast płatnik A musi wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń od 1 lutego 2016 r. (rys. 6) i od tej samej daty zgłosić go wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego lub - na wniosek zleceniobiorcy - do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych oraz obowiązkowych ubezpieczeń wypadkowego i zdrowotnego (rys. 7).

Rys. 4. ZUS ZUA - zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przez płatnika A

Rys. 5. ZUS ZUA - zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przez płatnika B

Rys. 6. ZUS ZWUA - wyrejestrowanie zleceniobiorcy z dotychczasowych ubezpieczeń przez płatnika A (w związku ze zmianą tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych)

Rys. 7. ZUS ZZA - zgłoszenie zleceniobiorcy do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (w związku ze zmianą tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych)

Wybór ubezpieczonego musi być zgodny z zasadą podlegania ubezpieczeniom również z innych tytułów, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia (lub współpracy przy jej wykonywaniu) albo z innych tytułów nie osiąga kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Przykład

Ubezpieczony wykonujący równocześnie 3 umowy zlecenia, wszystkie zawarte od 1 marca z trzema płatnikami składek, dokonał wyboru dwóch z nich jako tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Płatnik składek, z którym została zawarta trzecia umowa, zgłosił ubezpieczonego wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. W marcu 2016 r. łączna podstawa wymiaru składek z 2 pierwszych umów nie osiągnęła minimalnego wynagrodzenia. Wybór ubezpieczonego jest więc "bezskuteczny". Trzecia, kolejna umowa także będzie skutkowała obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, niezależnie od wcześniejszej deklaracji ubezpieczonego i dokonanego na jej podstawie zgłoszenia. Płatnik składek musi wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA od 1 marca 2016 r. i od tej samej daty zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego (na formularzu ZUS ZUA).

Obowiązek zgłoszenia zmian

Płatnik składek musi zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS. Zmiana występuje wtedy, gdy zmieniły się dane wykazane we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana adresu zamieszkania. Z korektą mamy do czynienia wtedy, gdy trzeba poprawić błędy popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. został podany nieprawidłowy schemat podlegania ubezpieczeniom.

Zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonuje się na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Wyjątkiem jest zmiana/korekta:

● danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA, oraz

● schematu podlegania, kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniami, które są dokonywane przez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi (na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, ale nie w trybie zmiany/korekty, lecz jako zgłoszenie).

W przypadku konieczności korekty danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego należy złożyć dokument zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty. Dokument zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA w trybie korekty wypełnia się, wpisując "2" w polu 02 bloku I "Dane organizacyjne", a następnie wpisując wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Dokument zgłoszenia do ubezpieczeń w trybie zmiany wypełnia się, wpisując "1" w odpowiednim polu bloku I "Dane organizacyjne", a następnie wpisując wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach, uwzględniając aktualne dane ubezpieczonego.

Przykład

W zgłoszeniu zleceniobiorcy do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Ubezpieczony nie otrzymywał informacji o stanie konta z ZUS. Pracodawca, wyjaśniając przyczynę takiej sytuacji, ustalił, że przy zgłoszeniu do ubezpieczeń zleceniobiorca podał nieprawidłowy numer domu i taki adres został wpisany na druku zgłoszenia. Po wykryciu błędu pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując "2" (korekta) w polu 02 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak, jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, z wyjątkiem pola 05 w bloku XI "Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu", gdzie powinien zostać podany prawidłowy numer domu.

Rys. 8. ZUS ZUA - pierwszorazowy formularz zgłoszenia z błędem w danych adresowych

Rys. 9. ZUS ZUA - korekta błędnie wypełnionego zgłoszenia

Korekta podlegania ubezpieczeniom

Aby dokonać korekty danych dotyczących podlegania ubezpieczeniom, należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowymi danymi (na formularzu ZUS ZWUA). Następnie trzeba ponownie złożyć zgłoszenie, z podaniem prawidłowych danych dotyczących schematu i dat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przykład

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZUA do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego od 1 marca 2016 r. Przez pomyłkę nie zgłosił tego ubezpieczonego do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, chociaż zleceniobiorca wyraził chęć podlegania temu ubezpieczeniu i złożył zleceniodawcy odpowiedni wniosek. W celu dokonania korekty płatnik składek powinien złożyć za tego ubezpieczonego dokument ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje daną osobę z ubezpieczeń z datą 1 marca 2016 r. Następnie powinien złożyć dokument ZUS ZUA (jako zgłoszenie, czyli zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych), na którym zgłosi od 1 marca 2016 r. daną osobę do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Dla ustalenia podlegania ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia przy ustalaniu łącznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne istotny jest przychód wypłacony lub postawiony do dyspozycji ubezpieczonego (w tym przypadku nie są brane pod uwagę zapisy umowy).

Przykład

Joanna Z. wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A od 1 marca 2016 r. Następnie zawarła umowę zlecenia z płatnikiem B - od 14 marca 2016 r. Płatnik B zgłosił Joannę Z. wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ ubezpieczona przedłożyła mu umowę zlecenia z płatnikiem A, w której określono, że przychód w kwocie 2000 zł będzie wypłacany do 28 dnia każdego miesiąca. Jednak 4 kwietnia Joanna Z. zgłosiła płatnikowi B, że płatnik A nie wypłacił jej należnego przychodu. Wypłata za marzec od płatnika A nastąpi 5 kwietnia. W tej sytuacji płatnik B jest zobowiązany do skorygowania zgłoszenia do ubezpieczeń. Powinien złożyć za ubezpieczoną dokument ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje ją z ubezpieczeń z datą 14 marca 2016 r. Następnie powinien złożyć dokument ZUS ZUA (jako zgłoszenie, czyli zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych), na którym zgłosi od 14 marca 2016 r. Joannę Z. do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego.

Data objęcia ubezpieczeniem chorobowym

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem, jeśli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie złożone w terminie określonym w ustawie systemowej, tj. w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy zlecenia. W pozostałych sytuacjach objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony. W związku z tym przy korygowaniu zgłoszenia do ubezpieczeń np. w kwietniu od marca nie można zgłosić zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Również gdy płatnik składek zastosował się do zasady opłacania składki przez każdego płatnika, jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy wykonującego więcej niż jedną umowę zlecenia jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, może wystąpić konieczność korekty zgłoszenia.

Przykład

Kamil D. wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A od 15 stycznia 2016 r. Od 1 lutego zawarł umowę zlecenia z płatnikiem B. Płatnik B zgłosił go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego, ponieważ ubezpieczony nie przedłożył żadnego dowodu potwierdzającego, jaką podstawę wymiaru składek osiąga u płatnika A. W marcu płatnik B otrzymał z ZUS informację, że nieprawidłowo ustalił obowiązek ubezpieczeń Kamila D. w lutym 2016 r. Okazało się, że płatnik A wykazał w imiennym raporcie miesięcznym za luty 2016 r. za Kamila D. podstawę wymiaru w kwocie 3000 zł. W związku z tym płatnik B musi wyrejestrować go z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z datą 1 lutego 2016 r. i zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA z tą samą datą. Płatnik B. nie ma możliwości zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, ponieważ nie może go zgłosić do ubezpieczeń dobrowolnych z datą wsteczną.

Wyrejestrowanie zleceniobiorcy

Płatnik składek ma obowiązek wyrejestrowania każdej osoby, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik ma również obowiązek wyrejestrowania każdej osoby, która podlegała wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń.

Przykład

Płatnik zawarł z ubezpieczonym Andrzejem K. 3 umowy zlecenia:

● od 1 stycznia do 31 marca 2016 r.,

● od 1 lutego do 30 kwietnia 2016 r.,

● od 1 marca do 30 czerwca 2016 r.

Płatnik zgłosił ubezpieczonego z tytułu pierwszej umowy do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego na druku ZUS ZUA. Z tytułu drugiej i trzeciej umowy płatnik składek zgłosił tę osobę na formularzu ZUS ZZA wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ z pierwszej umowy podstawa wymiaru składek wynosi 3500 zł miesięcznie.

W przypadku gdy pierwsza z tych umów wygasła, płatnik powinien przekazać do ZUS:

● wyrejestrowanie z ubezpieczeń - na dokumencie ZUS ZWUA - od 1 kwietnia 2016 r.,

● zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego od tej samej daty co wyrejestrowanie - na dokumencie ZUS ZUA albo ZUS ZZA z tych dwóch umów, które nadal trwają.

W przypadku wygaśnięcia również drugiej umowy płatnik powinien przekazać do ZUS:

● wyrejestrowanie z ubezpieczeń - na dokumencie ZUS ZWUA - od 1 maja 2016 r.,

● zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od tej samej daty co wyrejestrowanie - na dokumencie ZUS ZUA z tej umowy, która nadal trwa.

Po zakończeniu trzeciej umowy płatnik składek po raz kolejny powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA.

Gdy ubezpieczony zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, płatnik składek, dokonując kolejnych wyrejestrowań i zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego stosownie do dat, w jakich następowało zakończenie wykonywania poszczególnych umów, nie powinien wyrejestrowywać zgłoszonych członków rodziny. Wyrejestrowanie to powinno nastąpić dopiero po zakończeniu ostatniej umowy, wraz z ustaniem podlegania obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego (a także ubezpieczeń społecznych) przez zleceniobiorcę.

Zbieg tytułów - umowy zlecenia i o pracę

Mniej problemów przysparza prawidłowe ustalenie obowiązku ubezpieczeń zleceniobiorcy, który jednocześnie wykonuje umowę o pracę. Umowy zlecenia nadal nie są bowiem tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla osób, które:

● w umowie o pracę mają zagwarantowane co najmniej minimalne wynagrodzenie,

● w razie braku zagwarantowania co najmniej minimalnego wynagrodzenia (co może mieć miejsce w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy) - jeśli podstawa wymiaru składek z tytułu stosunku pracy w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie.

Jeśli natomiast podstawa wymiaru składek z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc będzie niższa niż minimalne wynagrodzenie, przy braku zagwarantowanego w umowie o pracę minimalnego wynagrodzenia, obowiązek ubezpieczeń powinien być ustalany z uwzględnieniem zasady sumowania podstaw wymiaru składek. Oznacza to, że w przypadku takich zleceniobiorców również będą występować problemy z korygowaniem zgłoszeń do ubezpieczeń.

Przykład

Zuzanna G. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu przez płatnika A od 1 lutego 2016 r. W umowie o pracę nie ma zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia. Od 1 marca 2016 r. osoba ta zawarła z płatnikiem B. jedną umowę zlecenia, a od 15 marca 2016 r. drugą umowę zlecenia z płatnikiem C (umowy nie są wykonywane na rzecz pracodawcy A). Obaj zleceniodawcy zgłosili Zuzannę G. na formularzu ZUS ZUA do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego - odpowiednio od 1 i od 15 marca 2016 r. W marcu 2016 r. osoba ta osiągnęła: wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę - 1500 zł, przychód z umowy zlecenia zawartej z płatnikiem B - 900 zł, oraz przychód z umowy zlecenia zawartej z płatnikiem C - 2000 zł. W marcu Zuzanna G. podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom z umowy o pracę i z umowy zlecenia z płatnikiem B. Natomiast płatnik C musi skorygować jej zgłoszenie do ubezpieczeń, ponieważ z drugiej umowy zlecenia Zuzanna G. podlegała obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Korekty należy dokonać przez wyrejestrowanie zleceniobiorczyni na formularzu ZUS ZWUA od 15 marca 2016 r. i zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA od tej samej daty.

II. Dokumentacja rozliczeniowa

Dokumentami rozliczeniowymi są formularze:

● Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach - ZUS RCA,

● Raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne - ZUS RZA,

● Raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek - ZUS RSA,

● Deklaracja rozliczeniowa - ZUS DRA.

Terminy składania dokumentów za zleceniobiorców

Każdy płatnik składek musi przesyłać do ZUS, w ustalonym terminie, deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne, a także opłacać składki za dany miesiąc. Terminy składania dokumentów rozliczeniowych oraz opłacania składek są uzależnione od rodzajów podmiotów.

Terminy składania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek

Termin składania dokumentów rozliczeniowych	Których płatników obowiązuje
do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni	jednostki budżetowe i samorządowe
do 10. dnia następnego miesiąca	osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie
do 15. dnia następnego miesiąca	pozostali płatnicy, w tym płatnicy opłacający składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Podstawa wymiaru składek zleceniobiorcy

Dla każdego zleceniobiorcy, dla którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód (w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych), płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym sporządzonym za tego zleceniobiorcę oraz w deklaracji rozliczeniowej powinien uwzględnić należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, dokonanych lub postawionych do dyspozycji zleceniobiorcy od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczą raport i deklaracja.

Przykład

Płatnik zawiera ze zleceniobiorcą kolejne umowy zlecenia. Wynagrodzenie jest wypłacane w następnym miesiącu. Pierwsza umowa była zawarta od 1 do 31 stycznia 2016 r. Wynagrodzenie w wysokości 1000 zł wypłacono 10 lutego 2016 r. Kolejna umowa została zawarta od 2 do 29 lutego 2016 r., a wynagrodzenie 900 zł wypłacono 10 marca 2016 r.

Płatnik powinien złożyć następujące dokumenty rozliczeniowe:

● za styczeń 2016 r. - raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx, z kwotą podstawy wymiaru składek - 0 zł,

● za luty 2016 r. - raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx, z kwotą podstawy wymiaru składek 0 zł, oraz ZUS RCA z kodem 30 00 xx i z kwotą podstawy wymiaru składek - 1000 zł,

● za marzec 2016 r. - raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx z kwotą 900 zł.

Korekta podstawy wymiaru składek

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorców jest:

● przychód - w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych - osiągany z tytułu wykonywania umowy zlecenia, jeżeli w umowie tej określono odpłatność za jej wykonywanie kwotowo albo w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej bądź prowizyjnie,

● zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od kwoty minimalnego wynagrodzenia - jeżeli odpłatność za wykonanie umowy została ustalona w innej formie.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek, tzw. 30-krotności. Podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Kwota minimalnego wynagrodzenia nie jest kwotą graniczną podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przykład

Anna B. wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A. na okres od 1 do 20 stycznia 2016 r. Osoba ta zawarła umowę zlecenia także z płatnikiem B., na okres od 15 do 31 stycznia 2016 r. Przychód uzyskany w styczniu 2016 r. wyniósł:

● z tytułu umowy zawartej z płatnikiem A - 1900 zł,

● z tytułu umowy zawartej z płatnikiem B - 2000 zł.

W związku z tym płatnik B zgłosił Annę B. do ubezpieczenia zdrowotnego i rozliczył za nią składkę za styczeń w raporcie ZUS RZA - wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne, uznając, że z pierwszej umowy osiągnęła już minimalną podstawę wymiaru składek. Było to postępowanie nieprawidłowe.

Płatnik składek B jest zobowiązany do skorygowania zarówno zgłoszenia do ubezpieczenia, jak i rozliczenia. Zbieg ubezpieczeń istnieje tylko w okresie od 15 do 20 stycznia 2016 r., a od 21 stycznia 2016 r. Anna B. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z umowy zawartej z płatnikiem B. Po złożeniu ZUS ZWUA i ZUS ZUA płatnik powinien ustalić, jaka kwota przychodu przysługuje Annie B. za okres od 15 do 20 stycznia 2016 r., a jaka za okres od 21 do 31 stycznia 2016 r. Powinien złożyć korygujący raport ZUS RCA oznaczony numerem 02 z kodem 04 11 xx oraz z kwotą przychodu należną za okres od 21 do 31 stycznia 2016 r. - będącą podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a na ubezpieczenie zdrowotne - z kwotą 2000 zł pomniejszoną o składki finansowane przez ubezpieczoną (rys. 10).

Rys. 10. Korekta raportu ZUS RCA - podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustalona od przychodu należnego za okres realizacji zlecenia poza zbiegiem tytułów, ubezpieczenie zdrowotne - pełna kwota przychodu

Przykład

Zleceniobiorca wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z płatnikiem A na okres od 1 do 15 stycznia 2016 r. Osoba ta zawarła umowę zlecenia także z płatnikiem B., na okres od 18 do 31 stycznia 2016 r. Zleceniobiorca przedłożył płatnikowi B umowę zlecenia z płatnikiem A i przelew, z których wynikało, że przychód osiągnięty z tej umowy wyniósł 2500 zł i że były odprowadzone od niego składki na ubezpieczenia społeczne. Płatnik B rozliczył za zleceniobiorcę wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Było to postępowanie nieprawidłowe.

W związku z tym, że u zleceniobiorcy w ogóle nie wystąpił zbieg tytułów do ubezpieczeń (w żadnym dniu nie wykonywał dwóch umów), podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu obu umów zlecenia. Po skorygowaniu dokumentów zgłoszeniowych płatnik B powinien złożyć raport korygujący ZUS RCA oznaczony numerem 02 z kodem 04 11 xx oraz z kwotą podstawy wymiaru składek, jaką zleceniobiorca osiągnął z tytułu wykonywania umowy oraz rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (odpowiednio ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).

Obowiązek korekty

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, gdy zachodzi konieczność korekty danych. Konieczność korekty może zostać stwierdzona przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS, np. w wyniku rozpatrzenia wniosku płatnika składek o zbadanie prawidłowości wykazywanych przez niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy.

Przykład

W styczniu 2016 r. pracownik oprócz wynagrodzenia podstawowego otrzymał również wypłatę za umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą. Płatnik składek, sporządzając raport ZUS RCA za tego ubezpieczonego z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, za styczeń 2016 r., popełnił błąd. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazał tylko kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Płatnik zauważył swój błąd w lutym 2016 r. W związku z tym jest zobowiązany przekazać do ZUS raport korygujący ZUS RCA za tego pracownika, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, w którym musi wpisać m.in. prawidłową podstawę wymiaru składek, czyli przychód zarówno z umowy o pracę, jak i z umowy zlecenia. Raport należy dołączyć do deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Płatnik składek musi sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeśli konieczność korekty dokumentów rozliczeniowych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, to płatnik składek jest zobowiązany do złożenia korekt nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji. Gdyby nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych zostały stwierdzone przez kontrolę z ZUS, korektę należy złożyć nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

W przypadku dokonywania korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik jest zobowiązany złożyć komplet dokumentów korygujących. Taki komplet zawsze składa się z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Imienne raporty miesięczne korygujące dotyczą osób, za które zostały przekazane błędne dane. Natomiast deklaracja rozliczeniowa korygująca zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych - zarówno tych, za których składki i świadczenia zostały prawidłowo rozliczone w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące.

Przykład

W komplecie dokumentów rozliczeniowych oznaczonym numerem identyfikatora 01.01.2016 płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 45 ubezpieczonych. Okazało się, że należy skorygować imienne raporty miesięczne za dwóch zleceniobiorców, zatem firma przesłała do ZUS tylko imienne raporty miesięczne korygujące za dwóch ubezpieczonych oraz deklarację rozliczeniową korygującą - w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Zarówno deklarację, jak i raporty należy oznaczyć numerem identyfikatora 02.01.2016.

Płatnik musi pamiętać, że nie może złożyć samego raportu (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA), gdyż zawsze jest on załącznikiem do deklaracji. Inaczej wygląda sytuacja, gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej. Wówczas imiennych raportów miesięcznych nie należy składać.

Przykład

Płatnik przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne) z numerem identyfikatora 01. Okazało się, że składka na Fundusz Pracy została naliczona od wszystkich ubezpieczonych, także zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie. W związku z tym płatnik jest zobowiązany przekazać deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznaczy numerem identyfikatora 02. Do deklaracji nie musi dołączać żadnych imiennych raportów korygujących, ponieważ składki na Fundusz Pracy nie wykazuje się w raportach.

Identyfikator dokumentu

W każdym dokumencie rozliczeniowym w bloku I "Dane organizacyjne" należy podać identyfikator dokumentu (raportu lub deklaracji). Identyfikator dokumentu składa się z numeru identyfikatora oraz miesiąca i roku, za który jest dokonywane rozliczenie (rys. 11).

Numer identyfikatora oznacza numer dokumentu za dany okres rozliczeniowy. Numer 01 oznacza pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe, natomiast numery od 02 do 39 oznaczają kolejną wersję dokumentów rozliczeniowych korygujących za ten miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczany (w polu 01 "Identyfikator raportu") tym samym numerem co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Rys. 11. ZUS DRA - fragment deklaracji z identyfikatorem dokumentu

Przykład

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa wraz z imiennymi raportami miesięcznymi) oznaczony numerem identyfikatora 01. W następnym miesiącu stwierdził, że błędnie wyliczył składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, w związku z tym przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową korygującą oznaczoną numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełnił błędy w imiennych raportach miesięcznych, a zatem musi skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową. Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące będą oznaczone numerem identyfikatora 03. Fakt, że jest to pierwsza korekta imiennych raportów miesięcznych, nie ma w tym przypadku znaczenia.

Przykład

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (raporty wraz z deklaracją) oznaczonych numerem identyfikatora 01.03.2016. W kwietniu 2016 r. stwierdził, że nie przekazał imiennego raportu miesięcznego za marzec za zleceniobiorcę, który podjął pracę od 28 marca 2016 r. i nie otrzymał w marcu żadnego przychodu. Płatnik jest zobowiązany przekazać raport imienny (zerowy) za tego ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą (mimo że nie ma żadnych zmian dotyczących składek). Zarówno deklarację rozliczeniową korygującą, jak i imienny raport należy oznaczyć numerem identyfikatora 02.03.2016. Co prawda jest to raport pierwszorazowy za tego ubezpieczonego, ale imienny raport miesięczny musi być oznaczony takim samym numerem identyfikatora jak deklaracja rozliczeniowa, do której został dołączony.

W razie wyczerpania przez płatnika składek numerów identyfikatorów przeznaczonych do oznaczania jego dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za dany miesiąc i w przypadku konieczności sporządzania i przekazania do ZUS następnych korekt - płatnik powinien używać ostatniego numeru.

Płatnik, dla którego są przeznaczone numery deklaracji od 01 do 39 i który wyczerpał już te numery, w przypadku kolejnych korekt dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc powinien używać numeru identyfikatora deklaracji i raportów rozpoczynającego się cyframi "39".

Sporządzając kolejny komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za dany miesiąc kalendarzowy z numerem identyfikatora "39", należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów. Jeżeli numer identyfikatora nie zmienia się, to właśnie data wypełnienia ma istotne znaczenie przy ustalaniu kolejności poszczególnych dokumentów korygujących.

Korygowanie imiennych raportów miesięcznych

Imienne raporty miesięczne mogą dotyczyć należnych składek (w tym składek na ubezpieczenie zdrowotne) i wypłaconych świadczeń albo wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek.

Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tj.:

● odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i

● odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA),

w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Za luty 2016 r. płatnik składek sporządził za zleceniobiorcę podlegającego obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu raport składkowy ZUS RCA oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Aby skorygować błąd popełniony w raporcie składkowym ZUS RCA, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej raportem imiennym ZUS RCA. Płatnik nie musi natomiast przekazywać za tego zleceniobiorcę raportów ZUS RSA.

W przypadku konieczności skorygowania dokumentu składkowego ZUS RCA lub ZUS RZA płatnik składek koryguje raport za danego ubezpieczonego z danym (6-znakowym) kodem tytułu ubezpieczenia.

Najczęstsze korekty za zleceniobiorców

W związku z rozliczaniem składek za zleceniobiorców najczęściej popełnianym błędem jest rozliczenie składek na niewłaściwe rodzaje ubezpieczeń. Jeśli płatnik popełnił tego rodzaju błąd w imiennym raporcie miesięcznym, musi złożyć za ubezpieczonego poprawnie wypełniony raport korygujący. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.

Przykład

Emeryt zatrudniony na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy zawartej z płatnikiem A (nie ma zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia) od 1 lutego 2016 r. dodatkowo wykonuje pracę jako zleceniobiorca na podstawie umowy zawartej z płatnikiem B (umowa zlecenia nie jest wykonywana na rzecz pracodawcy). W umowie zlecenia określono odpłatność kwotową stawką godzinową. Ubezpieczony otrzymał następujące przychody:

● z tytułu umowy o pracę: w lutym - 1000 zł, w marcu - 2000 zł, w kwietniu - 1000 zł,

● z tytułu umowy zlecenia: w lutym - 0 zł, w marcu - 800 zł (za luty 365 zł i za marzec 435 zł), w kwietniu - 0 zł.

Płatnik B uznał, że z tytułu umowy zlecenia emeryt podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Złożył za niego za luty, marzec i kwiecień raporty ZUS RZA. Jednak ZUS rozstrzygnął, że emeryt obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako zleceniobiorca w lutym i kwietniu 2016 r. W marcu natomiast nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia. Oprócz skorygowania zgłoszeń do ubezpieczeń płatnik składek musi skorygować imienne raporty miesięczne za zleceniobiorcę. Płatnik złoży raporty oznaczone numerem 02:

● za luty 2016 r. ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 10, z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - 0 zł,

● za marzec 2016 r. ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 10, z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w kwocie 365 zł, oraz ZUS RZA z kodem 04 11 10 i kwotą podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 435 zł,

● za kwiecień 2016 r. ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 10, z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - 0 zł.

Przykład

Zleceniobiorca wykonuje pracę na podstawie 2 umów zlecenia zawartych w 2015 r. z różnymi zleceniodawcami. Obaj zgłosili go od 1 stycznia 2016 r. do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. ZUS rozstrzygnął, że w styczniu, lutym i marcu 2016 r. zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom tylko z tytułu umowy u płatnika A - ten tytuł powstał jako pierwszy, a w każdym miesiącu zleceniobiorca osiągnął kwotę większą niż minimalne wynagrodzenie. Płatnik B jest zobowiązany wyrejestrować ubezpieczonego z ubezpieczeń od 1 stycznia 2016 r. i zgłosić go od tej daty wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem 04 11 xx. Następnie musi skorygować imienne raporty miesięczne za styczeń, luty i marzec 2016 r. Za każdy z tych miesięcy składa imienny raport ZUS RZA oznaczony numerem 02, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx, podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i rozliczoną składką na to ubezpieczenie.

Korekta imiennych raportów składkowych będzie powodować w każdym miesiącu nadpłatę składek na ubezpieczenia społeczne i niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, co powinno być uwzględnione w korygującej deklaracji ZUS DRA.

Przykład

Osoba wykonująca umowę zlecenia od 15 stycznia do 31 marca 2016 r. została zgłoszona wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego ze względu na posiadanie drugiego tytułu do ubezpieczeń, tj. umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zostało wypłacone 15 kwietnia 2016 r., a składki rozliczone w raporcie ZUS RZA za kwiecień 2016 r. Okazało się, że z tytułu wykonywania umowy o pracę ubezpieczony w okresie od 7 do 11 marca 2016 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. W związku z tym zleceniobiorca w okresie od 7 do 11 marca 2016 r. podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia. Płatnik składek powinien skorygować dokumenty zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe. W raporcie ZUS RCA z numerem 02 za kwiecień 2016 r. należy wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (powinna zostać przyjęta kwota w części należnej za okres od 7 do 11 marca 2016 r., odpowiednio do okresu podlegania ubezpieczeniom) oraz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (przychód pomniejszony o składki finansowane przez ubezpieczonego).

Jeżeli płatnik składek pomylił się w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. w nazwisku, imieniu lub w identyfikatorze numerycznym, podanych w imiennym raporcie miesięcznym, to ponownie musi złożyć za tego ubezpieczonego poprawny raport. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.

Wycofywanie raportów imiennych

W przypadku gdy płatnik złożył raport składkowy za osobę, za którą nie powinien złożyć raportu, musi go skorygować do zera. Aby wycofać raport składkowy, należy sporządzić raport korygujący. W polach dotyczących podstawy wymiaru i kwoty składek należy wpisać wartość "0,00".

Przykład

Płatnik składek zawarł umowę zlecenia ze studentką od 1 lutego 2016 r. Był przekonany, że zleceniobiorczyni powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, ponieważ nie ma innych tytułów do ubezpieczeń. Zgłosił ją do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA od 1 lutego 2016 r. Za luty sporządził raport ZUS RCA z kodem 04 11 00 i rozliczył składki na ubezpieczenia społeczne od kwoty 1500 zł. Jednak zasada, że zleceniobiorca będący studentem do ukończenia 26. roku życia nie podlega ubezpieczeniom ani obowiązkowo, ani dobrowolnie, nie zmieniła się od 1 stycznia 2016 r. Aby dokonać korekty, płatnik składek powinien wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń z datą zgłoszenia oraz powinien przekazać za nią imienny raport miesięczny korygujący, w którym w polach dotyczących podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze "0,00". Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej. Dokumenty muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

Aby wycofać raport składkowy, złożony z niewłaściwym tytułem ubezpieczenia, również należy zastosować zasadę wyzerowania niepotrzebnego raportu.

Przykład

Ubezpieczony zawarł umowę zlecenia z płatnikiem A od 1 lutego do 31 maja 2016 r. oraz umowę z płatnikiem B od 1 do 29 lutego 2016 r. W obu przypadkach wypłata następuje po zakończonym miesiącu pracy. Za luty 2016 r. przychód z każdej umowy wyniósł 1000 zł i został wypłacony w marcu 2016 r. Obaj płatnicy składek zgłosili zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i rozliczyli składki w raporcie za marzec 2016 r., z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00.

W lutym 2016 r. zleceniobiorca faktycznie podlegał ubezpieczeniom społecznym obowiązkowo u obu płatników składek. Jednak płatnik B popełnił błąd przy rozliczaniu składek. Tytuł ubezpieczenia ustał 29 lutego 2016 r. W dokumentach rozliczeniowych jako kod tytułu ubezpieczenia należy wskazać 30 00 00 - osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. A zatem płatnik B musi skorygować rozliczenia, składając raport ZUS RCA z numerem 02, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 oraz podstawą wymiaru i kwotą składek "0,00", a także raport ZUS RCA z numerem 02, z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 00 oraz podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1000 zł.

Na podobnych zasadach odbywa się korygowanie raportu świadczeniowego ZUS RSA, który nie powinien zostać złożony. Aby wycofać raport świadczeniowy, należy sporządzić raport korygujący. W polach dotyczących liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat kwoty świadczenia należy wpisać "0,00".

Przykład

Płatnik składek sporządził za zleceniobiorcę Jana N. raport ZUS RSA za marzec 2016 r., wykazując wypłatę zasiłku chorobowego za okres od 2 do 3 marca 2016 r. w kwocie 350 zł. Po rozpatrzeniu wniosku płatnika przez ZUS okazało się, że Jan N. nie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a więc nie mógł być zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Płatnik składek skorygował dokumenty zgłoszeniowe i raport składkowy. Płatnik składek w celu wycofania raportu świadczeniowego złożonego za Jana N. sporządził korygujący raport ZUS RSA, w którym wykazał:

● kod tytułu ubezpieczenia taki jak na pierwszorazowym raporcie, czyli 04 11 00,

● "0" w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

● kod świadczenia/przerwy 313, taki jak na pierwszorazowym raporcie,

● okres taki sam jak w wycofywanym raporcie, czyli 02.03.2016 - 03.03.2016,

● "0,00" w polu "kwota".

Płatnik składek dołączył do deklaracji rozliczeniowej korygującej raporty korygujące ZUS RSA oraz ZUS RZA. Dokumenty te muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora.

W przypadku złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/przerwy, i konieczności wycofania jednego z nich - składa się tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące.

Przykład

W pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2016 r. płatnik złożył za daną ubezpieczoną, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00, następujące raporty świadczeniowe ZUS RSA:

● kod świadczenia/przerwy 312, okres: 03.04.2016 - 07.04.2016, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 331, okres: 10.04.2016 - 18.04.2016, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 313, okres: 27.04.2016 - 30.04.2016, kwota: 200,00.

Płatnik chce wycofać raport z kodem świadczenia/przerwy 312, ponieważ zasiłek opiekuńczy nie dotyczył tej ubezpieczonej. Pozostałe raporty (z kodami 331 i 313) były poprawne.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o numerze identyfikatora 02 (lub wyższym, jeśli za dany miesiąc płatnik przekazał już dokumenty rozliczeniowe korygujące) należy przekazać deklarację rozliczeniową wraz z poprawnymi raportami ZUS RSA. W raportach tych należy wpisać:

● kod świadczenia/przerwy 331, okres: 10.04.2016 - 18.04.2016, kwota: 200,00,

● kod świadczenia/przerwy 313, okres: 27.04.2016 - 30.04.2016, kwota: 200,00.

Korekty dokonywane przez ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się podstawę wymiaru składek. ZUS dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego i rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty nadesłane przez Zakład.

Forma przekazywania dokumentów korygujących

Płatnik składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób jest zobowiązany przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe oraz korekty tych dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS. Dotyczy to również płatnika, który przekazywał dokumenty pierwszorazowe w formie papierowej (np. w formie wydruków z programu Płatnik), a obecnie ma ustawowy obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej.

Obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej dotyczy również dokumentów korygujących składanych za okresy wcześniejsze, kiedy takiego obowiązku nie było (np. za 1999 r. lub 2000 r.). Przy składaniu dokumentów rozliczeniowych korygujących (a także dokumentów zgłoszeniowych zmieniających i korygujących, tj. wszystkich zmian i korekt zgłoszeń) obowiązkowa dla płatnika składek jest forma przekazywania dokumentów wynikająca z liczby osób, za które rozliczył on składki w komplecie dokumentów rozliczeniowych złożonym za ostatni miesiąc.

III. Wniosek o ustalenie zakresu podlegania ubezpieczeniom przez zleceniobiorcę

Od 1 stycznia 2016 r. płatnik składek może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazywanych przez niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy (także osoby współpracującej ze zleceniobiorcą). ZUS rozstrzygnie sprawę w zakresie zbiegu tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Wniosek można złożyć osobiście w ZUS lub przesłać pocztą. Na razie nie ma możliwości złożenia takiego wniosku elektronicznie. ZUS przygotował wzór wniosku, udostępniony na stronie internetowej http://zus.pl/pliki/formularze/fill&print/ZUS-US-PWS-01_do_wydruku.pdf, z możliwością wypełnienia i wydruku bądź jedynie wydruku, wraz z zasadami wypełniania. Płatnik nie jest zobowiązany do korzystania z udostępnionego przez ZUS wzoru wniosku.

Płatnik składek może w jednym wniosku zwrócić się o sprawdzenie prawidłowości wykazywania składek za więcej niż jednego zleceniobiorcę/osobę współpracującą ze zleceniobiorcą. Wniosek rozpatruje jednostka ZUS właściwa według siedziby płatnika składek. W przypadku złożenia przez płatnika wniosku w niewłaściwej jednostce wniosek jest niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych, przekazywany do właściwego oddziału lub inspektoratu ZUS.

Instrukcja wypełniania wniosku

Blok I - Miejsce złożenia wniosku

W bloku I płatnik wskazuje miejsce złożenia wniosku. Niewypełnienie tego bloku nie może być powodem nierozpatrzenia wniosku.

Rys. 12. Miejsce złożenia wniosku

Blok II - Dane identyfikacyjne płatnika

Dane te muszą być wypełnione obligatoryjnie. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość wypełnienia tego bloku. Błędy popełnione w tej części wniosku mogą skutkować brakiem możliwości rozpatrzenia wniosku, jeśli ZUS nie będzie w stanie prawidłowo zidentyfikować płatnika składek.

Rys. 13. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Blok III - Dane adresowe płatnika - adres do korespondencji

Blok ten może pozostać niewypełniony. Wówczas odpowiedź na wniosek zostanie skierowana na adres zapisany na koncie płatnika składek.

Rys. 14. Dane adresowe płatnika

Blok IV - Dane identyfikacyjne ubezpieczonego

Warunkiem koniecznym do rozpatrzenia wniosku jest wskazanie wymaganych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Ich brak będzie skutkował wezwaniem do uzupełnienia braków w terminie 7 dni (w trybie art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). W przypadku nieuzupełnienia danych w terminie wniosek pozostanie bez rozpatrzenia. Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość wypełnienia tego bloku.

Rys. 15. Dane identyfikacyjne ubezpieczonego

Blok V - Wnoszę o weryfikację prawidłowości wykazanych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W bloku tym wnioskodawca:

● wskazuje okres rozliczeniowy, którego wniosek dotyczy. Na wniosku ZUS-US-PWS-01 można podać maksymalnie sześć okresów,

● wskazuje kod tytułu ubezpieczenia osoby/osób, których dotyczy zapytanie,

● może wskazać, czy ubezpieczony przedłożył dokument, z którego wynika brak konieczności opłacania składek.

Wnioskodawca jest zobowiązany podać przynajmniej jeden okres, którego dotyczy wniosek. Niewskazanie ani jednego okresu rozliczeniowego będzie skutkowało wezwaniem do uzupełnienia braków na zasadach określonych w art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. W przypadku nieuzupełnienia danych w terminie wniosek pozostanie bez rozpatrzenia.

Rys. 16. Wskazanie okresu, którego dotyczy wniosek

Blok VI - Dodatkowe informacje

We wniosku płatnik składek może podać także dodatkowe informacje istotne do obsługi wniosku, np. dotyczące:

● zmiany przez ubezpieczonego tytułu obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych,

● wskazania tytułu/tytułów obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych w przypadku więcej niż jednej umowy zlecenia, jeśli rozpoczęcie wykonywania pracy zostało w nich określone na tę samą datę,

● w przypadku więcej niż jednej umowy zlecenia zawartej z tym samym płatnikiem - przychodów osiągniętych z każdej z tych umów,

● niezdolności do pracy związanej z korzystaniem przez zleceniobiorcę z zasiłku z ubezpieczenia społecznego, skutkującej osiągnięciem z tytułu wykonywania umowy zlecenia w danym miesiącu niższego przychodu lub nieosiągnięciem go w ogóle.

Blok VII - Załączniki

Inne załączniki to np. kopia oświadczenia ubezpieczonego o dokonanym wyborze tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, kopia umowy zlecenia.

Jeśli płatnik złoży wniosek o zbadanie prawidłowości wykazanych za zleceniobiorcę składek, a nie upłynął jeszcze termin złożenia za niego dokumentów rozliczeniowych, wówczas ZUS powiadomi płatnika, że wniosek zostanie rozpatrzony dopiero po wpływie do Zakładu niezbędnych dokumentów dotyczących ubezpieczonego od wszystkich jego płatników.

Przykład

Płatnik składek zawarł z Adamem B. umowę zlecenia od 1 marca 2016 r. 5 kwietnia przekazał za zleceniobiorcę imienny raport miesięczny i zwrócił się do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazanych składek. ZUS powiadomił płatnika, że jego wniosek zostanie rozpatrzony dopiero po upływie terminu złożenia za zleceniobiorcę dokumentów rozliczeniowych przez innych płatników, tj. po 15 kwietnia 2016 r.

Zdarzają się sytuacje, w których ZUS uzna wniosek o ustalenie podlegania ubezpieczeniom za bezprzedmiotowy. Stanie się tak, gdy wniosek:

● został skierowany przez płatnika niebędącego zleceniodawcą,

● nie dotyczy zleceniobiorcy ani osoby współpracującej,

● dotyczy okresów rozliczeniowych sprzed 1 stycznia 2016 r.,

a także gdy nie zachodzi zbieg tytułów, do których ma zastosowanie art. 9 ust. 2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pismo o wskazanie prawidłowego rozstrzygnięcia zbiegu tytułu do ubezpieczeń w konkretnym przypadku złoży inny płatnik (niż rozliczający składki za zleceniobiorcę lub osobę współpracującą ze zleceniobiorcą), sprawa będzie rozpatrzona na zasadach ogólnych (nie w trybie art. 34 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Oznacza to dla płatnika, że na udzielenie odpowiedzi może oczekiwać do 30 dni, a nawet dłużej, jeśli sprawa okaże się wyjątkowo skomplikowana.

Jeżeli w wyniku sprawdzenia wysokości miesięcznej podstawy wymiaru składek ZUS stwierdzi błędne wykazanie składek, informuje o tym niezwłocznie płatnika składek i ubezpieczonego, za pośrednictwem płatnika składek. Do pisma skierowanego do płatnika zostanie dołączona odpowiedź, którą płatnik powinien przekazać ubezpieczonemu.

Wniosek o ustalenie podlegania ubezpieczeniom ZUS powinien załatwić niezwłocznie po ustaniu ostatniej przyczyny uniemożliwiającej jego rozpatrzenie, nie później niż w ciągu 14 dni od daty wpływu wniosku do jednostki organizacyjnej ZUS.

Załatwienie wniosku następuje poprzez udzielenie informacji. W tym trybie nie jest wydawana decyzja administracyjna, dlatego od rozstrzygnięcia w omawianym trybie płatnikowi nie przysługuje odwołanie. Co istotne, odpowiedź ZUS na wniosek płatnika składek jest aktualna wyłącznie na dzień jej sporządzenia.

Przykład

Płatnik A zwrócił się do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazanych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za marzec 2016 r. Wniosek dotyczył zleceniobiorcy, który równocześnie wykonuje jeszcze 2 inne umowy zlecenia - z płatnikiem B i z płatnikiem C. Wnioskodawca otrzymał odpowiedź z ZUS, że ubezpieczony nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu zawartej umowy zlecenia. Po dwóch miesiącach płatnik C skorygował imienny raport miesięczny za tego zleceniobiorcę za marzec 2016 r., wpisując kwotę "0" jako podstawę wymiaru składek, ponieważ faktycznie nie dokonał w marcu 2016 r. wypłaty na jego rzecz.

Informując płatnika A o braku obowiązku ubezpieczeń zleceniobiorcy w marcu 2016 r., oddział ZUS uwzględnił, że z imiennego raportu złożonego przez płatnika C wynika, iż ubezpieczony z tytułu umowy zlecenia otrzymał w marcu kwotę 2500 zł i był to tytuł ubezpieczenia, który powstał najwcześniej. Tym samym, zgodnie z zasadą "sumowania" podstaw wymiaru składek, ta umowa zlecenia stanowiła tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń (2500 zł ? 1850 zł). Jednak w związku ze skorygowaniem imiennego raportu miesięcznego przez płatnika C okazało się, że w marcu 2016 r. ubezpieczony podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom u płatników A, B i C, ponieważ łącznie jego podstawa wymiaru składek nie osiągnęła minimalnego wynagrodzenia. Płatnik A, mimo uzyskania wcześniej stanowiska ZUS, będzie zobowiązany do skorygowania dokumentacji rozliczeniowej i uiszczenia za zleceniobiorcę zaległych składek wraz z odsetkami.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 9 ust. 2, ust. 2a, ust. 2c, art. 11-12, art. 13 pkt 2, art. 14, art. 18 ust. 3, art. 20, art. 34 ust. 6, art. 36 ust. 1, ust. 2, ust. 11, ust. 13, art. 14 ust. 1a, art. 41, art. 46, art. 47-47a, art. 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 34

● § 1 ust. 1 pkt 1-5, pkt 12-15 i załączniki nr 1-5, nr 12-15, nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 222

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych