3/2018, data dodania: 20.02.2018 W jaki sposób opisać stanowiska pracy w organizacji?
Filar budowania kapitału ludzkiego
Opis stanowisk pracy to, niestety, jeden z najbardziej niedocenianych i zaniedbanych aspektów pracy działu HR. Badania różnych instytucji wskazują, że od 40 do 70 proc. organizacji nie posiada dobrze przygotowanych, aktualnych i sensownie wykorzystywanych opisów stanowisk. Jest to o tyle dziwne, że odpowiednie opisy stanowisk pracy mogą i powinny być punktem wyjścia wielu innych procesów polityki personalnej: rekrutacji, ścieżek karier, wartościowania stanowisk pracy itd.
Dobry opis stanowiska pracy jest tworzony według zasady, która mówi, że wszystko powinno być tak proste, jak się tylko da, ale nie prostsze!
Dobre opisy stanowisk przede wszystkim wprowadzają ład organizacyjny, tworzą podstawy jasnego kontraktu między pracownikiem a organizacją. Śmiało można uznać, że jest to - obok strategii HRM organizacji - jeden z filarów budowania kapitału ludzkiego. Strategia tworzy bowiem ogólne ramy polityki personalnej, a opisy stanowisk tworzą takie ramy w odniesieniu do poszczególnych pracowników. To właśnie z opisu stanowiska pracownicy w pierwszej kolejności powinni czerpać informacje:
● Jaki jest podstawowy cel istnienia danego stanowiska - a więc właściwie: "Po co ja tutaj jestem?".
● Jakie są główne wskaźniki mojej efektywności, czyli: "Z czego tak naprawdę będę rozliczany?".
● Jakie są podstawowe wymagania (kwalifikacje, uprawnienia itd.), a jakie oczekiwania związane z pracą na danym stanowisku?
● Jakie zadania powinienem realizować, aby pracować efektywnie?
● Jakie kompetencje powinienem mieć i rozwijać, aby móc dobrze wykonywać swoją pracę?
● Jakie są możliwości rozwoju/kariery powiązane z tym stanowiskiem?
Możemy oczywiście założyć, że dobry pracownik sam odpowie sobie na te pytania, jednak praktyka wskazuje, że nieporozumienia związane z tymi zagadnieniami są jednymi z głównych przeszkód nie tylko w rozwoju samych pracowników, lecz także we wdrażaniu większości procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Cele budowy i wykorzystania opisów stanowisk
Powinniśmy mieć pełną świadomość, do czego (oprócz spełnienia formalnych wymogów prawa pracy) możemy wykorzystać opisy stanowisk. Zakładamy, że dobry opis stanowiska pracy:
● Określa podstawowe cele i obowiązki stanowiska.
● Jednoznacznie wskazuje to, co jest wymagane od danej funkcji. Pomaga to we wzajemnym określaniu oczekiwań między pracownikiem a pracodawcą.
● Pomaga pracodawcy w badaniu dopasowania kandydatów w trakcie procesu rekrutacji.
● Pomaga również kandydatom w ocenie poziomu spełniania przez nich oczekiwań potencjalnego pracodawcy.
● Określa, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania.
● Pomaga określić potrzeby rozwojowe pracowników.
● Opisuje kwalifikacje niezbędne oraz pożądane na danym stanowisku.
● Pomaga w określeniu poziomu wydajności, działając jako podstawa do wyznaczania celów i wskaźników efektywności dla pracowników.
● Może być podstawą do wartościowania stanowisk pracy, a także może być używany jako baza do porównywania wynagrodzeń wśród różnych grup stanowisk.
● Może być narzędziem do przekazywania przez firmę podstawowych wartości, misji i celów.
● Może być stosowany jako narzędzie oceny poziomu dostosowania firmy do przepisów prawa pracy.
● Pomaga firmie w określeniu braków personalnych oraz nakładania się obowiązków i ról.
To oczywiście nie musi być pełna lista, a już jest tego sporo. Zawsze jednak podchodząc do budowy takich opisów, należy zastanowić się, czy nasze pomysły odnoszą się jakoś do jednego lub kilku z tych obszarów. Jeśli nie, to być może należałoby zastanowić się nad wyłączeniem pewnych elementów z opisu stanowiska i poszukać sposobów na jego uproszczenie. Inaczej mówiąc, należy być bardzo ostrożnym przy określaniu kryteriów, które chcemy wykorzystać w naszych opisach. W praktyce - im prościej, tym lepiej.
Wykres 1
Jaka część specjalistów HR uznaje dany aspekt za niezbędny
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych z badań własnych oraz HR Daily Advisor.
Najważniejsze aspekty opisu stanowiska
Skoro opisy stanowisk są tak istotne, należałoby się spodziewać, że wszyscy doskonale wiemy, jak je tworzyć oraz wykorzystywać. Niestety, nic bardziej błędnego. Liczba napotykanych - w znaczącej części organizacji - błędów jest właściwie dowolna. Spróbujmy zatem rozpocząć od próby wyłonienia kilku najważniejszych aspektów opisów stanowisk pracy, które powinny stanowić swoisty trzon tego opracowania. Po wielu konsultacjach z ponad 100 przedstawicielami działów HR doszliśmy do wniosku, że można wyróżnić pięć takich podstawowych elementów:
1. Informacje podstawowe: nazwa, cel, umiejscowienie w strukturze, poziom zaszeregowania.
2. Wymagane kwalifikacje i doświadczenie.
3. Upoważnienia, uprawnienia oraz zakres odpowiedzialności.
4. Wskaźniki opisowe: efektywność, zadania i kompetencje.
5. Warunki pracy (wyposażenie, uciążliwości, zagrożenia, dodatkowe wymogi).
Co ciekawe, właściwie w 100 proc. zgadza się to z sugestiami z brytyjskiego rynku pracy przedstawionymi w 2016 roku przez HR Daily Advisor (zobacz wykres). Tam także wyodrębniono pięć elementów dobrych stanowisk pracy i praktycznie w całości pokrywają się one z naszymi wskazaniami. Być może zatem jest pewne bardziej uniwersalne oczekiwanie względem takiego rodzaju opracowania.
Wyjaśnijmy sobie zatem pokrótce, co oznaczają te aspekty (zobacz tabelę).
Tabela 1
Skrócony opis głównych aspektów opisu stanowiska
| Zakres | Opis |
| Informacje podstawowe | Jest to głównie element informacyjny - niezbędny, aby zorientować się w specyfice stanowiska. Do informacji podstawowych należą: ● nazwa stanowiska - możliwie najlepiej określająca specyfikę pracy, ● cel istnienia stanowiska, ● umiejscowienie w strukturze. |
| Wymagane kwalifikacje i doświadczenie | Te zapisy są najbardziej użyteczne w procesie rekrutacji i selekcji oraz w planowaniu ścieżek kariery. Chodzi o jednoznaczne wskazanie, czego wymagamy od osób aspirujących do podjęcia pracy na tym stanowisku. Myśląc o doświadczeniu, warto przyjąć zasadę, że zawsze określamy ją w jednostkach czasowych (miesiące lub lata). Wystarczy jeszcze wskazać, o jaki rodzaj doświadczenia chodzi (w pracy w ogóle, na określonych stanowiskach i/lub w określonej roli), aby przygotować prostą tabelę do wypełnienia. |
| Upoważnienia, uprawnienia oraz zakres odpowiedzialności | Dzięki tym zapisom sami pracownicy i ich przełożeni mają jasność, do czego mają prawo oraz za co personalnie odpowiadają. Najczęściej da się to zapisać w kilku punktach, pamiętając, że szczegółowe rozwiązania w tym zakresie często są regulowane innymi dokumentami. W opisie stanowiska nie ma potrzeby powielać tych zapisów, a jedynie wskazać główne zakresy upoważnień i odpowiedzialności. |
| Wskaźniki efektywności, zadania i kompetencje | To jest kwintesencja opisów stanowisk - określamy zakres oczekiwań efektywnościowych, zakres realizowanych zadań i niezbędne przygotowanie. Wszystkie te elementy warto traktować łącznie. Wskaźniki efektywności określają to, czego ostatecznie oczekujemy od pracowników. Zadania to sposób dochodzenia do określonych poziomów efektywności. Kompetencje z kolei to wewnętrzne zasoby niezbędne do prawidłowej realizacji zadań. Są to też zapisy sprawiające najwięcej kłopotów. Dlatego warto, aby przed przystąpieniem do tworzenia samych opisów stanowisk przygotować odpowiednie listy - zestawienie kluczowych wskaźników efektywności, katalog zadań wykonywanych w organizacji oraz zbiór kompetencji. Dzięki temu zabiegowi uzupełnianie opisów polega głównie na wyborze poszczególnych elementów. Można to jeszcze bardziej usprawnić, jeśli KPI, zadania i kompetencje powiążemy z oznaczeniami numerycznymi. Wówczas wybierając np. jakieś zadanie, wystarczy, że wpiszemy jego numer, a treść sama się uzupełni. |
| Warunki pracy | Są to często dodatkowe kryteria opisu (nie wszyscy przedstawiciele działów HR byli gotowi uznać je za kluczowe). Mogą jednak okazać się bardzo pomocne zarówno w organizowaniu pracy, jak i np. w procesie wartościowania. |
Źródło: Opracowanie własne
Skupienie się na tych pięciu aspektach i wykorzystanie opisanych pomocy umożliwia przygotowanie rzetelnego opisu stanowiska w czasie 1-1,5 godziny, co naprawdę nie wydaje się dużym przedsięwzięciem, szczególnie jeśli uwzględnimy korzyści wynikające z takiego opisu. Spróbujmy jednak zobaczyć, jak od strony technicznej można sobie poradzić z całym procesem i poszczególnymi kryteriami opisu stanowiska.
Tworzenie karty opisu stanowisk
Tworzenie użytecznych opisów stanowisk pracy kojarzy się zazwyczaj z poświęceniem dużej ilości czasu, a także ze znaczną inwestycją finansową, gdyż często angażujemy do tego firmy bądź konsultantów zewnętrznych. Na szczęście coraz więcej doświadczeń wskazuje na to, że istnieje sposób, aby proces ten zrealizować nie tylko szybko, lecz także z gwarancją przygotowania naprawdę użytecznego materiału. Proces szybkiego i efektywnego przygotowania i wdrażania opisów pracy można zrealizować w ośmiu etapach:
1. Wybór i odpowiednie przygotowanie zespołu projektowego.
2. Określenie kryteriów opisu stanowiska oraz opracowanie wzoru karty opisu stanowiska pracy.
3. Przygotowanie lub dostosowanie gotowych katalogów dla tych kryteriów, dla których jest to możliwe.
4. Wybór narzędzia IT wspomagającego tworzenie i wykorzystanie karty opisu stanowiska pracy.
5. Weryfikacja listy stanowisk i struktury organizacyjnej.
6. Realizacja opisów przy zaangażowaniu pracowników, z wykorzystaniem wcześniej wypracowanych narzędzi.
7. Weryfikacja karty opisu stanowiska pracy pod względem ich wzajemnej zgodności i ewentualne uzupełnienie.
8. Formalne zatwierdzenie, akceptacja opisów - prezentacja dla zarządu.
Może to wydawać się dość złożonym przedsięwzięciem, jednak w praktyce - o ile odpowiednio do tego podejdziemy, wcale nie musi być ani trudne, ani męczące. Najważniejsze jest:
● określenie kryteriów opisu,
● przygotowanie pomocnych katalogów,
● odpowiednia platforma IT,
● zaangażowanie pracowników w tworzenie opisów.
Wybór kryteriów opisu stanowiska
Przygotowując się do stworzenia opisów we własnych organizacjach, należy zastanowić się nieco dokładniej, co weźmiemy pod uwagę ze względu na nasze potrzeby. Dobry opis jest bowiem tworzony według zasady, która mówi, że wszystko powinno być tak proste, jak się tylko da, ale nie prostsze! Inaczej mówiąc, każdy element opisu stanowiska powinien mieć swoje uzasadnienie, a sam opis im krótszy, tym lepiej. Dlatego też mając już zespół projektowy odpowiedzialny za przygotowanie opisów stanowisk pracy, jednym z pierwszych jego zadań jest przegląd różnych możliwych kryteriów i wybranie spośród nich takich, które w naszej firmie wydają się niezbędne i użyteczne. Całą resztę po prostu eliminujemy.
Tabela 2
Lista przykładowych kompetencji (wraz z definicjami)
| Nazwa kompetencji | Definicja kompetencji |
| Administrowanie, prowadzenie dokumentacji | Sprawna realizacja zadań administracyjno-organizacyjnych. Prowadzenie dokumentacji zgodne z formalnymi wymogami. Gromadzenie oraz zapewnianie wymiany informacji zapewniające efektywną organizację pracy. |
| Budowanie i rozwój organizacji | Podejmowanie działań mających na celu doskonalenie funkcjonowania organizacji i zapewnienie jej jak największej efektywności. |
| Budowanie relacji | Nawiązywanie i budowanie dobrych relacji. Dbałość o kontakty i efektywną współpracę. Pozyskiwanie zaufania i poparcia współpracowników. |
| Budowanie zespołów | Tworzenie, integrowanie i organizowanie działań zespołu. |
| Dążenie do rezultatów, przedsiębiorczość | Dążenie do osiągnięcia wyznaczonych celów. Podejmowanie działań ukierunkowanych na doskonalenie przebiegu pracy. Pozytywne nastawienie do pracy oraz wychodzenie naprzeciw trudnościom i szukanie nowych możliwości. |
| Delegowanie | Przekazywanie pracownikom zadań do wykonania. Zapewnienie odpowiednich informacji i uprawnień oraz wsparcia niezbędnego do ich realizacji. |
| Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem | Przekazywanie praktycznej wiedzy i porad w sposób użyteczny, ułatwiający innym realizację zadań zawodowych. |
| Identyfikacja z firmą | Działanie zgodnie z wartościami i interesami firmy. Dobra znajomość firmy oraz aktywne kształtowanie jej pozytywnego wizerunku. Łączenie własnych celów zawodowych z celami i strategią firmy. |
| Innowacyjność i elastyczność | Podejmowanie nowych inicjatyw i szukanie rozwiązań. Dopasowanie działań do zmieniających się wymogów sytuacji. Dostosowanie do sytuacji oraz tworzenie alternatywnych planów działania. Skuteczna praca w przypadku niejednoznaczności i niepewności. |
| Język obcy | Porozumiewanie się w mowie i piśmie w języku innym niż ojczysty w sposób swobodny i zrozumiały dla odbiorcy. |
| Komunikatywność | Zdolność do jasnego i precyzyjnego wyrażania się. Właściwe rozumienie wypowiedzi innych osób, umiejętność słuchania i porozumiewania się z rozmówcami. |
| Motywowanie | Budowanie zaangażowania i pozytywnego nastawienia pracowników do realizacji zadań. Docenianie oraz zachęcanie pracowników do efektywnej pracy i dalszego rozwoju. |
Źródło: ForFuture - za zgodą firmy.
Katalogi wykorzystywane w tworzeniu opisów
Przystępując do tworzenia karty opisu stanowiska pracy, warto przygotować możliwie jak najwięcej gotowych katalogów/list ułatwiających opisywanie wybranych wcześniej kategorii. Ułatwia to pracę, gdyż nie musimy się za każdym razem zastanawiać, jak sformułować dany zapis, po prostu wybieramy go z gotowej listy. Przygotowanie takich katalogów może wydawać się trudne i czasochłonne, jednak bez nich czas poświęcony na przygotowanie opisów może być kilkakrotnie dłuższy, a ich jakość znacznie gorsza. Po prostu opłaca się poświęcić kilka dni, a nawet tygodni pracy zespołu projektowego, aby potem zyskać kilka miesięcy.
Najczęściej wykorzystywane katalogi specjalnie przygotowane dla wybranych kryteriów opisów stanowisk to:
● Indeks wskaźników efektywności - KPI Index
● Zbiór zadań organizacyjnych
● Katalog kompetencji
● Pozostałe zestawienia:
- listy stanowisk, jakie występują w organizacji,
- jednostek i komórek organizacyjnych,
- wykształcenie - zarówno poziomu, jak i kierunku,
- kwalifikacje - szczególnie tych formalnych występujących w naszej branży,
- upoważnienia - szczególnie finansowych,
- warunki pracy, wyposażenie, uciążliwości itd.
Wykorzystanie narzędzi/platform IT
Odpowiednia platforma informatyczna to całkowita zmiana jakościowa zarówno w procesie przygotowania, jak i późniejszego wykorzystania opisów stanowisk. Właściwie jakiekolwiek dobrze przygotowane narzędzie IT może być pomocne, jednak prawdziwe ułatwienie wiąże się zwykle z wykorzystaniem wybranego specjalistycznego narzędzia. Co więcej, rozwój narzędzi IT i digitalizacja całego obszaru HR powodują, że wiele rozwiązań dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi może być organizowanych, udostępnianych i zarządzanych zdalnie. Dzięki temu możemy mieć dostęp nie tylko do opisów stanowisk, lecz także danych naszych pracowników czy informacji dotyczących przebiegu ich pracy.
Zaangażowanie pracowników w tworzenie opisów
Podstawowym wyzwaniem w procesie tworzenia i wykorzystania opisów stanowisk jest to, aby były one nie tylko czytelne, lecz także w pełni akceptowalne przez pracowników zajmujących te stanowiska. Nie ma lepszego sposobu osiągnięcia takiego stanu rzeczy, niż włączenie samych pracowników w proces tworzenia opisów ich stanowisk. W tym celu najlepiej jest to robić w trakcie bezpośredniego spotkania z pracownikami podczas tzw. panelu ekspertów. Bierze w nim udział 6-8 osób:
● 1-2 osoby reprezentujące dane stanowisko,
● bezpośredni przełożony,
● bezpośredni podwładny (w przypadku stanowisk menedżerskich),
● współpracownik, klient wewnętrzny dla danego stanowiska,
● osoba moderująca.
Taki skład niemal gwarantuje to, że wszystko, co zostanie wypracowane podczas spotkania, będzie akceptowalne przez wszystkich interesariuszy. Ważne jest, aby pamiętać przy tym, że rolą moderatora jest organizowanie pracy panelu ekspertów, a nie podejmowanie decyzji dotyczących poszczególnych elementów tworzonego opisu stanowiska.
Celem panelu jest stworzenie opisu danego stanowiska przy uwzględnieniu różnych perspektyw. Moderator wyjaśnia cel spotkania, a następnie kolejno zachęca uczestników do:
● określenia celu stanowiska,
● uzupełnienia wymaganych kwalifikacji i doświadczeń,
● określenia upoważnień i zakresu odpowiedzialności,
● przypisania KPI, zadań i kompetencji,
● opisania pozostałych wymogów związanych z danym stanowiskiem.
Jeśli zgodzimy się z tezą, że opisy stanowisk pracy to jedno z podstawowych narzędzi polityki personalnej, to należy poszukać takich rozwiązań, dzięki którym opisy te będą mogły powstawać jak najsprawniej. Przygotowanie dobrych opisów stanowisk to szansa na to, że będą one wykorzystywane w codziennych działaniach. Na szczęście, do dyspozycji mamy coraz więcej opracowań (katalogi, szablony) oraz narzędzi IT, dzięki którym przygotowanie, zarządzanie i sensowne wykorzystanie opisów stanowisk wcale nie musi być takie trudne. Zawsze jednak należy pamiętać, że kluczowym czynnikiem sukcesu jest nasza determinacja i umiejętność zaangażowania w prace współpracowników.
Grzegorz Filipowicz
Partner w ForFuture. Współzałożyciel i członek zarządu Klastra HR Development. Prezes Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner oraz członek CIPD. Wykładowca na kilku uczelniach. Ma ponad 25-letnie doświadczenie w branży szkoleniowo-konsultingowej.
grzegorz@forfuture.eu
