Rysując podczas zebrań, konferencji i szkoleń, upraszczasz złożone sprawy, a twoim odbiorcom łatwiej jest je zrozumieć i zapamiętać.

Myślimy obrazami i to, co jako pierwsze pojawia się w naszej głowie, to obraz. Sens obrazu chwytamy w jedną setną sekundy! 50 proc. mózgu angażowane jest w proces wizualny. W jaki sposób w biznesie wykorzystać tę cudowną właściwość obrazu?

Posługiwanie się obrazem

Jeśli się zastanowimy, to rysunek związany jest z biznesem od zawsze. W zakładach usługowych często na szyldzie obok nazwy jest narysowany przedmiot charakterystyczny dla danej branży, struktura organizacyjna firmy to najczęściej schemat, diagram ilustrujący zależności, a poruszanie się po zakładzie produkcyjnym często wyznaczone jest przez linie i strzałki. Kto z nas nie doświadczył dyskusji, w której ktoś podszedł do tablicy i narysował to, o czym mówiliśmy lub o co mu chodziło, aż wszyscy wreszcie zrozumieli?

Dziś coraz częściej procedury, instrukcje, zasady zapisane za pomocą słów zastępowane są rysunkami, połączeniem rysunków z tekstem lub fotografiami. Coraz też częściej konferencjom i ważnym wydarzeniom towarzyszy graphic recording, a pracę zespołów wspomaga visual facilitation.

Kto w organizacji powinien umieć rysować? Ta umiejętność przyda się każdemu. Zwłaszcza osobom, które rozwiązują problemy, tworzą zmiany, wymyślają i promują rozwiązania. Osobom, które pracują zespołowo, a i tym, które pracują samodzielnie. Umiejętność uporządkowania myśli za pomocą "sketchnotki" przekłada się w konsekwencji na uporządkowaną wypowiedź, którą łatwiej zrozumieć słuchaczom.

Dlaczego warto rysować?

Można zadać pytanie, dlaczego warto stosować rysunki? Korzyści jest wiele:

● Tworząc notatkę, na bieżąco przetwarzasz słyszane treści, tworzysz powiązania, struktury; dzięki temu lepiej zapamiętujesz, widzisz sens tego, co słyszysz.

● Podczas rysowania jesteś skupiony i zaangażowany, cały czas myślisz, jakie są zależności, co jest istotne, a co nie. Warto promować na spotkaniach rysowanie i bazgrolenie, ponieważ będzie z tego większa korzyść, niż gdyby uczestnicy korzystali w tym czasie ze smartfonów czy laptopów.

● Oszczędzasz czas, gdyż od razu wychwytujesz sedno. Moje notatki ze studiów, książek czy konferencji często przypominały prace skryby, który przepisywał wszystko z tablicy (książki) lub notował słowo w słowo, co zostało powiedziane. Aby zrozumieć sens przekazu, jeszcze raz poświęcałam czas na zgłębianie tego, co napisałam. Czasem brak jednego słowa gubił sedno wypowiedzi, nie mówiąc już o czasie straconym na odczytywanie zapisków.

● Wyróżniasz się i dajesz się zapamiętać. Treści, które chcesz przekazać, są lepiej zapamiętywane. Ludzie lubią rysunki!

● Rysując podczas zebrań, konferencji i szkoleń, upraszczasz złożone sprawy, a twoim odbiorcom łatwiej jest je zrozumieć i zapamiętać.

DEFINICJE

● Sketchnoting (sketch - ang. szkic, noting - ang. notowanie) to notatka w formie graficznej zawierająca obrazki, tekst, linie, strzałki itp. Według Mike’a Rohde’a, autora książki The Sketchnote Handbook, sketchnoting jest to mieszanka pisma ręcznego, rysunków, ręcznej typografii, kształtów, elementów wizualnych, takich jak strzałki, pudełka, linie. Pewnym rodzajem sketchnotingu są mapy myśli. Zwykle rysunkowa notatka sporządzana jest w formacie A4.

● Visual facilitation, graphic facilitation to symboliczne przedstawienie treści za pomocą obrazów, słów, kształtów, linii, strzałek itp. Wykorzystuje się je podczas pracy grup na szkoleniach, spotkaniach, warsztatach projektowych, przy facylitacjach. Obraz powstaje na bieżąco, jedna z osób obecna na spotkaniu, w czasie rzeczywistym nadaje strukturę treściom podawanym przez grupę i rysuje je za pomocą obrazów, kształtów, haseł. Zwykle ta rysunkowa notatka sporządzana jest na flipcharcie lub białej tablicy.

● Flipowanie^© to rysowanie flipchartów w celu ułatwienia zrozumienia i zapamiętania treści. Najczęściej ta forma wykorzystywana jest w edukacji przez nauczycieli, trenerów, edukatorów, coachów. Powstały obraz zawiera hasła, rysunki, kształty, strzałki, linie.

● Graphic recording to graficzny zapis przebiegu konferencji, spotkania, wystąpienia. Zwykle taka notatka jest wielkoformatowa. Również w niej pojawiają się hasła, rysunki, strzałki, linie, kształty itp.

● Whiteboard animation to animowany film w stylu rysunkowym, w którym akcja rozgrywa się na białym tle (dając wrażenie białej tablicy, po której piszemy markerem). Często w filmie widać rękę rysownika, który rysuje lub przesuwa rysunki.

Do czego wykorzystać rysowanie?

Zacznij od swoich notatek. Bierzesz udział w spotkaniu lub konferencji, przygotowujesz się do czegoś? Zamiast tworzyć standardową notatkę, wykonaj sketchnotkę. Nie przejmuj się, że na początku będzie trudno, że nie będziesz zadowolony ze swoich rysunków i zastosowanych schematów. To normalne. Jeśli w ten sposób systematycznie będziesz pracować, po pewnym czasie zauważysz efekty - łatwej będzie ci zaobserwować zależności, a i rysunki będą bardziej doskonałe.

Rysuj w każdej nadarzającej się okazji. Na spotkaniu zespołu projektowego, na cotygodniowym spotkaniu zespołu, na wywiadówce, w podróży. Rysuj, kiedy ktoś opowiada ci o sukcesie, problemie czy porażce. Jeśli tworzysz oferty bądź raporty, zastanów się, gdzie możesz zastosować rysunek, który ułatwi odbiorcy zrozumienie treści. Nie musisz umieć posługiwać się programem graficznym. Wystarczy, że narysujesz schemat lub odpowiednią ikonkę, zrobisz zdjęcie, prześlesz je na komputer i już możesz wkleić je w odpowiednie miejsce. Takie postępowanie jest czasem zdecydowanie prostsze niż znalezienie adekwatnego rysunku w przeogromnej internetowej bazie.

Wizualizuj dane, gdzie tylko możesz: zamieść ręcznie zrobiony rysunek w prezentacji PowerPoint, użyj piktogramu, kiedy zespołowo lub indywidualnie rozwiązujesz problemy bądź chcesz pokazać jakąś koncepcję, zasady itp.

Warto użyć rysunków przy tworzeniu, wprowadzaniu i utrwalaniu zmiany. Narysowanie tego, jak jest i tego, jak chcemy, by było, wskazanie (choćby innym kolorem) zakresu zmian, narysowanie osób odpowiedzialnych, przypominanie za pomocą rysunków, jak od dziś działamy, zdecydowanie może ułatwić uczestnikom przejście do nowej rzeczywistości. Podziękowania i inspiracje to również miejsce na zastosowanie rysunków. Ręcznie wykonana kartka z cytatem czy słowami podziękowań głębiej zapada obdarowanemu w pamięć.

Jak nauczyć się rysowania?

Trzeba ćwiczyć, ćwiczyć, ćwiczyć dwie umiejętności. Po pierwsze, warto doskonalić się w rysowaniu, schematycznym, szybkim przedstawianiu przedmiotów, osób i zależności. Obserwuj rzeczywistość (sporo schematów jest w otaczającej nas rzeczywistości), szukaj podpowiedzi w internecie, oglądaj prace innych, zapisz się na kurs i rysuj, rysuj, rysuj. Zastanawiaj się, jak zilustrować słowa, którymi najczęściej się posługujesz (np. człowiek, biznes, klient, proces, rekrutacja, motywacja).

Po drugie, ćwicz biegłość w szybkim porządkowaniu i nadawaniu struktury. To jest moim zdaniem trudniejsza umiejętność niż rysowanie. Na początek organizuj swoje myśli i wypowiedzi - twórz mapy myśli, sketchnotki do własnych przemyśleń, pomysłów. Potem sięgnij po wypowiedzi innych osób, które - jak sam wiesz - czasem lepiej, a czasem gorzej przekazują to, co mają do powiedzenia, w bardziej lub mniej uporządkowany sposób. Rozpocznij ćwiczenie już dziś! Twoje pierwsze zadanie? Narysuj biznes.

EWA PRĘDKA

Senior konsultant w Kontekst HR International Group

ewa.predka@konteksthr.pl