Katarzyna Romaniuk

Zarządzająca projektem Akademia Nikona

Za sprawą elektronicznych mediów masowych, czas i przestrzeń przestają mieć znaczenie dla swobodnej komunikacji. Ludzie z całego świata bez przeszkód mogą wymieniać opinie, dzielić się przeżyciami i obserwacjami. Zglobalizowana komunikacja to wielka szansa dla firm. Możliwe staje się zdalne zarządzanie zespołami. Ten rodzaj pracy jest zjawiskiem stosunkowo nowym, spowodowanym zmianami w mentalności pracowników. Ludzie nasycili się profitami oferowanymi przez korporacje. Dziś skupiają się na innych wartościach - doceniają czas spędzony z rodziną i przyjaciółmi, oddają się hobby i prowadzą aktywny tryb życia. To przekłada się na sposób wykonywania pracy. Doświadczenia, które wyniosłam z zarządzania zespołem Akademii Nikona, pokazują, że w procesie budowania zespołu rozproszonego istotny jest już etap rekrutacji pracowników. Grupa musi składać się z ludzi samodzielnych, z entuzjazmem i w pełni świadomych odpowiedzialności, która na nich spoczywa. Ważne jest także odnajdowanie w pracownikach indywidualnych cech i umiejętności oraz wykorzystywanie ich do zwiększenia satysfakcji z odpowiednio dobranych zadań. Ze względu na brak bezpośredniego kontaktu, bariery kulturowe, czy nawet te wynikające z odmiennych stylów komunikowania, to najtrudniejszy aspekt zarządzania zdalnego. Nie jest to jednak problem nierozwiązywalny. Z pomocą przychodzą tutaj proste komunikatory internetowe, regularne rozmowy oraz "standardowe spotkania", na których określa się zadania, ustala termin ich wykonania oraz wyznacza osobę za nie odpowiedzialną.

W przypadku zdalnego zarządzania od menedżera wymaga się otwartości na nowe rozwiązania. Oznacza to stawianie czoła budowaniu własnej kultury zespołu i przede wszystkim zaufania. Nie dla każdego jest to łatwe zadanie. Jednak, z drugiej strony, model ten daje zarówno menedżerowi, jak i zespołowi możliwość zachowania zdrowego balansu pomiędzy pracą a czasem poświęconym rodzinie lub po prostu sobie.

Katarzyna Dębińska

Menedżer HR Henkel Polska

W każdym zespole kluczowe są wzajemne zaufanie oraz motywacja do pracy. Pracownicy muszą mieć odpowiednio zakomunikowane jasne cele oraz klarownie sformułowane wymagania i zasady współpracy. Nad tymi kwestiami należy pracować zawsze, niezależnie, czy nasz pracownik siedzi w pokoju obok, czy w oddziale firmy oddalonym kilkaset kilometrów od centrali.

Na podstawie własnych doświadczeń zarządzania kilkuosobowym zespołem pracowników, rozlokowanych w kilku zakładach produkcyjnych Henkla w Polsce mogę stwierdzić, że kluczowymi elementami są właściwa komunikacja i zbudowanie dobrych relacji wewnątrz zespołu. Chodzi przede wszystkim o regularny, osobisty kontakt i rozmowę, a nie tylko wymianę e-maili. Rozmowy telefoniczne czy wideokonferencje zdecydowanie lepiej sprawdzają się, prowadząc do prawdziwej i szczerej wymiany informacji. Łatwiej jest wyrazić własną opinię, także odczytać intencje i emocje drugiej strony. Pozwala to zdecydowanie lepiej identyfikować sytuacje potencjalnie trudne i rozwiązywać nieporozumienia. W codziennej współpracy na odległość sprawdzają się także nowoczesne platformy komunikacji, takie jak SharePoint służący do zarządzania wspólnymi dokumentami czy komunikatory typu Skype. Kolejny ważny temat to integracja zespołu. Pracownicy, którzy wykonują swoje zadania zawodowe w jednym biurze, mogą rano przy kawie wymieniać się informacjami, jak spędzili weekend albo poprzedni wieczór, budując nieświadomie więzi i wzajemne zrozumienie. Ja namawiam swoich podwładnych, oddalonych ode mnie i od siebie nawzajem o kilkaset kilometrów, do dzielenia się takimi informacjami między sobą telefonicznie, służy to budowaniu relacji osobistych i dobrej atmosfery w całym zespole, sprzyja wspólnej pracy, którą musimy wykonać. Bardzo ważne jest także tworzenie raz na jakiś czas okazji, spotkań całego zespołu w świecie realnym. To buduje poczucie przynależności i wzajemną lojalność w grupie.

Budowaniu wzajemnego szacunku i zaangażowania w pracę służy także poznanie i bycie wrażliwym na miejscowe zwyczaje i osobiste preferencje współpracowników. Raz na jakiś czas warto wybrać się w odwiedziny do pracownika, aby poznać i poobserwować go w jego środowisku pracy.

Monika Hinc

HR biznes partner Scalac Sp.zo.o.

Praca zdalna to rozwiązanie, które może przyczyniać się do rozwoju różnorodnych organizacji, a zwłaszcza tych, które stawiają na kreatywność, innowacyjność i budowanie kapitału ludzkiego. Jednocześnie wielu firmom kojarzy się ona z wieloma zagrożeniami, np. boją się spadku produktywności i zaangażowania pracowników. Te obawy są uzasadnione, choć nie znaczy to, że każda firma staje przed takim wyzwaniem.

Fundamentalne znaczenie ma tu silna kultura organizacji, m.in. wartości, cele, zasady, kompetencje. Tak długo, jak pracownicy znają cele firmy oraz są zmotywowani, by je realizować, miejsce pracy nie będzie ograniczać ich efektywności. Wręcz odwrotnie, taki pracownik będzie szukał takiego środowiska, które zapewni mu maksymalną skuteczność. Połączenie celu, zaufania i autonomii budzi kreatywność i daje ludziom motywację do pracy nad rozwojem firmy.

Kluczowy warunek - organizacja musi być otwarta i przygotowana do takiego sposobu realizacji zadań biznesowych. Powinna podjąć maksymalny wysiłek w pozyskiwaniu członków zespołu wykazujących postawę proaktywną, odpowiedzialnych i zdolnych do rozwiązywania najtrudniejszych problemów. To właśnie te kompetencje są fundamentem dla efektywnej realizacji obowiązków zawodowych w formule zdalnej.

Pracę zdalną można organizować na wiele sposobów. Każda firma powinna wybrać najbardziej adekwatne z rozwiązań, pasujące do jej potrzeb, możliwości i specyfiki biznesowej. W Scalac podchodzimy do pracy zdalnej w następujący sposób. Spłaszczamy strukturę i inwestujemy w samoorganizujące się zespoły. Dajemy pracownikom wybór - proponujemy np. ruchome godziny pracy. Ograniczamy do minimum komunikację e-mailową i wymieniliśmy ją na alternatywne rozwiązania, tj. Slack. Umożliwia nam to transparentną komunikację tu i teraz. Ponadto po prostu regularnie rozmawiamy na tematy ważne dla firmy, wykorzystując do tego celu m.in. Google Hangouts czy Skype czy też organizując cykliczne spotkania całego zespołu.

Jeśli tylko dostrzegają Państwo, że wskazane rozwiązania mogłyby sprawdzić się w Państwa organizacji, gorąco zachęcam do podjęcia próby ich wdrożenia.

Malwina Puchalska

Trenerka i konsultantka w Instytucie Miasta, współautorka książki Skuteczny menedżer

Jak zarządzać zespołem zdalnym? Z pewnością warto doprowadzać do sytuacji, w której nasi pracownicy potrafią zaplanować swoją pracę, ustalać priorytety i brać odpowiedzialność za swoje działania. Jak tego dokonać? Jednym ze sposobów jest zarządzanie poprzez cele, a więc wskazywanie pracownikowi konkretnych rezultatów, jakich oczekujemy, nie zaś omawianie z nim krok po kroku sposobu wykonywania zadań. Oczywiście na etapie wdrożenia pracownik może potrzebować więcej instruktażu, jednak stopniowo warto przyzwyczajać go do sytuacji, w której samodzielnie planuje swoją pracę - jak tego dokonać? Przedstawiając oczekiwany cel i prosząc pracownika o zaprezentowanie sposobu, w jaki chce go osiągnąć. Z czasem, tak zarządzany pracownik, będzie nabywał coraz więcej pewności, a także chęci do tego, aby samodzielnie planować swoją pracę.

Nawet, gdy nasz zespół jest bardzo samodzielny, warto pamiętać o tym, że jako menedżerowie wciąż mamy wpływ na poziom jego motywacji. Szkoląc mobilne zespoły, często słyszę, że pracownikom szczególnie brakuje możliwości wymiany wiedzy i doświadczeń. Dobrym pomysłem może być forum wymiany dobrych praktyk - np. raz w miesiącu spotykamy się (w świecie realnym czy też poprzez wideokonferencje) ze wszystkimi pracownikami po to, aby omówić zespołowo ciekawe czy też trudne przypadki, jakie napotkaliśmy w swojej pracy. Inny przykład działania, który będzie motywujący i integrujący dla zdalnego zespołu, to zlecenie co tydzień innemu pracownikowi przygotowania porcji inspiracji dla współpracowników (np. wyszukania ciekawego artykułu lub filmu powiązanego z pracą i rozesłanie go e-mailem). Warto pamiętać też o regularnym feedbacku. Często spotykam się z tym, że menedżerowie zarządzający zdalnymi zespołami, zapominają o tym, jak ważna dla rozwoju i motywacji jest informacja zwrotna. Nawet najbardziej samodzielni pracownicy potrzebują widzieć związek między tym, ile z siebie dają, a jakie efekty osiągają.