Od 18 kwietnia 2016 r. zaczęły obowiązywać przepisy nowych unijnych dyrektyw regulujących procedury udzielania zamówień publicznych:

● dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE oraz

● dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE.

W ślad za przepisami unijnymi nowelizacja ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) do dotychczasowych trybów udzielania zamówień wprowadza nową procedurę - partnerstwo innowacyjne. Jej celem jest opracowanie produktu, usługi lub robót budowlanych niedostępnych na rynku oraz sprzedaż innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych będących wynikiem tych prac - pod warunkiem że odpowiadają one poziomem wydajności i maksymalnym kosztom uzgodnionym między zamawiającym a partnerami.

Jest to więc procedura opracowana z myślą o takich zamawiających, którzy poszukują innowacyjnych rozwiązań i są przekonani, że oferowane przez rynek produkty i usługi nie są w stanie zaspokoić ich potrzeb. Zgłaszają oni zapotrzebowanie, określając przy tym minimalne, ale jednocześnie precyzyjne wymogi, w odpowiedzi na które zainteresowani współpracą wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

SŁOWNICZEK

Innowacyjny produkt, usługa, robota budowlana - nowy lub znacznie udoskonalony produkt, usługa lub proces, w tym proces produkcji, budowy lub konstrukcji, nowa metoda marketingowa lub nowa metoda organizacyjna w działalności przedsiębiorczej, organizowaniu pracy lub relacjach zewnętrznych.

Przesłanki partnerstwa innowacyjnego

Zarówno przepisy dyrektyw, jak i nowelizacji upzp nie wyszczególniają konkretnych przesłanek zastosowania procedury partnerstwa innowacyjnego, pozostawiając zamawiającym swobodę wyboru tej procedury. Ustanowiono jednak jeden warunek wstępny jej zastosowania - niemożność uzyskania zamówienia odpowiadającego potrzebom zamawiającego przez dostępne na rynku produkty, usługi i roboty budowlane.

ZAPAMIĘTAJ!

Ocena rynku dokonywana jest w określonym momencie i na ten moment jest ważna. Oznacza to, że jeśli po wszczęciu trybu partnerstwa innowacyjnego pojawi się na rynku rozwiązanie odpowiadające potrzebom zamawiającego, nie musi on unieważniać postępowania.

Skorzystanie z ustanowienia partnerstwa innowacyjnego powinno być zatem poprzedzone gruntowną analizą rynku, której celem jest stwierdzenie, czy dostępne na rynku rozwiązania będą w stanie odpowiedzieć na potrzeby zamawiającego, czy też istnieje potrzeba stworzenia nowego rozwiązania. Analiza powinna służyć m.in. temu, aby zamawiający nie wszczynał bez potrzeby czasochłonnej procedury, jeśli odpowiednie rozwiązanie już istnieje lub istnieją przesłanki, by przyjąć, że w niedługim czasie takie rozwiązanie powstanie.

Istota partnerstwa innowacyjnego

Istotą partnerstwa innowacyjnego jest nie tylko opracowanie innowacyjnego produktu, usługi czy roboty budowlanej, ale również ich zakup bez konieczności przeprowadzania odrębnego postępowania. W partnerstwie innowacyjnym mamy zatem do czynienia z jedną umową, obejmującą zarówno fazę badawczo-rozwojową, jak i późniejsze wyprodukowanie i dostarczenie innowacyjnego produktu, świadczenie usługi czy ukończenie robót budowlanych. Warunkiem takiego połączenia jest, aby wypracowane produkty, usługi lub roboty budowlane odpowiadały uzgodnionym wcześniej między zamawiającym a wykonawcą wymaganiom dotyczącym wydajności oraz kosztów.

Przy obliczaniu szacunkowej wartości zamówienia publicznego udzielanego w formie partnerstwa innowacyjnego zamawiający uwzględnia maksymalną szacunkową wartość (bez VAT) wszystkich działań badawczych i rozwojowych, które będą przeprowadzane na wszystkich etapach partnerstwa, a także wszystkich dostaw, usług i robót budowlanych, które mają być opracowane i dostarczone lub zrealizowane na koniec umowy.

Nie da się ukryć, że szacowanie wartości zamówienia realizowanego w ramach partnerstwa innowacyjnego może okazać się poważnym wyzwaniem dla korzystających z tej procedury. Trudno jest bowiem oszacować wartość wszystkich działań badawczych i rozwojowych, które będą realizowane na wszystkich etapach partnerstwa. Ze względu na innowacyjny charakter przedmiotu zamówienia trudne może okazać się ustalenie jego ostatecznego kształtu - a tym samym ostatecznych kosztów zamówienia. Konieczność przeprowadzenia niektórych prac badawczo-rozwojowych może powstać dopiero w toku pracy nad innowacją, generując tym samym dodatkowe koszty.

Procedura partnerstwa innowacyjnego

Sama procedura prowadząca do zawarcia umowy partnerstwa została opracowana na podstawie przepisów mających zastosowanie przy procedurze negocjacji z ogłoszeniem. W trybie tym zamawiający - w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu - zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza do składania ofert na opracowanie innowacyjnego produktu, usług lub robót budowlanych niedostępnych na rynku oraz ich sprzedaż.

Procedura ma prowadzić do wyłonienia wykonawców (tzw. partnerów), którzy przeprowadzą prace badawcze lub rozwojowe i spośród których następnie zostaną zidentyfikowani ci, którym zostanie udzielone zamówienie.

Podobnie jak w przypadku negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający - opracowując dokumentację na nieistniejącą innowację - musi wskazać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) minimalne wymogi, jakie muszą spełniać wszystkie oferty. Informacje te muszą być precyzyjne - tak by umożliwić oferentom podjęcie decyzji co do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

ZAPAMIĘTAJ!

W dokumentacji zamawiający powinien określić również rozwiązanie mające zastosowanie do praw własności intelektualnej.

Zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców zaproszonych do kolejnego etapu (nie mniej niż 3). Oferty wstępne składają tylko wykonawcy zaproszeni przez zamawiającego.

W celu uzyskania zamówienia najbardziej odpowiadającego potrzebom zamawiający może negocjować z oferentami zarówno warunki oferty wstępnej, jak i wszystkich późniejszych ofert - z wyjątkiem oferty ostatecznej. Nie podlegają negocjacjom jedynie minimalne wymogi i kryteria oceny ofert.

W trakcie negocjacji zamawiający ma obowiązek przestrzegać zasady równego traktowania wszystkich wykonawców. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmian w dokumentach zamówienia, zamawiający musi poinformować o tych zmianach wszystkich, którzy złożyli oferty spełniające kryteria oceny ofert, wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, oraz zapewnić wykonawcom odpowiednio dużo czasu na zmodyfikowanie i ponowne złożenie poprawionych ofert.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamawiający ma możliwość wyboru kilku ofert złożonych przez kilku wykonawców. Umowa w sprawie zamówienia, której przedmiotem jest ustanowienie partnerstwa innowacyjnego, może być zatem zawarta z jednym partnerem bądź też z kilkoma partnerami.

Zamawiający ma możliwość podziału negocjacji na etapy, w celu ograniczenia liczby ofert podlegających negocjacjom - lecz w takim przypadku informację na ten temat musi zamieścić w ogłoszeniu o zamówieniu lub innym dokumencie zamówienia. Zamówienia udzielane są wyłącznie na podstawie kryterium najlepszej relacji jakości do ceny.

Realizacja umowy

Cechą charakterystyczną trybu partnerstwa innowacyjnego jest to, że składa się ono z etapów odpowiadających kolejności działań w procesie badawczo-rozwojowym. Może obejmować poszukiwanie rozwiązań, przedstawianie różnego rodzaju badań, prototypowanie oraz wytworzenie produktów, świadczenie usług lub ukończenie robót budowlanych.

Zamawiający powinien ustalać cele pośrednie, które mają osiągnąć partnerzy, oraz przewidzieć wynagrodzenie w częściach uwzględniających poszczególne etapy partnerstwa. Po każdym z takich etapów zamawiający może zakończyć procedurę partnerstwa innowacyjnego lub też - w przypadku partnerstwa innowacyjnego zawartego z kilkoma partnerami - rozwiązać poszczególne umowy z wykonawcami, którzy nie osiągnęli wyznaczonych celów.

Zasady, na jakich nastąpi wybór partnera lub partnerów, którzy dostarczą produkt, muszą być określone już w SIWZ, a następnie w umowie partnerstwa.

Zakończenie poszczególnych etapów będzie się wiązało każdorazowo z wypłatą partnerom wynagrodzenia, które może uwzględniać jedynie poniesione w tej fazie koszty (ale może również obejmować rozsądny poziom zysku dla wykonawców).

W ramach procedury partnerstwa innowacyjnego zamawiający muszą przestrzegać zasady równego traktowania wykonawców. W związku z tym nie mogą udzielać żadnych informacji, których przekazanie umożliwiłoby uzyskanie przewagi jednego kandydata nad innymi. Zamawiający mają też obowiązek zapewnić oferentom dostęp do wszelkich zmian w specyfikacjach technicznych oraz innych dokumentach zamówienia, a także muszą zapewnić czas niezbędny do zmodyfikowania ofert. Nie mogą również - bez zgody wykonawców - ujawniać udzielanych przez nich informacji oznaczonych jako poufne innym uczestnikom. Dotyczy to zarówno poufnych informacji udzielanych przez kandydatów podczas negocjacji, jak też informacji w zakresie proponowanych rozwiązań udzielanych w ramach partnerstwa.

Ustanowienie partnerstwa innowacyjnego obejmuje następujące czynności:

1) publikacja ogłoszenia stanowiącego zaproszenie do ubiegania się o zamówienie, w którym zamawiający określa, czy zamierza ustanowić partnerstwo z jednym partnerem czy z kilkoma partnerami, oraz wskazuje kryteria oceny ofert

2) składanie wniosków o dopuszczenie do udziału, wraz z informacjami na potrzeby kwalifikacji podmiotowej

3) kwalifikacja i zaproszenie wykonawców (wszystkich, którzy nie podlegają wykluczeniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu, lub ich ograniczonej liczby - minimum 3) do udziału w postępowaniu

4) negocjacje z wybranymi wykonawcami, których punktem wyjścia są złożone przez nich oferty wstępne (negocjacje mogą być podzielone na etapy w celu ograniczenia liczby ofert będących przedmiotem negocjacji poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert)

5) złożenie przez wykonawców ofert końcowych, na podstawie których wybrany zostaje partner lub partnerzy

6) zawarcie umowy partnerstwa, określającej m.in. zasady dotyczące organizacji partnerstwa, poszczególnych jego etapów, celów do osiągnięcia po każdym z nich, zasady dotyczące możliwości zakończenia partnerstwa czy zmniejszenia liczby partnerów na poszczególnych etapach, oraz warunki, na jakich produkcja i dostawa produktu, wykonanie usługi lub realizacja roboty budowlanej będących wynikiem partnerstwa zostanie powierzona jednemu lub kilku spośród partnerów.

MAGDALENA BIELIKOW-KUCHARSKA

doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, główny specjalista do spraw kontroli wewnętrznej GDDKiA, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 5, art. 31, art. 65 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz.Urz. UE L 94 z 28.03.2014 r.)

● projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw z 24 marca 2016 r. (RPU VIII, poz. 366)

W jednym z kolejnych numerów "Rachunkowości Budżetowej" w dziale "Zamówienia publiczne" polecamy m.in. artykuł: