Pomysł na wprowadzenie jednolitego dokumentu zastępującego oświadczenia wykonawcy pojawił się już w roku 2011, w trakcie prac nad nowymi dyrektywami zamówień publicznych. Wówczas omawiana instytucja nosiła roboczą nazwę "Europejski Paszport Zamówień Publicznych" i miała być pewnym standardowym formularzem, zgodnie z którym w każdym państwie członkowskim UE wymagane byłyby te same dane, co ułatwiłoby weryfikowanie oświadczeń wykonawców. Początkowo pomysł ten traktowany był bardzo sceptycznie, jednak przyjęty został w nowych dyrektywach unijnych pod nazwą Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (dalej: JEDZ).

Cel ujednolicenia zakresu wymaganych danych

Jednym z głównych założeń reformy unijnego prawa zamówień publicznych było uproszczenie istniejących procedur udzielania zamówień. Zbyt skomplikowane i rozbudowane postępowanie przetargowe stanowiło barierę w dostępie do zamówień - zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw - generowało duże koszty administracyjne dla instytucji zamawiających oraz było bardzo czasochłonne. Dodatkowym problemem zamówień unijnych był ograniczony dostęp do informacji o wykonawcach z innych państw członkowskich, a także różny zakres informacji, które muszą zostać objęte badaniem przez zamawiającego.

W założeniu ustawodawcy, JEDZ ma stanowić ograniczenie obciążeń biurokratycznych w prowadzonych postępowaniach, co powinno przynieść korzyść zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom.

Funkcja JEDZ

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia jest zaktualizowanym oświadczeniem własnym wykonawcy, dotyczącym kryteriów kwalifikacji i doświadczenia (art. 59 dyrektywy 2014/24/UE).

JEDZ ma zastąpić zaświadczenia wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie na potwierdzenie, że dany wykonawca:

● nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie którejkolwiek z przesłanek wskazanych w art. 57 dyrektywy,

● spełnia warunki udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 58 dyrektywy, w zakresie kompetencji do prowadzenia działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej i zawodowej,

● w przypadku zastosowania przez zamawiającego trybu postępowania zawierającego etap prekwalifikacyjny (np. przetarg ograniczony), spełnia obiektywne zasady i warunki, na których opiera się prekwalifikacja.

Dokument JEDZ ma zastąpić oświadczenia i dokumenty, które były wymagane w trakcie prowadzonego postępowania na gruncie dotychczasowych regulacji dyrektyw UE oraz ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, a także form, w jakich dokumenty te mogą być składane (dalej: rozporządzenie).

W odniesieniu do rozporządzenia, JEDZ ma zastąpić oświadczenia i dokumenty:

● wykazujące brak podstaw do wykluczenia z powodu okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 upzp

● potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 2 upzp

● pozwalające w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny ocenić spełnienie warunków udziału w postępowaniu, gdy liczba wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia jest większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu.

Potwierdzenie informacji zawartych w JEDZ

JEDZ jest tylko dowodem wstępnym, zastępującym dotychczasowe oświadczenia. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie musiał potwierdzić wskazane w nim okoliczności stosownymi dokumentami. Niemniej jednak, na każdym etapie postępowania zamawiającemu przysługuje uprawnienie do zwrócenia się do wykonawców o przedłożenie wszystkich lub niektórych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w przypadku gdy będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania.

Dotyczy to w szczególności procedur dwustopniowych, w których zamawiający korzystają z możliwości ograniczenia liczby kandydatów zaproszonych do złożenia ofert. W takim przypadku przedłożenie dokumentów potwierdzających informacje zamieszczone w JEDZ zapobiega sytuacji, w której do dalszego etapu postępowania zostaną zakwalifikowani wykonawcy, niebędący w stanie przedłożyć odpowiednich dokumentów, uniemożliwiając jednocześnie udział takim wykonawcom, którzy mogliby złożyć dokumenty potwierdzające.

Wykonawcy nie będą jednak musieli przedstawiać wszystkich dokumentów wymaganych przez zamawiającego, lecz będą mieli obowiązek przedstawienia jedynie tych dokumentów i w takim zakresie, w jakim instytucja zamawiająca nie ma możliwości uzyskania zaświadczeń lub odpowiednich informacji bezpośrednio za pomocą bezpłatnej krajowej bazy danych w dowolnym państwie członkowskim, takiej jak krajowy rejestr zamówień, wirtualna kartoteka przedsiębiorstw, elektroniczny system przechowywania dokumentów lub system kwalifikacji wstępnej (art. 59 ust. 5 dyrektywy 2014/24/UE).

Przepisy dyrektywy 2014/24/UE zezwalają, by JEDZ, który został już użyty we wcześniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia, mógł zostać ponownie wykorzystany przez wykonawcę - pod warunkiem potwierdzenia przez niego, że informacje w nim zawarte nadal są prawidłowe.

Formularz JEDZ

JEDZ sporządza się na podstawie standardowego formularza, co ma na celu zmniejszenie problemów związanych z precyzyjnym formułowaniem oświadczeń oraz kwestiami językowymi. Wzór oraz instrukcja wypełnienia stanowią załącznik do Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) 2016/7 z 5 stycznia 2016 r.

Dokument ten, co do zasady, ma być przedstawiany wyłącznie w formie elektronicznej, z tym że w okresie przejściowym, związanym z wdrożeniem elektronicznych narzędzi w zamówieniach publicznych, będzie mógł być złożony w innej formie (np. pisemnej).

Regulacje w zakresie JEDZ należy rozpatrywać w ścisłym powiązaniu z innymi narzędziami przewidzianymi przez dyrektywę 2014/24/UE. Na szczególną uwagę zasługuje tu treść art. 59 ust. 5 (dotyczącego baz danych) oraz art. 61 (dotyczącego systemu e-Certis).

Tworzenie baz danych

Państwa członkowskie zostały zobligowane do tworzenia baz danych, które powinny zawierać informacje na temat wykonawców, w zakresie umożliwiającym weryfikację danych zawartych w JEDZ. Bazy danych wskazane w dyrektywie obejmują krajowy rejestr zamówień, wirtualną kartotekę przedsiębiorstw, elektroniczny system przechowywania dokumentów oraz system kwalifikacji wstępnej.

Możliwość efektywnego korzystania z JEDZ jest więc uzależniona od faktycznego wdrożenia systemów elektronicznych w poszczególnych państwach członkowskich - a w szczególności baz danych obejmujących informacje konieczne do weryfikacji wykonawców. Brak takiej bazy będzie skutkował zwiększeniem obowiązków spoczywających na wykonawcy.

Prawodawca unijny wymaga również zapewnienia przez państwa członkowskie, aby bazy danych, które zawierają odpowiednie informacje na temat wykonawców i do których dostęp mogą uzyskiwać instytucje zamawiające tych państw członkowskich, umożliwiały dostęp - na takich samych warunkach - również instytucjom zamawiającym z innych państw członkowskich.

ZAPAMIĘTAJ!

Obowiązek zapewnienia dostępu wiąże się w szczególności z koniecznością zagwarantowania możliwości wyszukiwania informacji także w innych językach urzędowych UE.

System e-Certis

W celu wzmocnienia roli JEDZ, prawodawca unijny przewiduje, że państwa członkowskie będą udostępniać i aktualizować w systemie e-Certis pełny wykaz baz danych zawierających stosowne informacje na temat wykonawców, do których to baz mogą uzyskiwać dostęp instytucje zamawiające z innych państw członkowskich.

ZAPAMIĘTAJ!

Obecnie w ramach systemu e-Certis można uzyskać informacje dotyczące dokumentów z Turcji, Islandii, Liechtensteinu i Norwegii.

System E-Certis będzie więc przewodnikiem po różnego rodzaju dokumentach i zaświadczeniach (np. w zakresie niekaralności, wypełniania zobowiązań prawnych i finansowych, dysponowania odpowiednimi środkami technicznymi), które są wymagane od podmiotów uczestniczących w postępowaniach w sprawie udzielenia zamówienia publicznego we wszystkich państwach członkowskich UE. Innymi słowy, ma pomagać określić przedsiębiorcom, jakich dokumentów i zaświadczeń potrzebują, by móc złożyć ofertę przetargową w dowolnym państwie UE, a instytucjom zamawiającym - jakich dokumentów muszą wymagać od oferentów, lub jakie dokumenty mogą uznawać.

Od kiedy można korzystać z JEDZ

Rozporządzenie w sprawie formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia weszło w życie 20 dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym UE. Jednak formularz ten będzie mógł być stosowany przez polskich zmawiających i wykonawców dopiero po dokonaniu transpozycji do polskich regulacji przepisów nowej dyrektywy klasycznej 2014/24/UE oraz nowej dyrektywy sektorowej 2014/25/UE.

Termin implementacji tych dyrektyw do porządków prawnych państw członkowskich UE upływa 18 kwietnia 2016 r. Dodatkowo, w zakresie przepisów wprowadzających komunikację elektroniczną, państwa członkowskie mogą przedłużyć ten termin do 18 października 2018 r. (w przypadku centralnych jednostek zamawiających komunikacja ta powinna stać się obowiązkowa najpóźniej do 18 kwietnia 2017 r.).

Należy jednak pamiętać, że przepisy dyrektywy 2014/24/UE ustanawiają pewne ogólne zasady funkcjonowania JEDZ, pozostawiając bardzo wiele elementów jego praktycznego stosowania w gestii państw członkowskich lub samych instytucji zamawiających.

MAGDALENA BIELIKOW-KUCHARSKA

doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, główny specjalista do spraw kontroli wewnętrznej GDDKiA, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 59 ust. 5, art. 61 dyrektywy 2014/24/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz.Urz. UE L 94 z 28.03.2014 r., s. 65)

● Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 z 5 stycznia 2016 r. ustanawiające standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz.Urz. UE L 3 z 6.01.2016 r., s. 16)

W jednym z kolejnych numerów "Rachunkowości Budżetowej" w dziale "Zamówienia publiczne" polecamy m.in. artykuł: Kiedy stosować "przykładowe wzory umów" w zamówieniach publicznych.