Odpowiedzialność za sporządzanie i składanie sprawozdań oraz sporządzenie polityki rachunkowości w przypadku zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej

Pytanie redakcji PRB: Od 1 stycznia 2016 r. na podstawie ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1045) mogą funkcjonować tzw. jednostki obsługujące. Zmiany wprowadzone m.in. do ustawy o samorządzie gminnym dają możliwość tworzenia wspólnej obsługi, którą, jak wynika z przepisów, mogą prowadzić: urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwana "jednostką obsługującą".

Zapis art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym stanowi, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2 (czyli jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz gminnych instytucji kultury), są one przekazywane w całości.

Kto zatem w przypadku utworzonej jednostki obsługującej, przy obecnych zapisach w rozporządzeniach Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119 z późn.zm.) czy też z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1773), będzie odpowiedzialny za sporządzenie i złożenie sprawozdań wynikających z tych rozporządzeń? Kto będzie zobowiązany podpisać te sprawozdania w miejscu "kierownik jednostki" i w miejscu "główny księgowy"?

Kolejne pytanie w tym zakresie to: kto będzie miał obowiązek sporządzić politykę rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.), w przypadku gdy jednostka obsługująca będzie obsługiwała np. 5 szkół, ośrodek pomocy społecznej i gminny ośrodek kultury - kierownicy poszczególnych jednostek (5 szkół, ośrodek pomocy społecznej i gminny ośrodek kultury), czy może dla poszczególnych jednostek kierownik jednostki obsługiwanej, czy też wystarczy jedna polityka rachunkowości dla wszystkich jednostek obsługiwanych sporządzona przez kierownika jednostki obsługującej?

Odpowiedź MF: Jednostki wymienione w art. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.), w tym państwowe i samorządowe (gminne, powiatowe i wojewódzkie) jednostki budżetowe (art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) oraz samorządowe (gminne, powiatowe i wojewódzkie) instytucje kultury - jako jednostki posiadające osobowość prawną (art. 2 ust. 1 pkt 1), zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w tej ustawie.

Jednocześnie przepisy ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1045) od 1 stycznia 2016 r. wprowadzają - w art. 10a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn.zm.) - możliwość zapewnienia przez gminę wspólnej obsługi w szczególności administracyjnej, finansowej i organizacyjnej jednostkom organizacyjnym gminy (w tym gminnym jednostkom budżetowym) zaliczanym do sektora finansów publicznych, gminnym instytucjom kultury oraz innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym. Ustawa ta definiuje te jednostki jako jednostki obsługiwane.

Ponadto przepisy art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wskazują, że w odniesieniu do jednostek obsługiwanych (jednostek organizacyjnych gminy) rada gminy określi, w drodze uchwały, w szczególności: jednostki obsługujące; jednostki obsługiwane; zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. Natomiast pozostałe jednostki wymienione w art. 10a pkt 2 i 3 ustawy o samorządzie gminnym, tj. m.in. samorządowe instytucje kultury, będą mogły, na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą, przystąpić do wspólnej obsługi, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi. Zakres wspólnej obsługi określać będzie zawarte porozumienie.

Wspólną obsługę będą mogły prowadzić - zgodnie z wprowadzonym art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym - urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. Jednostki te określone zostały w ustawie jako jednostki obsługujące.

Należy zauważyć, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych będą one przekazywane w całości (art. 10c ust. 2 tej ustawy).

Jednocześnie przepisy ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw dokonały zmiany m.in. w art. 4 ustawy o rachunkowości. Dodany w art. 4 ust. 5 określać będzie, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosić będzie odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 4 ustawy o rachunkowości, są regulacje zawarte w art. 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.) - w brzmieniu nadanym ustawą z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw.

Podkreślenia wymaga, że jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych powinny posiadać - w myśl przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości - dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią do stosowania zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące w szczególności metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej.

Z powyższych regulacji ustawowych wynika, że dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości - dla każdej jednostki obsługiwanej (w tym gminnej jednostki budżetowej, gminnej instytucji kultury) oddzielnie - zobowiązany będzie sporządzić kierownik jednostki obsługującej.

Pismo Ministerstwa Finansów z 30 grudnia 2015 r.

W świetle zmian wprowadzonych przepisami ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, informuję, że uregulowanie kwestii, o których mowa w pytaniu [dot. odpowiedzialności za sporządzanie i składanie sprawozdań], zostało zaproponowane w projekcie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Pismo Ministerstwa Finansów z 15 lutego 2016 r.