Prowadzę szkolenia związane z rozwojem kompetencji menedżerskich od ponad 14 lat. Jednym z tematów jest zarządzanie sobą w czasie i jest to równocześnie obszar, który przeszedł największe zmiany, jeśli chodzi o moje własne podejście dotyczące tego, co powinno stanowić treść takiego szkolenia i w jakiej formie należy je prowadzić.

Na początku głównie koncentrowałem się na prezentowaniu i ćwiczeniu określonych technik służących do planowania zadań w czasie i zarządzania nimi, np. metody ALPEN czy ustalania priorytetów za pomocą matrycy Eisenhowera.

Jednak z rozmów z uczestnikami szkoleń wynosiłem wrażenie, że jest gdzieś ukryta niechęć, opór przed tymi metodami. Czasem spotykałem te same osoby na kolejnym szkoleniu i podpytywałem, jak im idzie, jeśli chodzi o zmianę w zarządzaniu sobą w czasie. Najczęstszym, niestety, efektem takich rozmów było wpędzanie ludzi w poczucie winy, ponieważ znakomita większość z nich zrobiła w tym zakresie bardzo niewiele.

Ponieważ jestem praktykiem w tym obszarze i sam wykorzystuję techniki, które omawiam, jestem do ich skuteczności i pożytku głęboko przekonany. Zacząłem się więc zastanawiać, co jest przyczyną tego braku motywacji uczestników do stania się podobnym entuzjastą, jak ja sam, czyli, żartobliwie mówiąc, przeżywałem rozterki kaznodziei "entuzjasty" pt. "Jak nawrócić niewiernych?".

Trochę więcej o przyczynach oporu

Gdy zacząłem głębiej drążyć temat powodów wspomnianej niechęci, to, jak zwykle, sprawa się skomplikowała, gdyż tych przyczyn jest co najmniej kilka. Dalej opisuję te, które uznaję za najważniejsze. Jest to moja subiektywna opinia, wynikająca z obserwacji oraz rozmów z uczestnikami szkoleń.

Przyczyna 1

Poczucie małego wpływu/decyzyjności na to, co realnie można zrobić ze swoim czasem w pracy i zadaniami, które się realizuje.

Może to być sytuacja, gdy ktoś ma zlecane konkretne zadania z terminami i nawet nie może pozmieniać ich priorytetów, ponieważ wszystko jest z góry narzucone lub zdecydowane za tę osobę. Kolejną taką sytuacją może być np. wewnętrzna organizacja (lub dezorganizacja) pracy, czyli cały system, w jakim dana osoba pracuje, i wszelkie zakłócenia czy problemy, jakie ten system generuje. Brak wpływu na te zewnętrzne okoliczności - często postrzegane przez uczestników jako nielogiczne czy wręcz głupie, wywołuje mnóstwo frustracji, szczególnie, gdy poruszany jest temat organizacji swojej pracy.

Przyczyna 2

Głęboko zakorzenione i nieuświadamiane nawyki w pracy.

Każdy z nas wypracował sobie taki czy inny sposób działania, jeśli chodzi o zadania i czas. Niektórzy np. robią sobie listę zadań, inni odkładają najważniejsze zadania "na potem", zajmując się na początku mniej istotną "drobnicą" itp. Te sposoby to często nasz "autopilot", czyli nawyk. Ich zmiana to dość trudna sprawa, a wdrożenie technik z zarządzania sobą w czasie często właśnie wymaga zmiany nawyków. To zagadnienie, czyli zmiana nawyków, jest w zasadzie tematem na osobny artykuł, niemniej jednak w tym miejscu polecam świetną książkę o nawykach pt. Siła nawyku Charlesa Duhigga¹.

Przyczyna 3

Obawa przed pozytywnymi efektami.

Kiedyś na szkoleniu usłyszałem wprost: "Po co mam być efektywniejszy w swoich działaniach w czasie? Przecież jak tylko szef zauważy, że się lepiej organizuję, zaraz mi dołoży więcej roboty....". Na co pozostali uczestnicy potakiwali ze zrozumieniem głową. Ten brak motywacji można sprowadzić do stwierdzenia: "jedyną nagrodą za lepszą pracę jest więcej pracy".

Przyczyna 4

Niedostrzeganie korzyści dla siebie.

Ta przyczyna może być nieco powiązana z poprzednią. Często najważniejszym pytaniem, które zadaje sobie uczestnik szkolenia, jest: "po co to mam robić?". Korzyści wynikających z lepszego zarządzania sobą w czasie jest cała gama, od zaoszczędzenia czasu po mniej stresu. Ważne, żeby ludzie te korzyści dostrzegli, dopiero wtedy możemy próbować wzbudzić w nich motywację do działania.

Przyczyna 5

Różne personalne podejście do czasu i jego planowania.

Każdy z nas inaczej odbiera czas i jego znaczenie w swoim życiu. Świetnie opisują to zjawisko Phillip Zimbardo i John Boyd w książce Paradoks czasu². Szczególnie dla osób z tzw. perspektywą przyszłościową planowanie zadań, priorytetyzowanie, stawianie celów itp. jest równie naturalne i oczywiste, jak oddychanie. I to te osoby wspaniale się czują na szkoleniach z tego tematu. Z drugiej strony, dla ludzi z innymi perspektywami w zakresie czasu, działania planistyczne mogą być postrzegane jako nienaturalne czy wręcz pozbawione sensu. Warto sięgnąć po wspomnianą książkę, gdyż łatwiej wtedy zrozumieć pewne zachowania uczestników na szkoleniu.

W jakich warunkach szkolenia z zarządzania sobą w czasie dają najlepsze rezultaty?

Nawiązując do opisanych już przyczyn niechęci czy niskiej motywacji uczestników szkoleń z tej tematyki, można pokusić się o sformułowanie optymalnych warunków, aby takie szkolenie dało realne efekty.

1. Odpowiednia grupa docelowa

Najlepiej gdy uczestnikami będą osoby, które mają rzeczywistą decyzyjność w zakresie zarządzania zadaniami i organizowania swojego czasu. Oczywiście mało kto ma w 100 proc. taką decyzyjność, ale im większe poczucie wpływu na to, co można robić w swoim czasie, tym z kolei łatwiej uruchomić motywację do działania, zmiany.

2. Właściwe rozpoznanie problemu

Generalnie chodzi o odpowiedź na pytanie, czy przyczyną słabszej organizacji/wydajności pracy jest rzeczywisty brak kompetencji danych osób, czy raczej inne, zewnętrzne przyczyny, np. sposób zarządzania czy procedury. Zdaję sobie sprawę z tego, że tego typu diagnoza jest dość trudna. Jednak może być o tyle opłacalna, że część problemów wymaga głębszych, systemowych rozwiązań i samo wysłanie ludzi na szkolenie nie załatwi sprawy do końca.

3. Organizacja procesu szkoleniowego

Ponieważ bardzo często wdrażanie sposobów zarządzania sobą w czasie wymaga zmiany własnych nawyków, warto zmienić nieco organizację szkolenia, by pomóc uczestnikom pracować na takiej zmianie. Przykładowo można przeprowadzić jeden dzień szkolenia i potem po około tygodniu drugi dzień (lub nawet pół dnia). Dzięki temu uczestnicy w pierwszym dniu poznają techniki i opracowują plan ich wdrożenia w warunkach swojej pracy. Potem mają kilka dni na wypróbowanie tego planu w praktyce i wiedzą, że w kolejnym dniu szkolenia będzie to omawiane. Dodatkowo mogą zadawać pytania, konsultować się, gdy coś nie wyjdzie lub napotkają problemy we wdrożeniu. Z moich obserwacji wynika, że taka zmiana w organizacji szkolenia bardzo zwiększa odsetek osób, które próbują zastosować wiedzę i umiejętności wyniesione ze szkolenia w swojej praktyce zawodowej.

4. Plan szkolenia

Moje doświadczenia wskazują, że samo szkolenie należy zaplanować, mając na uwadze dwie wytyczne:

- personalizację - omawiane techniki trzeba odnieść do sytuacji konkretnego uczestnika i dostosować do jego potrzeb oraz systemu, w jakim pracuje,

- motywowanie do zmiany - warto dodać moduł o metodach zmiany nawyków oraz dążyć do opracowania sposobów wdrożenia konkretnych zmian (które uczestnik uzna za korzystne) w swoim życiu, pracy, czyli stworzyć realny action plan.

W tym krótkim artykule chciałem się podzielić swoimi przemyśleniami i doświadczeniami w zakresie szkoleń z zarządzania sobą w czasie. Zdaję sobie sprawę, że prowadzenie takiego szkolenia może się odbywać w różnej formie i treści, a każdy z trenerów ma tutaj własne preferencje i przyzwyczajenia. Pokazałem swoją drogę, jaką przeszedłem od koncentracji na technikach do nacisku na zmianę nawyków. Moim zdaniem, opisywane podejście sprawdza się w praktyce, czy przekonam tym innych, cóż, może warto przynajmniej spróbować.

Przykładowy plan szkolenia z zarządzania sobą w czasie

Poniżej opisuję proponowany plan szkolenia z tej tematyki (poziom początkujący), zdając sobie sprawę, że można opracować wiele innych wariantów w tym zakresie. Program jest zbudowany na założeniach, które wcześniej opisałem.

Dzień I

Moduł I (wprowadzający)

Na początku standardowo przedstawiamy plan szkolenia oraz realizujemy część "integrującą" uczestników. Warto jeszcze zebrać oczekiwania uczestników w zakresie tematyki - choć optymalnie jest to zrobić przed szkoleniem. Zaraz potem przechodzimy już do krótkiego omówienia, co to jest zarządzanie sobą w czasie i na czym się opiera. Warto wspomnieć o roli, jaką odgrywają nawyki i motywacja do ich zmiany.

Moduł II

Uczestnicy indywidualnie odpowiadają na pytanie: "co mi najbardziej przeszkadza efektywnie wykorzystywać czas w pracy?". Grupujemy te przeszkody na zewnętrzne i wewnętrzne oraz szukamy takiej, na którą uczestnik ma wpływ (im większy, tym lepiej). Potem w mniejszych grupach uczestnicy pracują nad szukaniem pomysłów ograniczenia działania określonej przeszkody (rotacyjnie zmieniają w grupie swoje przeszkody do dyskusji). W tym miejscu warto zachęcać uczestników do dzielenia się własnymi dobrymi doświadczeniami. Moduł kończy się wybraniem przez każdego z uczestników pomysłu, który następnie zostaje przekuty w konkretne działania służące jego realizacji (action plan).

Moduł III (podwójny)

Zbieramy dotychczasowe dobre praktyki uczestników dotyczące planowania zadań i omawiamy je (część z nich najczęściej wpasowuje się w techniki omawiane w dalszej części szkolenia). Następnie prezentujemy jakiś system planowania zadań w czasie, np. ALPEN lub GTD (Getting Things Done³). W serii mniejszych ćwiczeń uczestnicy zaznajamiają się z konkretnymi etapami tej techniki, np. praca z listą zadań, ustalanie priorytetów, praca z dynamicznie zmieniającymi się priorytetami itp. Ważne, by ćwiczenia dotyczyły konkretnych przypadków z pracy uczestników.

Moduł IV

Trochę w formie zabawy szukamy metod pomagania sobie przy zmianie nawyków. Potem omawiamy te sposoby i uczestnicy głosują, które są dla nich najlepsze i mogliby je wykorzystać w swoim życiu - żeby pomóc sobie wdrożyć nowe sposoby planowania zadań.

Podsumowanie dnia

Ta część jest dość rozbudowana, ponieważ uczestnicy konstruują dla siebie pracę wdrożeniową na dwóch płaszczyznach - jedna to już przerobiona praca z konkretnymi przeszkodami na drodze do efektywności. Druga to zastosowanie wybranych technik planowania w swojej pracy. Ponieważ za kilka dni odbędzie się druga część szkolenia, to trzeba kłaść nacisk na to, żeby te prace wdrożeniowe były realne do wykonania. Moim zdaniem lepiej tu działa zasada "mniej, ale zrobię" niż podejście nadmiernie ambitne.

II dzień (np. pół dnia)

Moduł V

Omówienie efektów wykonania prac wdrożeniowych - każdy indywidualnie robi miniprezentację. Zbieramy sukcesy i napotkane trudności. W dalszej części warsztatowo staramy się poszukać sposobów na poradzenie sobie z napotkanymi trudnościami.

Moduł VI (może być podwójny)

Praca na kolejnym obszarze związanym z planowaniem zadań. W zależności od potrzeb, mogą to być np.: wykorzystanie konkretnych narzędzi elektronicznych do planowania (np. pewnych programów komputerowych czy aplikacji do smartfonów), różne perspektywy planowania, planowanie działań zapobiegawczych (prewencyjnych) z pomocą analizy ryzyka itp. Każdy z tych tematów jest ćwiczony warsztatowo na realnych sytuacjach z pracy uczestników.

Podsumowanie dnia

Podobnie jak w pierwszym dniu szkolenia uczestnicy stawiają sobie zadanie do wdrożenia. Może być związane z dalszym utrzymaniem zmiany swoich nawyków albo np. z zastosowaniem nowo poznanej techniki.

dr Marek Romanowicz

Trener, konsultant, kierownik projektów - certyfikat Prince2 Practitioner. Posiada 14-letnie doświadczenie trenerskie. Specjalizuje się w szkoleniach rozwijających kompetencje menedżerskie.

marek.romanowicz@motivo.pl

Przypisy

¹ Ch. Duhigg, Siła nawyku, Dom wydawniczy PWN, Warszawa 2013.

² P. Zimbardo, J. Boynd, Paradoks czasu, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2009.

³ D. Allen, Getting Things Done, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2009.