Powinni Państwo jak najszybciej sporządzić i przekazać do ZUS komplet dokumentów za marzec 2016 r., w formie elektronicznej, korzystając z aktualnego oprogramowania, albo w wersji papierowej. Zasadniczo za niedopełnienie obowiązków związanych z rozliczeniem i opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne płatnikowi może grozić kara grzywny w wysokości do 5000 zł. Jednak w przedstawionej sytuacji przewinienie jest stosunkowo niewielkie, zatem konsekwencje opóźnienia w przesłaniu dokumentacji rozliczeniowej nie powinny być dotkliwe, pod warunkiem że terminowo opłacili Państwo należne składki.

Płatnicy składek mają obowiązek przekazywać do ZUS dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe (a także ich korekty) w formie elektronicznej. Płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty w formie papierowej - wypełnione na formularzach według ustalonego wzoru albo w formie wydruku np. z programu Płatnik.

Obecnie płatnicy rozliczający się w formie elektronicznej mają do dyspozycji:

● program Płatnik (udostępniany nieodpłatnie przez ZUS) - korzystający z tej aplikacji przesyłają dokumenty elektroniczne potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą płatnego certyfikatu kwalifikowanego,

● aplikację e-Płatnik, dostępną na PUE ZUS - dokumenty wypełniane i przesyłane w tym trybie mogą być podpisywane zarówno płatnym podpisem elektronicznym, jak i profilem zaufanym ePUAP, który płatnik może uzyskać bezpłatnie.

Program Płatnik, udostępniany przez ZUS, jest sukcesywnie aktualizowany. Jego użytkownicy muszą zatem pamiętać, aby zawsze mieć zainstalowaną najnowszą wersję tego programu. Dokumenty, które zostały przesłane, ale odrzucone przez ZUS ze względu na używanie przez płatnika nieaktualnej wersji oprogramowania, są traktowane tak, jakby nie zostały złożone - ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Od 1 kwietnia 2016 r. dokumenty sporządzone w wersjach Płatnika: 9.01.001, 9.01.001A, 9.01.001B, 9.01.001C, 9.01.001D, 9.01.001E, 9.01.001F, nie są przyjmowane przez system ZUS. Aktualna wersja Płatnika, którą muszą posługiwać się użytkownicy, to wersja 10.01.001.

W przedstawionej przez Państwa sytuacji należy jak najszybciej zainstalować aktualną wersję programu Płatnik i ponownie przesłać zaległe dokumenty do ZUS. Jeśli wcześniej korzystali Państwo z jednej z ww. wersji Płatnika, to program instalacyjny umożliwi instalację wersji programu 10.01.001 z jednoczesnym przejęciem dotychczasowych ustawień (m.in. lokalizacji katalogu instalacyjnego, lokalizacji bazy danych i innych danych programu, okresu rozliczeniowego, płatnika wybranego do kontekstu).

UWAGA!

Dokumenty odrzucone przez ZUS ze względu na ich sporządzenie lub przesłanie za pomocą nieaktualnej wersji programu Płatnik są traktowane tak, jakby w ogóle nie zostały złożone.

Inną dostępną możliwością jest przeniesienie swoich rozliczeń na Platformę Usług Elektronicznych ZUS i korzystanie z aplikacji e-Płatnik. Jest ona dedykowana płatnikom, którzy zgłaszają do ubezpieczeń do 100 osób. Aby uzyskać profil zaufany ePUAP, który umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów w e-Płatniku, muszą Państwo złożyć wniosek o założenie takiego profilu na www.epuap.gov.pl, a następnie potwierdzić swoją tożsamość w czasie jednej wizyty w upoważnionym do tego organie - jest nim np. ZUS. W czasie tej samej wizyty można uwierzytelnić także nowo założony profil na PUE, jeżeli wcześniej takiego Państwo nie posiadali. Dzięki korzystaniu z e-Płatnika nie będą już Państwo musieli sprawdzać aktualności oprogramowania - aplikacja ta aktualizuje się na bieżąco i nie jest konieczne instalowanie jej nowych wersji przez użytkownika.

Ostatnim sposobem przesłania zaległych dokumentów do ZUS jest dostarczenie ich do organu w formie papierowej, do czego - jako płatnik zgłaszający do ubezpieczenia tylko 4 osoby - mają Państwo prawo. Ponadto jeżeli jeszcze nie dopełnili Państwo obowiązku opłacenia należnych składek, należy bezwzględnie, jak najszybciej je opłacić wraz z odsetkami. Odsetek nie muszą Państwo uiszczać, jeżeli ich wartość nie przekracza 6,60 zł.

UWAGA!

Aplikacja e-Płatnik, dostępna na PUE ZUS, aktualizuje się automatycznie w czasie rzeczywistym i nie wymaga od użytkownika instalowania jej aktualizacji.

Płatnik składek, który nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie, jest zagrożony karą grzywny w wysokości do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 6 ustawy systemowej). W Państwa przypadku jest jednak mało prawdopodobne, aby w sytuacji stosunkowo niewielkiego zawinienia ZUS zawnioskował do sądu o wymierzenie takiej kary.

Podstawa prawna:

● art. 47a, art. 98 ust. 1 pkt 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 34

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS