Użytkownicy nowego programu Płatnik mają problemy z obsługą niektórych funkcji, które nie są znane z poprzednich wersji aplikacji. Są one związane z dostępnością do niektórych danych czy z zakresem funkcjonalności, z których mogą korzystać.

1. Czy wszyscy płatnicy składek mają obowiązek używania nowego Płatnika 10.01.001 i od kiedy ZUS nie będzie już obsługiwał dokumentów przesyłanych z 9 wersji Płatnika?

Obecnie ZUS przyjmuje dokumenty ubezpieczeniowe ze wszystkich wersji programu Płatnik rozpoczynających się cyframi 9.01.001 oraz z wersji 10.01.001. Do wszystkich tych wersji obowiązkowo trzeba zainstalować najnowszy plik ze słownikami i komponentami programu, tzw. metryki.

Ze względu na nowe funkcjonalności warto zainstalować wersję 10.01.001 programu Płatnik. Automatycznie aktualizuje ona zarówno metrykę, jak i biblioteki oraz pliki stanowiące poszczególne elementy programu. Gdyby ZUS wprowadził w programie zmiany (inne niż zmiany słownikowe), to wersja 10.01.001 również zostałaby automatycznie zaktualizowana. Zatem użytkownicy mogą korzystać z najnowszej dostępnej wersji programu bez konieczności samodzielnej instalacji niezbędnych komponentów czy słowników. Od września 2014 r. nie są przyjmowane przez ZUS dokumenty przygotowane w wersji 8.01.001 i 8.01.001A programu Płatnik. W przypadku gdy zostanie podjęta decyzja o zaprzestaniu przyjmowania dokumentów z Płatnika 9.01.001 (wersje od "A" do "F"), ZUS poinformuje o tym z wyprzedzeniem.

2. Często czytamy o pobieraniu danych z ZUS, ale nie wszyscy takie dane dostają. Czy wszyscy użytkownicy wersji 10.01.001 programu Płatnik mają do dyspozycji takie same funkcje programu?

Mimo że wszyscy użytkownicy korzystają z tej samej wersji programu Płatnik, zakres dostępnych funkcji jest różny. Zależy on od tego, czy konkretny płatnik składek korzysta z Interaktywnego Płatnika PLUS (IPP), czyli specjalnej formy komunikacji z ZUS. Nie jest to inna wersja programu Płatnik, tylko projekt realizowany przez ZUS, polegający na stopniowym udostępnianiu funkcji programu Płatnik umożliwiających dwustronną komunikację z ZUS. Dla celów tego projektu płatnicy zostali podzieleni na trzy grupy różniące się zakresem dostępu do danych z ZUS i poziomem weryfikacji dokumentów przesyłanych do ZUS:

● płatnicy na poziomie "C" - nie otrzymują danych z ZUS, a ich dokumenty podlegają tylko weryfikacji formalnej;

● płatnicy na poziomie "B" - pobierają dane z ZUS, a ich dokumenty podlegają docelowemu zakresowi weryfikacji danych płatnika i ubezpieczonych w ZUS. W przypadku tej grupy dla części reguł weryfikacji (czyli reguł, według których jest badana poprawność dokumentu) obniżony jest poziom krytyczności, co oznacza, że ZUS przyjmie dokumenty zawierające błędy niemające istotnego wpływu na prawidłowość zapisów na kontach ubezpieczonych;

● płatnicy na poziomie "A" - do tej grupy są przenoszeni użytkownicy, którzy już zweryfikowali prawidłowość danych swoich ubezpieczonych, zapisanych na kontach w ZUS, i dzięki temu nie popełniają błędów w dokumentach rozliczeniowych. Ich dokumenty podlegają docelowemu zakresowi weryfikacji na podstawie danych płatnika i ubezpieczonych posiadanych przez ZUS.

Program Płatnik jest więc narzędziem wykorzystywanym w szerszym Projekcie IPP i może "zachowywać się" różnie u różnych użytkowników.

3. Na czym polega pobieranie danych z ZUS? Co otrzymamy w trakcie pierwszego pobrania takich danych?

Z ZUS pobierane są następujące dane:

● komponenty (biblioteki, słowniki, pliki konfiguracyjne i inne dystrybuowane w postaci plików) programu Płatnik - dla wszystkich płatników składek,

● dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w ZUS oraz statusy przetworzenia dokumentów - tylko dla płatników znajdujących się na poziomie A i B, określonym w projekcie IPP.

UWAGA!

Użytkownicy nowego Płatnika mają do dyspozycji różne funkcjonalności, których zakres jest uzależniony od grupy, do jakiej ZUS zakwalifikował danego płatnika składek.

Płatnicy z grupy C

W przypadku płatnika znajdującego się na poziomie C pobieranie danych polega na pobraniu komponentów, czyli na:

● pobraniu z ZUS aktualnej wersji metryki komponentów programu Płatnik,

● sprawdzeniu, czy metryka komponentów znajdująca się na komputerze klienta jest aktualna,

● pobraniu ostatnich wersji komponentów programu w sytuacji, gdy metryka komponentów jest nieaktualna.

Równocześnie sprawdzane jest, czy dane identyfikacyjne płatnika składek, dla którego odbywa się aktualizacja, są zgodne z danymi w ZUS. Jeśli tak, to po zakończeniu pobierania komponentów otrzymujemy informację, że pobieranie danych tego płatnika "nie dotyczy".

Natomiast gdy dane płatnika składek nie są zgodne z danymi płatnika na żadnym koncie utworzonym w ZUS, otrzymujemy informację o niezidentyfikowaniu płatnika.

Rys. 1. Płatnik składek niezidentyfikowany w ZUS

Taka sytuacja może wystąpić np. wtedy, gdy jest to niedawno zgłoszony płatnik i jego konto w ZUS nie zostało jeszcze założone lub gdy jedna z danych identyfikacyjnych jest zapisana inaczej w kartotece programu Płatnik niż w ZUS. Niezgodności te należy koniecznie wyjaśnić.

Płatnicy z grup A i B

W przypadku płatnika składek znajdującego się na poziomie A lub B po aktualizacji metryki program przechodzi do aktualizacji danych płatnika i ubezpieczonych. Jeśli dane w kartotece płatnika będą niepotwierdzone w ZUS albo dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w kartotekach będą nieaktualne w stosunku do danych, które znajdują się w ZUS, wówczas pojawi się okno:

Rys. 2. Dane zidentyfikowane jako niezaktualizowane w odniesieniu do danych w ZUS

a potem program wyświetla formularz dostępu do danych z ZUS. Użytkownik powinien:

● zapoznać się z regulaminem pobierania danych z ZUS,

● uzupełnić formularz o informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych Płatnika przekazanych do ZUS - jeśli program nie znalazł żądanych danych w bazie,

● podpisać elektronicznie (z wykorzystaniem skonfigurowanego certyfikatu kwalifikowanego) oświadczenie o prawie dostępu do danych wnioskowanego płatnika,

● wysłać do ZUS podpisane oświadczenie o prawie dostępu do danych.

Rys. 3. Formularz dostępu do danych z ZUS

Po złożeniu prawidłowego podpisu nastąpi pobieranie danych z ZUS. Raport z przebiegu aktualizacji będzie dostępny po wybraniu funkcji "Przebieg aktualizacji". Użytkownik powinien jedynie zweryfikować, czy pobieranie i aktualizacja komponentów, danych płatnika i ubezpieczonych oraz statusów przetworzenia dokumentów w ZUS zakończyły się pozytywnie.

4. Jaki zakres danych jest możliwy do pobrania przy użyciu nowego Płatnika? Skąd będziemy wiedzieli, jakie dane zostały pobrane?

W Kartotece płatnika, otwartej w trybie "do edycji", przed przystąpieniem do pobierania danych należy ustawić zakres, który decyduje, jakie dane będą pobierane podczas aktualizacji kartotek ubezpieczonych. Większość użytkowników powinna wybrać "Pełny zakres", co oznacza pobranie danych za wszystkich ubezpieczonych oraz pobranie kompletów rozliczeniowych z zakresu 01-39.

Pozostałe opcje są przeznaczone dla specjalnych płatników - rozliczających świadczeniobiorców, lub płatników wielooddziałowych.

Rys. 4. Okno wyboru zakresu pobierania danych

Aby otrzymać szczegółowy raport z pobierania danych z ZUS, należy:

● z menu "Przekaz" wybrać polecenie "Ustawienie przekazu elektronicznego", po ukazaniu się okna z "Ustawieniami przekazu elektronicznego",

● zaznaczyć polecenie "Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS",

● następnie potwierdzić wybór przyciskiem OK.

Rys. 5. Okno "Ustawienia przekazu elektronicznego"

Szczegółowy raport z pobrania danych zawiera informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu podczas pobierania danych z ZUS. Z raportu można odczytać informację, że dana wartość została dodana, usunięta lub zmieniona. W przypadku informacji o zmianie w raporcie dostępne są wartości przed pobraniem danych z ZUS oraz po ich pobraniu.

Analiza pobranego raportu i podjęcie działań naprawczych pozwolą na wyeliminowanie nieprawidłowości, które mogą utrudniać sporządzenie bieżących dokumentów, zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych.

Rys. 6. Pobranie danych do Kartoteki płatnika

5. Dlaczego nie mogę pobrać danych z ZUS, chociaż program proponuje aktualizację danych płatnika?

Aby funkcja pobierania danych działała poprawnie, muszą być spełnione następujące warunki:

● w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat jednostki ZUS, a gdy nie ma certyfikatu ZUS, należy go pobrać i zarejestrować,

● w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat kwalifikowany,

● nie ma ograniczeń administratora w dostępie do Internetu,

● dane identyfikacyjne płatnika w kartotece płatnika muszą być identyczne z danymi identyfikacyjnymi płatnika przekazanymi do ZUS w dokumentach zgłoszeniowych płatnika,

● muszą być aktualne listy CRL (listy unieważnionych certyfikatów).

Należy zatem sprawdzić, który z warunków nie został przez Państwa spełniony, i stosownie do tego podjąć odpowiednie działania.

6. Dlaczego w kartotece ubezpieczonego nie można uzupełnić danych o ubezpieczeniach? Mam puste rubryki, do których nie mogę wpisać żadnych danych.

Kartoteka ubezpieczonego została rozszerzona o nowy zakres danych, obejmujący:

● dane ewidencyjne (drugie imię, nazwisko rodowe, płeć),

● informacje o zgonie osoby ubezpieczonej (data zgonu),

● dane członków rodziny ubezpieczonego zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego,

● dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń (kod tytułu, data zgłoszenia, data wyrejestrowania z ubezpieczeń,

● dane dotyczące indywidualnego schematu podlegania ubezpieczeniom.

Jednak te dane są pobierane wyłącznie z kont ubezpieczonych w ZUS. Nie mogą być ręcznie uzupełnione przez płatnika, który nie korzysta z pobierania danych z ZUS, ponieważ jest na poziomie C.

Rys. 7. Widok kartoteki ubezpieczonego, którego płatnik nie pobiera danych z ZUS

Natomiast u płatnika będącego na poziomie A lub B dane są uzupełnione na podstawie danych pobranych z ZUS, a kartoteka ma status "Potwierdzona w ZUS". Również takiej kartoteki nie można ręcznie edytować.

Rys. 8. Widok kartoteki ubezpieczonego, którego płatnik pobiera dane z ZUS

Wszelkie zmiany w kartotekach są wykonywane automatycznie podczas aktualizacji danych na podstawie informacji zapisanych na kontach w ZUS, po wcześniejszym wysłaniu i przetworzeniu odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane ubezpieczonego.

7. Po wpisaniu adresu w bloku adresowym na dokumencie zgłoszeniowym weryfikacja dokumentu zwraca komunikat błędu: "Wartość podana w polu Ulica jest niezgodna ze słownikiem". Czy mogę wysłać dokument z takim błędem?

Począwszy od wersji 10.01.001 programu Płatnik istnieje możliwość wyszukania poprawnego adresu na podstawie danych zgromadzonych w słownikach nazw miejscowości, ulic i kodów pocztowych pobieranych do weryfikacji z ZUS. Funkcja ta jest dostępna we wszystkich dokumentach, w których występują bloki adresowe. Ułatwia wypełnienie dokumentu zgłoszeniowego lub kartoteki osoby ubezpieczonej w zakresie danych adresowych. Należy ustalić prawidłową nazwę ulicy, aby dokument nie zawierał błędów.

Rys. 9. Niepoprawna nazwa ulicy: Rabego zamiast Raabego

8. Przy weryfikacji raportu pojawia się komunikat "Sprawdź zgodność wypełnionych podstaw z danymi o ubezpieczeniach na koncie lub zasady podlegania ubezpieczeniom w poradniku ZUS". Co należy zrobić?

Taki komunikat może się pojawić u płatników, którzy pobierają dane z ZUS. Należy sprawdzić w Kartotece ubezpieczonego, w zakładce "Zgłoszenia do ubezpieczeń", jaki kod tytułu ubezpieczenia i jakie ubezpieczenia figurują w ZUS. Raport powinien zawierać taki sam kod tytułu do ubezpieczeń, jaki jest zgłoszony w ZUS, oraz powinny być w nim rozliczone składki na te ubezpieczenia, którym (według danych z ZUS) podlega osoba ubezpieczona. Najczęstszym problemem jest rozliczenie składki na ubezpieczenie chorobowe u ubezpieczonego, który nie został zgłoszony do tego ubezpieczenia.

9. Weryfikacja wykazała błąd 69004901 w dokumencie rozliczeniowym (z danych ubezpieczonego w ZUS wynika przekroczenie podstawy wymiaru). Jest to błąd krytyczny i nie mogę z nim wysłać dokumentu. W poprzednim miesiącu był to błąd zwykły. Co się stało?

Krytyczność błędów może być zmieniana przez ZUS. Możliwe jest także różne traktowanie takiego samego błędu u różnych płatników składek. W lipcu 2015 r. płatnicy składek zakwalifikowani do poziomu B mieli taki błąd traktowany jeszcze jako zwykły, a płatnicy na poziomie A - jako krytyczny. W sierpniu dla obu grup płatników jest to błąd krytyczny. Oznacza to, że w sierpniu płatnicy będący na poziomie B nie będą mogli przekazać do ZUS dokumentów, jeśli weryfikacja wykaże kod błędu 69004901 (lub 69004902). Należy wówczas wyzerować podstawy oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pole "Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe" powinno być wypełnione. Zaleca się także ustalenie właściwej podstawy wymiaru składek w miesiącu przekroczenia 30-krotności.

Podstawa prawna:

● art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1269

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych