Wszystkie zmiany wprowadzone do programu Płatnik mają na celu ułatwienie pracy zarówno płatnikom, jak i ZUS.

Automatyczna aktualizacja bibliotek i plików

Najbardziej znaczącą zmianą w wersji 10.01.001 programu Płatnik jest możliwość automatycznej aktualizacji bibliotek i plików stanowiących poszczególne elementy programu. Dotychczasowe udostępnianie słowników zostało rozszerzone o publikowanie dowolnego zbioru plików (zmienionych lub nowych), które będą pobierane i instalowane jako aktualizacja programu Płatnik. Umożliwia to użytkownikom programu korzystanie z najnowszej wersji programu bez konieczności samodzielnej instalacji niezbędnych komponentów czy słowników. Program samodzielnie wykrywa, czy wszystkie komponenty aplikacji są aktualne, a jeśli nie - wykonuje autoaktualizację. Pobranie danych następuje tylko w sytuacji, gdy proces weryfikacji wykaże, że na komputerze nie ma aktualnych danych. Dla klientów ZUS oznacza to, że po pobraniu wersji 10 programu Płatnik nie będą musieli się martwić, czy używają aktualnego oprogramowania. Jeśli zajdzie konieczność aktualizacji Płatnika, np. o nowe reguły weryfikacji czy inne elementy, ZUS opublikuje odpowiednie biblioteki, a użytkownik programu pobierze je automatycznie i będzie korzystał z najnowszej wersji programu bez konieczności samodzielnej instalacji.

UWAGA!

Nowa wersja programu Płatnik wykonuje autoaktualizację, dzięki czemu użytkownik ma pewność, że używa aktualnego oprogramowania.

Weryfikacja dokumentów po nowemu

W nowej wersji programu zwiększono zakres weryfikacji dokumentów oraz podniesiono krytyczność błędów wykrywanych w dokumentach ubezpieczeniowych.

Dla płatników korzystających już z pobierania danych z ZUS istotne mogą okazać się zmiany w raporcie tworzonym podczas pobierania i aktualizacji danych z ZUS, w szczególności:

● rezygnacja z wyświetlania pola "Data początku obowiązywania danych adresowych" oraz z sygnalizowania, jeśli różnica w danych polega jedynie na wielkości znaków (małe/wielkie litery),

● rezygnacja z wyświetlania informacji dotyczących miesiąca przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (30-krotności).

UWAGA!

Płatnik może sporządzić dokumenty korygujące na przetworzonym dokumencie pobranym z ZUS, co pozwoli na zwiększenie poprawności wysyłanych dokumentów.

Korekta na podstawie kompletu rozliczeniowego pobranego z ZUS

Dla tych płatników ważne też są zmiany w Kreatorze dokumentów rozliczeniowych, umożliwiające utworzenie dokumentów korygujących na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS. W dotychczasowych wersjach programu kreator operował wyłącznie na dokumentach wysłanych z programu Płatnik. Obecnie użytkownik będzie mógł pobrać komplet rozliczeniowy przetworzony w ZUS i na jego podstawie sporządzić korektę (rys. 1). Pozwoli to na zwiększenie poprawności wysyłanych dokumentów, bo użytkownik wie, co już jest zapisane w ZUS, i łatwiej może dokonać korekty.

Rys. 1. Kreator dokumentów rozliczeniowych

Nowe funkcjonalności dla płatników wielooddziałowych

W nowym Płatniku rozszerzono funkcjonalności przeznaczone dla płatników wielooddziałowych, u których dokumenty z poszczególnych oddziałów firmy są przekazywane do ZUS za pośrednictwem centrali firmy. Najważniejsze zmiany to:

● aktualizacja komponentów i bibliotek programu bez konieczności pobierania danych z ZUS, w sytuacji gdy program Płatnik pracuje w trybie oddziałowym,

● zablokowanie możliwości wysłania dokumentów automatycznie do ZUS, jeśli program pracuje w trybie oddziałowym,

● wprowadzenie nowej funkcjonalności umożliwiającej oznaczenie w dedykowany sposób zestawów przekazanych do centrali firmy w celu przesłania ich do ZUS,

● rozszerzenie kreatora importu plików kedu o możliwość sumowania dokumentów przychodzących do centrali firmy z różnych oddziałów,

● oznaczanie dokumentów przynależnością do oddziału,

● tworzenie raportów z weryfikacji dokumentów z uwzględnieniem podziału na oddziały oraz ich zapis do pliku zewnętrznego.

Przy takim trybie pracy i wykorzystaniu nowych funkcji poszczególne oddziały będą mogły przekazywać dokumenty zgłoszeniowe/zmiany danych oraz raporty wraz z deklaracją do centrali firmy, gdzie następnie - po aktualizacji wszystkich danych - będzie dokonywana pełna weryfikacja. Jeśli w wyniku rozszerzonych weryfikacji program zgłosi błędy, wówczas centrala firmy będzie miała możliwość przekazania wyników weryfikacji w postaci zewnętrznego pliku do poszczególnych oddziałów. Natomiast poszczególne oddziały nie będą pobierać danych np. rozliczeniowych dla całej firmy.

Nowa wersja programu umożliwia wprowadzanie zmian danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej bezpośrednio na dokumentach. Rozwiązanie ma na celu ułatwienie przekazywania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, gdy po ostatnim wyrejestrowaniu z ubezpieczeń nastąpiła zmiana danych identyfikacyjnych i ubezpieczony ponownie jest zgłaszany do ubezpieczeń z nowym nazwiskiem, a program podczas aktualizacji danych pobiera dane sprzed zmiany. Jeśli ubezpieczony zostaje wyrejestrowany z ubezpieczeń, wówczas każda aktualizacja powoduje pobranie danych identyfikacyjnych obowiązujących na dzień wyrejestrowania. Dopiero ponowne zgłoszenie ubezpieczonego i przetworzenie takiego dokumentu przez system umożliwia płatnikowi uzyskanie bieżących danych z rejestrów ZUS.

UWAGA!

Program Płatnik został przystosowany do płatników wielooddziałowych, u których dokumenty poszczególnych oddziałów są przekazywane do ZUS za pośrednictwem centrali.

Informacja o stanie weryfikacji przetworzonych dokumentów

Ułatwieniem pracy dla użytkownika jest dodanie informacji o stanie weryfikacji dokumentów przetworzonych przez system ZUS. W głównych widokach programu wyświetlane są statusy prezentujące, czy dokumenty zostały przetworzone poprawnie czy z błędem. Jeżeli do ZUS zostanie przekazane zaległe zgłoszenie lub wyrejestrowanie dotyczące historycznego okresu, wówczas po otrzymaniu informacji o zakończeniu przetwarzania dokumentu należy sprawdzić, czy wysłane dokumenty nie powodują konieczności uzupełnienia lub skorygowania dokumentów rozliczeniowych.

Wyliczanie raportu imiennego według wskazanego schematu finansowania

Innym ułatwieniem jest rozszerzenie możliwości wyliczania raportu imiennego według wskazanego schematu finansowania dla wszystkich kodów tytułu ubezpieczenia, w szczególności tych, które posiadają więcej niż jeden równorzędny schemat finansowania. Dotychczas program wyliczał składki według domyślnego schematu. W sytuacji gdy pozycja raportu powinna być wyliczona w inny sposób, użytkownik samodzielnie dokonywał przeniesienia składek. Począwszy od wersji 10.01.001 istnieje możliwość wyboru schematu finansowania spośród schematów dostępnych dla danego kodu tytułu ubezpieczenia. Wyboru schematu finansowania dokonuje się po wypełnieniu kodu tytułu oraz kwot podstaw wymiaru zgodnie z rodzajami ubezpieczeń zapisanymi w kartotece ubezpieczonego. Wyświetlony schemat finansowania pokazuje pełny sposób wyliczenia składek obowiązujący dla kodu tytułu w okresie, w którym przygotowywany jest raport. W związku z tym przed wypełnieniem pozycji raportu zalecane jest przejście do kartoteki ubezpieczonego, aby sprawdzić dane o ubezpieczeniach dla kodu, z którym ubezpieczony był zgłoszony. Jeśli ze zgłoszenia zapisanego w kartotece wynika, że ubezpieczony nie podlegał wszystkim ubezpieczeniom pokazanym w schemacie, należy podać tylko podstawy wymiaru zgodne ze zgłoszeniem, a pozostałe wyzerować. Wówczas po wskazaniu schematu program wyliczy składki tylko dla tych ubezpieczeń, dla których wypełniono podstawy kwotami większymi od zera, natomiast pozostałe wyzeruje.

UWAGA!

Po wskazaniu schematu finansowania program Płatnik wyliczy składki tylko dla tych ubezpieczeń, dla których podstawy zostały wypełnione kwotami wyższymi od zera, pozostałe zostaną wyzerowane.

Dane adresowe - wyszukiwanie adresu w słowniku

Wszystkich użytkowników zainteresuje na pewno możliwość wykorzystywania słowników adresowych w programie Płatnik podczas wypełniania danych adresowych w dokumentach. Dotychczas program pokazywał jedynie błędy w adresach, natomiast obecnie dodano nowe okienko umożliwiające wyszukiwanie adresu w słowniku. Przed uruchomieniem wyszukiwania należy wypełnić kryteria, według których aplikacja znajdzie pasujące adresy. W otwartym dokumencie, na zakładce, gdzie wypełniane są dane dotyczące adresu, należy wybrać przycisk (rys. 2). Na ekranie program wyświetli odrębne okno, w którym wypełnia się nazwę miejscowości lub kod pocztowy. W dolnej części okna program wyświetli dostępne nazwy ulic dla wskazanej miejscowości. Można zawęzić kryterium wyszukiwania, podając nazwę ulicy lub jej część. Po wyborze i akceptacji właściwej nazwy ulicy program powróci do pozycji dokumentu (lub kartoteki ubezpieczonego), wypełniając jednocześnie pola w bloku adresowym.

Rys. 2. Możliwość wyszukiwania prawidłowego adresu poprzez uruchomienie słownika

Podstawa prawna:

● art. 33, art. 35, art. 36, art. 41, art. 46, art. 47a ustawy z 17 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych