Audyt polega na dokonaniu kompleksowej oceny funkcjonujących w firmie zasad, składników i form wynagradzania. Analiza ta przeprowadzana jest w celu zidentyfikowania nie tylko mocnych, lecz także słabych stron aktualnego systemu płac. Celem przeprowadzenia audytu systemu wynagradzania jest określenie, na ile system jest zgodny z przyjętymi założeniami (polityka HR) oraz standardami (kultura organizacyjna). Analiza taka daje odpowiedź na pytanie, czy system wynagradzania jest skuteczny i czy przyczynia się do podnoszenia efektywności organizacji.

Kiedy należy przeprowadzić audyt?

Audyt potrzebny jest każdej organizacji, która chce mieć skuteczny i sprawny system wynagradzania lub chce zweryfikować poprawność jego konstrukcji. Potrzeba dokonania zmian i udoskonalenia polityki wynagrodzeń może wynikać z różnych powodów. Z jednej strony, przyczyną mogą być zbyt wysokie koszty płac, trudności w administrowaniu systemem lub jego nadmierne skomplikowanie. Z drugiej strony, firma może napotkać trudności z pozyskaniem pracowników (z przyczyn innych niż niewielka podaż pracy na rynku). W jeszcze innych organizacjach powodem bywa niska satysfakcja, rosnąca roszczeniowość, zarzuty o dyskryminację płacową czy spadek efektywności. W każdym z tych przypadków, zanim podejmie się konkretne środki naprawcze, należy najpierw odpowiednio zdiagnozować system.

Co daje audyt systemu wynagradzania?

Podstawową korzyścią z przeprowadzenia audytu jest obiektywna ocena poprawności funkcjonowania systemu wynagradzania oraz uzyskanie rekomendacji co do ewentualnych działań usprawniających. Dlatego też warto skorzystać z usług i doświadczenia podmiotów zewnętrznych (np. firm doradczych z obszaru HR). Dysponują one bowiem nie tylko aktualną wiedzą rynkową w zakresie poziomu płac (na szczegółowo opisanych stanowiskach pracy, w zróżnicowanych organizacjach), lecz także dobrze orientują się w możliwościach rozwiązań motywacyjnych stosowanych w praktykach wynagradzania.

Ważnym elementem audytu jest analiza dokumentacji personalnej, w tym regulaminu wynagradzania i premiowania. Dzięki temu oceniona zostaje kompletność i aktualność dokumentacji, a także procedury przyznawania, naliczania i wypłacania wynagrodzeń. Dodatkowe poznanie i ocena funkcjonujących w firmie opisów stanowisk pozwala na uporządkowanie płac zasadniczych i określenie prawidłowych relacji stawek płac w poszczególnych kategoriach zaszeregowania.

Istotne jest również prześledzenie zmian w poziomie i strukturze funduszu płac na przestrzeni wybranego okresu. Innymi słowy, audyt daje również odpowiedź na pytania o dynamikę zmian nakładów na wynagrodzenia. Wnioski te są szczególnie przydatne, jeśli porówna się je ze zmianami poziomu zatrudnienia i szeroko rozumianymi wynikami firmy. Pozwalają zaobserwować niepożądany wzrost budżetu płac (np. przekroczenie kosztów faktycznych w stosunku do planowanych).

Audyt systemu płac pozwala także na analizę poziomu i struktury wynagrodzeń wewnątrz organizacji. Ponadto informuje, na ile system jest spójny wewnętrznie (np. czy nie występują niezamierzone dysproporcje płacowe) oraz czy wartość poszczególnych składników wynagrodzeń odpowiada założeniom zdefiniowanym w polityce HR.

Motywacyjna funkcja premiowania

Poprawne i sprawiedliwe ustalenie relacji płac w firmie to jeden z głównych motywatorów dla pracowników (np. zapewnia płace odzwierciedlające faktyczny zakres odpowiedzialności i trudność pracy na stanowisku czy gwarantuje zatrudnionemu odpowiednie wynagrodzenie w przypadku awansu). Audyt systemu płac pozwala też na ocenę, czy przyjęty w firmie system podwyżkowy jest skuteczny oraz czy nie wpływa negatywnie na spójność tabeli płac.

Istotną korzyścią płynącą z analizy systemu jest możliwość porównania wysokości wynagrodzeń z wynikami (zarówno indywidualnych, jak i całej firmy). Kompleksowy audyt dostarcza bowiem dokładnych analiz wysokości płac zmiennych i ich zmian w czasie. Pozwala to ocenić motywacyjną funkcję systemu premiowania. Dodatkowo umożliwia ocenę efektywności wynagrodzenia zmiennego wypłacanego na podstawie pojedynczych kryteriów premiowych. Jeżeli któryś z elementów systemu płacy zmiennej jest źle skonstruowany lub nie wspiera realizacji celów biznesowych firmy, audyt pozwoli wykryć te nieprawidłowości. Jest to szczególnie istotne w rozbudowanych systemach płac, gdzie obok premii zespołowych lub nagród z zysku istnieją premie dodatkowe, przyznawane za realizację określonych zadań. Dodatkowo audyt umożliwia wskazanie nieprawidłowości w konstrukcji płacy z punktu widzenia zadań i celów danego stanowiska.

Porównywanie z rynkiem

Patrząc z perspektywy ogólnorynkowej, audyt systemu wynagradzania umożliwia porównanie stawek płac i ich składników do danych rynkowych (wskazując pozycję konkurencyjną firmy). Pierwszym krokiem jest dopasowanie stanowisk występujących w organizacji do stanowisk rynkowych w wybranych raportach płacowych. Mapowanie należy przeprowadzić ze szczególnym uwzględnieniem treści pracy, zakresu odpowiedzialności i samodzielności pracownika na stanowisku. Natomiast wybór danych płacowych powinien być poparty wnikliwą analizą grupy firm, z którymi chcemy się porównać. Należy również skrupulatnie wybrać zmienne, które posłużą do analiz. Innymi słowy, warto sięgnąć po informacje o wynagrodzeniach wypłacanych w firmach o podobnym profilu (pod względem pochodzenia kapitału, wielkości zatrudnienia czy przychodów ze sprzedaży). Ważnymi wskazówkami są też lokalizacja oraz branża, w której działa firma. Tylko poprawnie wykonany benchmark pozwoli wykonać rzetelne analizy płacowe.

Dzięki tzw. analizom compa-ratio (informującym o relacji wynagrodzenia pracownika do stawek rynkowych), otrzymujemy informacje na temat stanowisk niedopłacanych (co może zapobiec odchodzeniu niektórych osób) oraz przepłacanych (co ograniczy stałe koszty organizacji i pomoże zoptymalizować budżet wynagrodzeń). I choć często zakup raportu płacowego lub zamówienie "szytych na miarę" analiz dla potrzeb audytu wydaje się być kosztownym wydatkiem, to może przynieść firmie istotne oszczędności. Będzie też bardzo przydatny przy negocjowaniu wysokości płac z pracownikami.

W sytuacji dynamicznych zmian na rynku pracy i wynagrodzeń, audyt pozwoli też na szczegółowe analizy stawek płac kluczowych pracowników. Mowa tu zarówno o osobach zatrudnionych na stanowiskach o najwyższej rotacji, jak i o pracownikach osiągających najlepsze wyniki. Oczywiście, równie ważne są osoby o umiejętnościach trudno dostępnych na rynku.

Analiza opinii pracowników

Dodatkową korzyścią płynącą z audytu może być poznanie postaw i opinii pracowników o systemie wynagradzania. Dzięki temu dowiemy się, jaka jest przydatność poszczególnych instrumentów polityki płacowej. Wnikliwa analiza opinii pracowników pozwala też wykryć nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu. Na przykład może wskazać ewentualne niebezpieczne tendencje w praktyce zarządzania i wynagradzania (np. niedostateczne motywowanie kluczowych pracowników).

W tym ujęciu audyt pomoże też zebrać informacje o jakości funkcjonowania systemu wynagrodzeń. Pozwoli zbadać stopień zrozumienia zasad wynagradzania w firmie przez zatrudnionych, bowiem znaczenie właściwej informacji w zarządzaniu wynagrodzeniami jest nie do przecenienia. Ponadto wiedza o poglądach pracowników pozwoli na stwierdzenie, na ile ogólne założenia polityki płac są realizowane w praktyce.

Efektywność systemu wynagradzania

Istotną korzyścią płynącą z audytu jest również ocena efektywności systemu wynagradzania. Innymi słowy - zbadanie relacji pomiędzy różnymi wynikami pracowników lub przedsiębiorstwa a nakładami na wynagrodzenia. Analiza taka pozwala dowiedzieć się, czy i w jakim stopniu system płac wspiera realizację celów firmy. Dzięki temu pracodawca może upewnić się, czy jego nakłady na wynagrodzenia (w szczególności te przeznaczane na premie i nagrody) są zgodne z założeniami i czy przynoszą zamierzone korzyści. Może bowiem okazać się, że wdrożone rozwiązania płacowe są nieefektywne, a środki finansowe niewłaściwie alokowane. Jest to niezwykle ważne. Bowiem koszty wynagrodzeń będą coraz większe, więc utracone korzyści związane z nieefektywnym zarządzaniem funduszem płac również będą coraz wyższe. Dlatego wzrost kosztów płac zmusi nas do coraz większego zwracania uwagi na relacje między wynikami firmy a nakładami na wynagrodzenia.

Reasumując, odpowiednie wykorzystanie informacji uzyskanych dzięki audytowi prowadzi do lepszego wykorzystania budżetu wynagrodzeń, a przez to do obniżenia kosztów organizacji. W wyniku audytu firma uzyskuje informacje o sposobie funkcjonowania systemu wynagradzania, jego zgodności z bieżącymi trendami rynkowymi oraz teoretycznej poprawności. Wiedza ta jest niezbędna, aby mieć system płac zgodny z celami organizacji i konkurencyjny rynkowo.

Zmiany pokoleniowe oraz wzrost partnerstwa na rynku pracy prowadzą do zmian w relacjach pracownik-pracodawca. Wynagrodzeniem przestaje być to, co pracodawca oferuje pracownikom.

Wynagrodzeniem staje się to, co pracownicy uważają, że faktycznie otrzymują. Chcąc skutecznie wynagradzać, będziemy zmuszeni koncentrować się na oczekiwaniach pracowników, a nie na tym, co chcemy im zaoferować.

Kazimierz Sedlak

Jak przebiega audyt systemu wynagradzania?

Zakres i stopień szczegółowości audytu różni się w zależności od potrzeb firmy, jej struktury organizacyjnej i konstrukcji systemu wynagradzania. Jednak najważniejsze kroki można opisać w następujących punktach:

● analiza zasad i konstrukcji systemu wynagradzania firmy (analiza dokumentacji personalnej, regulaminu wynagradzania i premiowania, wywiady z pracownikami, kadrą kierowniczą oraz przedstawicielami działu personalnego),
● analiza relacji płac w obrębie organizacji (badanie rozpiętości wynagrodzeń między poszczególnymi grupami pracowników, ocena poziomu płac
na różnych szczeblach zatrudnienia),
● analiza wynagrodzeń indywidualnych pracowników (udział poszczególnych składników wynagrodzenia w płacy całkowitej, zakres oferowanych świadczeń i korzyści z pracy, ocena stopnia powiązania wynagrodzenia z osiąganymi efektami),
● porównanie wynagrodzeń ze stawkami rynkowymi (analiza linii polityki płac, wysokości oraz struktury wynagrodzeń na tle aktualnych tendencji rynkowych).

Oczywiście powyższy zakres prac można poszerzyć o dodatkowe analizy, wynikające z potrzeb i możliwości organizacji.

Renata Kucharska-Kawalec

Kierownik projektu w firmie Sedlak & Sedlak kucharska@sedlak.pl