Celem przyznawania premii frekwencyjnej jest zmotywowanie pracowników do unikania nieplanowanych nieobecności w pracy.

Stosując premię frekwencyjną, pracodawca ma zwykle na celu zmniejszenie skali nieobecności pracowników w firmie przede wszystkim z powodu choroby lub zwolnień lekarskich, którym pogorszenie stanu zdrowia niekoniecznie towarzyszy. Zdarza się, że premia frekwencyjna naliczana jest proporcjonalnie do okresu obecności, choć w praktyce pracodawcy coraz częściej kładą akcent na wyeliminowanie nieobecności w ogóle lub wyeliminowanie nieobecności krótkich. Stosują wówczas zasadę, że jeden lub kilka dni nieobecności w danym okresie premiowania (miesiącu czy kwartale) powoduje utratę premii frekwencyjnej za cały okres.

Brak choroby jako kryterium premiowania

Zanim pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie premii frekwencyjnej, powinien zastanowić się, czy brak nieobecności w pracy jest w ogóle dozwolonym kryterium premiowania. Odpowiedź na to pytanie do pewnego stopnia zależy od tego, jakiego rodzaju nieobecności mają powodować utratę prawa do premii frekwencyjnej, a które nieobecności pozwalają na zachowanie tego prawa.

Ponieważ celem premii frekwencyjnej jest najczęściej zmotywowanie pracowników do unikania krótkotrwałych nieplanowanych nieobecności z powodu choroby, nasuwa się pytanie, czy niekorzystanie ze zwolnień lekarskich, a więc pośrednio dobry stan zdrowia pracownika, może być przesłanką przyznania premii? Warto też zastanowić się, czy pracownicy, którzy nie cieszą się tak dobrą kondycją jak ich koledzy, mogą wysuwać przeciwko pracodawcy roszczenia związane z dyskryminacją pośrednią ze względu na stan zdrowia (niepełnosprawność).

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony Kodeks pracy wyraźnie nakazuje równe traktowanie pracowników w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu m.in. na niepełnosprawność. Z drugiej strony, przepisy wyraźnie pozwalają na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu przedłużającej się nieobecności pracownika z powodu choroby (art. 53 k.p.), a orzecznictwo Sądu Najwyższego dodatkowo dopuszcza rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem ze względu na utrudnienia organizacyjne spowodowane częstymi chorobami. Skoro pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem ze względu na jego długotrwałą chorobę lub często powtarzające się choroby, to wydaje się, że tym bardziej może dodatkowo premiować pracowników, którzy nie chorują. Już od jakiegoś czasu pojawiają się jednak głosy, że art. 53 Kodeksu pracy jest sprzeczny z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Nie wiadomo, w jakim kierunku pójdzie interpretacja przepisów w najbliższych latach i które przypadki różnicowania sytuacji pracowników w zależności od obecności lub nieobecności w pracy ze względu na stan zdrowia zostaną uznane za dyskryminację.

WAŻNE

Premia frekwencyjna to świadczenie przyznawane pracownikom za pożądaną obecność w pracy. Jeżeli przesłanki nabycia premii frekwencyjnej w konkretnej wysokości są jasno określone, stanowi ona element wynagrodzenia za pracę, podlegającą roszeniom ze strony pracownika w razie ich spełnienia.

Szczególne przypadki

Kolejne pytanie, które należy sobie zadać, to: czy wszystkie przypadki niezdolności do pracy z powodu choroby powinny być traktowane tak samo. Przepisy przewidują szczególne przypadki, w których pomimo choroby pracownik zachowuje prawo do 100 proc. wynagrodzenia (np. niezdolność do pracy w trakcie ciąży, w wyniku wypadku w drodze do lub z pracy, czy wskutek poddania się badaniom dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów lub poddania się zabiegowi pobrania tych komórek, tkanek i narządów). Być może należałoby rozważyć odmienny sposób traktowania nieobecności pracowników w takich przypadkach? Warto poddać to dyskusji.

Kiedy można stracić, a kiedy nie?

Zdecydowanie o utracie uprawnienia do premii frekwencyjnej nie może decydować nieobecność spowodowana zaplanowanym urlopem wypoczynkowym, a nawet urlopem na żądanie. Pracodawca ma obowiązek udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, a niestosowanie się do tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną.

Podobnie do urlopu wypoczynkowego należy naszym zdaniem traktować korzystanie z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem lub inne usprawiedliwione nieobecności wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

A co z długotrwałymi nieobecnościami związanymi z korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem? Czy jeżeli z tych powodów pracownik jest nieobecny przez kilka miesięcy, a nawet ponad rok, to również powinien zachować prawo do premii frekwencyjnej? Tu odpowiedź nastręcza pewne trudności. Z jednej strony, podobnie jak w przypadku urlopu wypoczynkowego, trudno odmówić pracownikowi prawa do premii w okresie, w którym korzysta ze swoich uprawnień, z drugiej jednak strony - trudno premiować obecność w pracy pracownika, który nie wykonuje pracy przez kilka lub kilkanaście miesięcy.

Premia a wynagrodzenie chorobowe i zasiłek

Z samej istoty premii frekwencyjnej wynika, że pracownik nie zachowuje do niej prawa w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku. Zgodnie więc z zasadami przewidzianymi w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 38 w zw. z art. 41 tej ustawy), premia frekwencyjna wypłacona pracownikowi w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym zachorował, podlega wliczeniu do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku. Wielu pracodawców nie ma świadomości tego mechanizmu.

W konsekwencji pracownik, który zachoruje, co prawda nie otrzyma premii frekwencyjnej w danym okresie premiowania (np. miesiącu czy kwartale), ale część premii, którą poprzednio dostał z tego tytułu, powinna zostać mu wypłacona w wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku. Co więcej, im dłużej pracownik będzie chorował, tym większą część premii za obecność niejako odzyska w wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku.

Niebezpieczne praktyki

W związku z tym należy sobie zadać pytanie, czy premia frekwencyjna przy prawidłowym stosowaniu mechanizmu obliczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w ogóle spełnia swoją funkcję i stawiany przed nią cel? W praktyce bowiem tracąc premię, pracownik otrzymuje zbliżoną kwotę zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego. W skrajnym wypadku może się też okazać, że pracownikowi, który zachorował, i przez to utracił prawo do premii frekwencyjnej w danym okresie premiowania, bardziej będzie opłacało się przedłużać zwolnienie niż wracać do pracy po kilku dniach choroby.

Z drugiej strony powstaje istotna wątpliwość, czy sam fakt, że premia frekwencyjna z poprzedniego okresu premiowego zostanie wliczona do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku w kolejnym okresie premiowym powoduje, że pracodawca może w ogóle nie wypłacać premii w tym okresie? Czy takie postępowanie nie jest sprzeczne z funkcją przepisów o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa? Celem tych przepisów jest zapewnienie, że w razie choroby pracownik otrzymuje wynagrodzenie (lub zasiłek) co do zasady niższe nie więcej niż o 20 proc. od wynagrodzenia, które otrzymywałby, gdyby nie chorował. Stosowanie premii frekwencyjnej może przeczyć tej zasadzie, albowiem w okresie premiowym, w którym pracownik był nieobecny, otrzymuje on 80 proc. wynagrodzenia (uwzględniającego premię frekwencyjną) tylko w czasie choroby. Za pozostałą część okresu premiowego pracownik otrzymuje pensję zasadniczą i ewentualnie inne składniki wynagrodzenia, ale nie otrzymuje premii frekwencyjnej. W efekcie jego wynagrodzenie w okresie premiowym, w którym chorował, może okazać się niższe niż 80 proc. wynagrodzenia za odpowiedni okres, w którym nie chorował, a to przeczy funkcji przepisów o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Czy zatem warto?

Jak widać ze stosowaniem premii frekwencyjnej wiąże się wiele wątpliwości. Czy zatem warto wprowadzać taki składnik do wynagrodzenia pracowników? Z pewnością należy premiować pracowników, którzy pracują więcej i są bardziej efektywni niż ich koledzy. Jednak uzależnienie świadczeń premiowych od braku nieobecności wiąże się z wieloma pułapkami i taka praktyka nie zawsze prowadzi do osiągnięcia założonego efektu. Wprowadzając podobne regulacje, należy zatem gruntownie je przemyśleć oraz rozważyć wszelkie za i przeciw.

Monika Dmochowska

Radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch

monika.dmowska@raczkowski.eu

Sławomir Paruch

Radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch

slawomir.paruch@raczkowski.eu