Tomasz Rostkowski, Marcin Witkowski

Właściwie zaprojektowany i aktualizowany system pre- miowy pozwala na osiągnięcie nie tylko wymiernych celów finansowych, lecz także daje organizacji szansę na osiągnięcie maksymalnych korzyści wynikających z tego faktu. Korzyści dotyczą zarówno samego systemu, jak i sposobu jego opracowywania i wdrożenia. Można ich wymienić przynajmniej kilka.

Otwartość i innowacyjność pracowników

Właściwie działający system premiowy musi być zrozumiały dla pracowników, a wszelkie wątpliwości muszą zostać rozstrzygnięte przed jego wprowadzeniem. Wymaga to zazwyczaj przeprowadzenia złożonych działań komunikacyjnych. Skutecznym rozwiązaniem jest etapowe tworzenie systemu premiowego z udziałem najbardziej zainteresowanych osób - menedżerów i najbardziej efektywnych pracowników szeregowych. Jak wskazuje praktyka, proces tworzenia systemu premiowego nieznacznie się wydłuża, jednak znacząco skraca się proces komunikowania jego założeń. W takim przypadku organizacja uzyskuje także dodatkowe efekty w postaci docenienia najlepszych pracowników, uruchomienia bardziej skutecznych (poziomych) kanałów informacji, a także prowadzi do doskonalenia samego systemu. Jest on lepiej dopasowany do potrzeb pracowników, a także często wprowadzane są innowacyjne rozwiązania, które wcześniej wydawały się menedżerom niemożliwe do wdrożenia lub nie były w ogóle rozważane. Organizacja uzyskuje też korzyści wynikające z otwartej komunikacji zarówno własnych celów, jak mechanizmów finansowych.

Wdrażanie strategii

Korzyścią z właściwego opracowania systemu premiowego jest "przetłumaczenie" zwykle skomplikowanych celów strategicznych na łatwiejsze do zrozumienia przez pracowników cele premiowe. Cele, za realizację których organizacja decyduje się wypłacać dodatkowe wynagrodzenia, są powszechnie rozpoznawane jako ważniejsze od innych. Ułatwia to nie tylko komunikację strategii, ale także zwiększa prawdopodobieństwo jej skutecznego wdrożenia poprzez jednoznaczne wskazanie celów organizacji i celów pracowników.

Budowa odpowiedniej kultury organizacji

System premiowy pomaga w uzyskaniu proefektywnościowej czy proinnowacyjnej kultury pracy w zależności od tego, jakie główne cele zostaną przed nim postawione. Premie tworzą warunki nie tylko do wyboru właściwych zadań (zgodnych z celami), wykonywania zadań właściwie (dla uzyskania odpowiedniego wyniku), ale także wykonywania zadań zgodnie z promowanymi w organizacji wartościami. Ukierunkowuje to naturalne działania pracowników we właściwy dla organizacji sposób. Przykładowo, wiele osób uzyskuje wysoki stopień motywacji dzięki rywalizacji z innymi. W sytuacji gdy system premiowy wyklucza możliwość konkurowania wewnątrz organizacji, np. poprzez premiowanie zespołów i wspieranie mniej doświadczonych pracowników przez bardziej kompetentne osoby, potrzeba rywalizacji może być ukierunkowana na zewnątrz (na konkurencję zespołową z innymi organizacjami lub konkurencję o uzyskanie uznania w oczach klientów wewnętrznych i zewnętrznych). Przy wykorzystaniu danych benchmarkingowych system premiowy może motywować do zbudowania najbardziej efektywnego zespołu w konkretnej branży.

Wsparcie skuteczności menedżerów liniowych

Oczywiste jest, że żaden ze znanych systemów zarządzania bez sprawnie funkcjonujących menedżerów nie przyniesie ponadprzeciętnych rezultatów biznesowych. Z drugiej strony, w większości przypadków sprawni menedżerowie bez skutecznego i spójnego systemu zarządzania nie będą w stanie zapewnić przez dłuższy okres stabilnego rozwoju organizacji, a nawet obsługi podstawowych procesów biznesowych. W praktyce odpowiednio zaprojektowany system premiowy powinien stanowić praktyczne narzędzie zarządcze dla kadry kierowniczej przedsiębiorstwa. Za jego pomocą zwiększa się skuteczność pracy pracowników liniowych, a co za tym idzie, wzrasta wartość efektów dostarczanych dla organizacji przez zarządzających zespołami menedżerów.

Wsparcie programów rozwoju kompetencji pracowników

Właściwie zaprojektowany i aktualizowany system premiowy pozwala na osiągnięcie nie tylko wymiernych celów finansowych organizacji, lecz także przygotowuje ją i aktywizuje do dalszego rozwoju. W dobie gospodarki opartej na wiedzy, jedną z głównych przewag konkurencyjnych przedsiębiorstw utrzymujących stabilną, wysoką pozycję rynkową są unikalne kompetencje zawodowe pracowników. W tym celu w wielu organizacjach wdrażane są ustrukturyzowane programy rozwoju kompetencji, które mają za zadanie dostarczyć organizacji odpowiednich umiejętności pozwalających na dalszy jej rozwój.

System premiowy powinien wspierać takie programy. Połączenie systemu wynagradzającego konkretne efekty z systemami zapewniającymi umiejętność ich osiągania gwarantuje wystąpienie efektu synergii. Pracownicy chętniej angażują się w rozwój kompetencji, gdy wiedzą, że przyniesie im to realne, finansowe, korzyści. Chętniej też włączają się w realizację celów premiowych, jeśli są właściwie przygotowani do ich wykonania dzięki szkoleniom, warsztatom czy innym formom rozwoju kompetencji.

Stabilizacja najcenniejszych pracowników

Celem każdej organizacji jest pozyskiwanie i utrzymywanie zaangażowania osób posiadających wysoce rozwinięte kompetencje zawodowe. Szczególnie dotyczy to tych kompetencji, które mają bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe (core business). W nowoczesnej gospodarce takie osoby stanowią filar funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa niezależnie od branży i dotyczy to także organizacji publicznych. Pracownicy ci to największe źródło szans na rozwój, ale jednocześnie jedno z największych ryzyk. Jest ono związane z dwoma czynnikami - poziomem zaangażowania kluczowych pracowników (właściwe wykorzystanie kompetencji) oraz ryzykiem ich utraty na rzecz innych, często konkurencyjnych, organizacji. Odpowiednio zaprojektowany system premiowy pozwala zminimalizować oba te zagrożenia. Zapewnia on najcenniejszym pracownikom możliwości osiągania ponadprzeciętnych korzyści z pracy. Dzięki temu silnie ograniczana jest ich chęć do zmiany pracy, a pobudzana gotowość do właściwego wykorzystania ich potencjału.

Racjonalizacja kosztów zatrudnienia

Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników, pośród których koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi stanowią największy udział, nie musi odbywać się wyłącznie poprzez obniżenie średniej wysokości wypłacanych wynagrodzeń lub liczby pracowników. Oczywiście w określonych sytuacjach jest to konieczne, jednakże w znacznej części przypadków innego rodzaju działanie przyniesie korzystniejsze efekty. Powiązanie wysokości wynagrodzenia, w tym części premiowej, z mierzalnymi finansowo efektami stanowi sposób na osiągnięcie większego poziomu rentowności przedsiębiorstwa, która jest podstawowym celem funkcjonowania komercyjnych organizacji.

Partnerskie relacje z pracownikami

Wdrożenie systemów zarządzania w organizacjach przybiera bardzo zróżnicowane formy - mogą być one "narzucone z góry", ale mogą także być opracowane przy udziale pracowników. Zakres udziału pracowników w tworzeniu systemu musi być ograniczony poprzez założenia określone przez zarząd przedsiębiorstwa.

Praktyka potwierdza, że partycypacyjny sposób projektowania i wdrożenia każdego rozwiązania przekłada się na większy poziom jego akceptacji i skutecznego wykorzystania. Systemy premiowe, podobnie jak inne rozwiązania związane z wynagrodzeniami pracowników, zawsze budzą silne emocje. Jednocześnie poufny sposób ich przygotowywania wzbudza, najczęściej nieuzasadnione, podejrzenia o działania, jeśli nie na szkodę pracowników, to przynajmniej działania, które nie biorą pod uwagę interesów osób zatrudnionych w organizacji. Korzyścią z partycypacyjnego sposobu działania jest zatem zarówno sprawne przekazanie pracownikom wiedzy o celach systemu, jak jego udoskonalenie, a także skuteczne wykorzystanie przez pracowników i budowanie atmosfery wzajemnego zaufania i otwartości.

Właściwie zaprojektowany i aktualizowany system premiowy pozwala na osiągnięcie nie tylko wymiernych celów finansowych organizacji, lecz także przygotowuje ją i aktywizuje do dalszego rozwoju.

Pieniądze budzą emocje

Pieniądze zawsze przykuwają uwagę pracowników. Mając na uwadze ogólnie niski poziom świadomości ekonomicznej Polaków, w wielu organizacjach unika się otwartej dyskusji na ten temat w obawie przed negatywnymi konsekwencjami. Jednocześnie atmosfera tajemniczości nie tylko nie studzi emocji, lecz nawet je podgrzewa, a poziom wiedzy biznesowej pracowników utrzymuje się nadal na niskim poziomie. Jednocześnie coraz większy odsetek pracodawców pragnie postrzegać pracowników nie jako "wykonawców poleceń", lecz "partnerów w rozwoju biznesu".

Partnerska relacja nie może być jednak zbudowana przy braku wiedzy jednej ze stron. Dlatego emocje towarzyszące problemowi wynagrodzeń mogą być wykorzystane nie tylko w celu zwrócenia uwagi pracowników na główne cele organizacji i drogi jej osiągnięcia, lecz także do budowy wiedzy pracowników i na tej podstawie tworzenia partnerskich relacji.

Nie oznacza to, że aby zmiana w obszarze wynagrodzeniowym się powiodła, konieczna jest zgoda wszystkich zainteresowanych - często wystarczy uzyskanie akceptacji nieformalnych liderów grupy, którzy będą stanowili masę krytyczną dla powodzenia projektu. Paradoksalnie, jedną z najcięższych i najbardziej niepewnych sytuacji spotykanych w przedsięwzięciach mających na celu wdrożenie nowych systemów zarządzania jest obojętność pracowników. Uniemożliwia ona uzyskanie informacji zwrotnej. To z kolei jest warunkiem do poprawnego wdrożenia i stosowania systemu. Patrząc z tej strony, emocje związane z wynagrodzeniami są bardzo pożądane. Oczywiście muszą być to emocje przeradzające się w konstruktywne postulaty, które zapewnią, że pracownik będzie zmotywowany do osiągania efektów pożądanych przez organizację.

Sprawne zarządzanie wynagrodzeniami, a zwłaszcza wprowadzanie lub modernizacja systemu premiowego, nie jest celem samym w sobie. Jest to narzędzie do osiągania innych celów. Podstawową zaletą systemu premiowego jest to, że wzbudza zainteresowanie pracowników tak potrzebne do zainicjowania każdej zmiany w organizacji. Właściwe opracowanie i wdrożenie systemu premiowego zwiększa natomiast w istotny sposób szanse na jej skuteczne wprowadzenie.

W pierwszej części artykułu, który ukazał się w numerze 5/2016 "Personelu i Zarządzania", znajdą Państwo odpowiedzi na pytania, jak zbudować efektywny finansowo i motywacyjnie system premiowy.

System premiowy