Ponieważ z pytania nie wynika, aby istniała podstawa prawna do obciążania Państwa kosztami przez firmę windykacyjną, to nie mają Państwo możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na ten cel do koszów uzyskania przychodów. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 updop oraz art. 22 ust. 1 updof). Do kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów zalicza się m.in.: koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań (art. 16 ust. 1 pkt 17 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 14 updof).

Kosztami egzekucji są koszty egzekucji komorniczej (prowadzonej na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego) oraz koszty egzekucji administracyjnej (prowadzonej na podstawie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). Potwierdził do Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 kwietnia 2010 r., sygn. ILPB3/423-828/08/10-S/DS, w której stwierdził, że:

(...) przepis art. 16 ust. 1 pkt 17 dotyczy kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań cywilnoprawnych (np. koszty egzekucji należności za wykonanie umowy o dzieło) oraz kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań publicznoprawnych (np. koszty egzekucji podatku). Kosztami egzekucyjnymi są koszty poniesione bezpośrednio w toku postępowania egzekucyjnego, związane z tym postępowaniem i orzeczone przez organ egzekucyjny.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 17 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 14 updof nie jest zatem wyłączona możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów postępowań sądowych ponoszonych przez pozwanych podatników (zob. przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 lipca 2003 r., sygn. akt I SA/Wr 710/02), a w konsekwencji koszty takie mogą być, co do zasady, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. A zatem gdyby Państwo mieli spór sądowy z wierzycielem, ewentualne wydatki z tym związane stanowiłyby dla Państwa koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem wykazania ich związku z osiąganymi przychodami. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 kwietnia 2011 r., sygn. IBPBI/2/423-121/11/AP, czytamy, że:

(...) uzasadnione i udokumentowane wydatki, poniesione przez Wnioskodawcę w związku z postępowaniem sądowym, mogą być, co do zasady, rozpoznane jako koszty podatkowe, w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia Wnioskodawca mógł oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Konieczne zatem będzie wykazanie, że były one - obiektywnie rzecz ujmując - racjonalne co do zasady i co do wielkości.

Tym bardziej przepisy art. 16 ust. 1 pkt 17 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 14 updof nie mają zastosowania do kosztów pozasądowego (pozaegzekucyjnego) dochodzenia należności, np. do kosztów windykacji. Nie ma na pewno żadnych wątpliwości w kwestii zaliczania tego rodzaju wydatków do kosztów przez wierzycieli korzystających z usług tego rodzaju firm.

Wątpliwość budzi możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na rzecz firm windykacyjnych przez dłużników, tak jak ma to miejsce w opisanej przez Państwa sytuacji. Z treści pytania nie wynika, aby istniała podstawa do obciążenia Państwa tymi kosztami przez firmę windykacyjną. Trudno zresztą sobie wyobrazić, aby zawarli Państwo z firmą windykacyjną umowę przewidującą obciążanie Państwa kosztami windykacji własnego długu. A zatem należy uznać, że jednostronne obciążenie Państwa przedmiotowymi kosztami windykacji przez firmę windykacyjną było bezpodstawne. Prowadzi to do wniosku, że nie mieli Państwo obowiązku zapłacenia tego kosztu. Kosztu tego nie sposób uznać za poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, co prowadzi do wniosku, że nie jest to podatkowy koszt uzyskania przychodów. Z uwagi na złożoność problemu zalecamy wystąpienie o wydanie interpretacji indywidualnej w tej sprawie. Nie można bowiem wykluczyć, że organy podatkowe zajmą korzystne dla Państwa stanowisko w tej sprawie.

Warto jednak zwrócić uwagę, że organy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczania kosztów usług firm windykacyjnych do kosztów podatkowych dłużników, w przypadku gdy koszty te są pierwotnie ponoszone przez wierzyciela, a następnie refakturowane przez niego na dłużnika. W takiej sytuacji dochodzi do refakturowania tego rodzaju kosztów na podstawie umowy zawartej między dłużnikiem a wierzycielem i to ten ostatni obciąża dłużnika kosztami windykacji jego długu, a nie bezpośrednio firma windykacyjna. W postanowieniu z 31 sierpnia 2005 r., sygn. 1425/033/415/16/2005/MB, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdził, że:

(...) Firma (...) zawarła umowę leasingu operacyjnego dotyczącą zakupu samochodu osobowego. W wyniku chwilowej utraty płynności nie była w stanie regulować rat leasingowych. W związku z tym Leasingodawca skorzystał z usług firmy windykacyjnej. Na podstawie faktury wystawionej przez Windykatora Leasingodawca wystawił refakturę za usługi windykacyjne. (...)

Ponoszone przez Pana koszty związane z windykacją należności mają związek z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą i pośrednio z osiąganymi przychodami, w związku z powyższym stanowią koszty uzyskania przychodów.

Cytowany przez Pana art. 23 ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma w tym przypadku zastosowania, ponieważ koszty czynności windykacyjnych nie zaliczają się do kosztów egzekucyjnych.

Koszty czynności windykacyjnych nie zostały także wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wydatki nieuznawane za koszty uzyskania przychodu.

● art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 17 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21

● art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 14 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21

Tomasz Krywan

doradca podatkowy

Przeczytaj także: "Rozliczanie sprzedaży wierzytelności własnych" - Mk nr 21/2012.