1/2016, data dodania: 23.12.2015 Jak prawidłowo skorygować raporty imienne ZUS z bezpodstawnie rozliczonym zasiłkiem
Pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu. Urlop rozpoczął się 14 października 2015 r., a termin porodu był wyznaczony na 28 października. Pracownica urodziła dziecko 31 października. Ze względu na to, że przed złożeniem wniosku o wcześniejszy urlop przebywała na zasiłku chorobowym, za październik zostały złożone błędnie wypełnione raporty ZUS RSA i ZUS RCA. Podaliśmy w nich błędny kod tytułu do ubezpieczeń oraz kod świadczenia dotyczący zasiłku chorobowego zamiast zasiłku macierzyńskiego. Ponadto wypłaciliśmy zasiłek macierzyński w wysokości 100%, a powinien wynosić 80%, gdyż we wniosku pracownica zadeklarowała skorzystanie od razu z pełnego urlopu rodzicielskiego. Jak prawidłowo skorygować dokumenty za październik, które zostały przesłane do ZUS 16 listopada 2015 r.?
PROBLEM
RADA
Za październik należy złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składający się z raportów imiennych ZUS RCA i ZUS RSA za tę pracownicę oraz deklaracji zbiorczej ZUS DRA. W raportach korygujących należy podać prawidłowe kody, tj. kod tytułu ubezpieczeń 12 40 xx oraz kod świadczenia/przerwy - 311. W przypadku wypłaty zawyżonego zasiłku w deklaracji ZUS DRA należy też skorygować wysokość składek, w ciężar których został zaliczony bezpodstawnie wypłacony zasiłek.
UZASADNIENIE
Z pytania wynika, że w październiku zamiast zasiłku macierzyńskiego w wysokości 80% pracownicy wypłacono zasiłek 100%. Został on więc nadpłacony. Jeżeli zawyżenie powstało z winy płatnika, a więc np. z powodu zastosowania błędnej stopy procentowej zasiłku, to mamy do czynienia z zasiłkiem wypłaconym bezpodstawnie. Dla płatnika oznacza to powstanie zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wobec ZUS. Płatnik składek jest bowiem zobowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek oraz zasiłków wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W deklaracji tej nie podlegają rozliczeniu zasiłki wypłacone bezpodstawnie. W konsekwencji na koncie tych składek powstanie niedopłata, którą płatnik musi uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Zatem w przedstawionym problemie zasiłek macierzyński może być zaliczony w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne za październik tylko w należnej części (80%). Trzeba też skorygować błędnie wpisane kody ubezpieczeniowe. Deklaracja korygująca wraz z raportami korygującymi musi być opatrzona tym samym numerem identyfikatora (02 - przy pierwszej korekcie za ten miesiąc).
W poniższej tabeli został przedstawiony sposób, w jaki należy sporządzić dokumenty korygujące za październik, przy założeniu, że podstawa wymiaru zarówno zasiłku chorobowego, jak i zasiłku macierzyńskiego była taka sama i wyniosła 2459,27 zł.
Zestawienie raportów imiennych za październik 2015 r. przed korektą i po korekcie
| Raporty imienne przed korektą | Raporty imienne po korekcie | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 |
| Raport rozliczeniowy ZUS RCA: ● kod tytułu ubezpieczenia - 12 40 00 ● podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej - zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru - 1475,64 zł (2459,27 zł : 30 = 81,98 zł; 81,98 zł x 18 dni - od 14 do 31 października 2015 r.) ● składka emerytalna - 288,04 zł (19,52%) ● składka rentowa - 118,05 zł (8%) | Raport rozliczeniowy ZUS RCA: ● kod tytułu ubezpieczenia - 12 40 00 ● podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej - zasiłek macierzyński w wysokości 80% podstawy wymiaru - 1180,44 zł (2459,27 zł : 30 = 81,98 zł; 81,98 zł x 80% = 65,58 zł; 65,58 zł x 18 dni - od 14 do 31 października 2015 r.) ● składka emerytalna - 230,42 zł (19,52%) ● składka rentowa - 94,44 zł (8%) | Ze względu na to, że zasiłek macierzyński stanowi podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej, powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RCA. W pierwszorazowym raporcie rozliczono wypłacony zasiłek w wysokości 100%, zamiast 80%. W korekcie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (czyli kwotę zasiłku) trzeba obniżyć do 80% i przeliczyć kwoty składek. W raporcie ZUS RCA nie wykazuje się zasiłku chorobowego |
| Raport świadczeniowy ZUS RSA: ● kod świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), | Raport świadczeniowy ZUS RSA: ● kod świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), | W raporcie ZUS RSA należy wykazać zarówno zasiłek chorobowy, który był wypłacony prawidłowo (100% podstawy wymiaru), jak i zasiłek macierzyński (80%). |
| 13 dni zasiłkowych (od 1 do 13 października 2015 r.), kwota 1065,74 zł (100%) ● kod świadczenia/przerwy 311, (zasiłek macierzyński, 18 dni zasiłkowych, od 14 do 31 października 2015 r.), kwota 1475,64 zł (100%) | 13 dni zasiłkowych (od 1 do 13 października 2015 r., kwota 1065,74 zł (100%) ● kod świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński, 18 dni zasiłkowych, od 14 do 31 października 2015 r.), kwota 1180,44 zł (80%) | W korekcie raportu należy bowiem wykazać zasiłek macierzyński w faktycznie należnej wysokości, gdyż część bezpodstawnie wypłacona (różnica między 100% a 80%) nie może być zaliczona w ciężar składek, co ma odzwierciedlenie w deklaracji ZUS DRA |
| Deklaracja ZUS DRA: zawiera zbiorcze dane za wszystkich ubezpieczonych z uwzględnieniem ww. złożonych raportów | Deklaracja ZUS DRA: zawiera zbiorcze dane za wszystkich ubezpieczonych, z uwzględnieniem ww. złożonej korekty raportów | W deklaracji ZUS DRA do pól przeznaczonych na składki finansowane przez budżet państwa następuje przeniesienie naliczonych w ZUS RCA składek od zasiłku macierzyńskiego. W ciężar składek społecznych płatnik uprzednio rozliczył 1475,64 zł, a po korekcie jest to kwota 1180,44 zł. Niedopłata wynosi 295,20 zł (różnica między zasiłkami w wysokości 100% a 80% za okres od 18 do 31 października 2015 r.) i należy ją rozliczyć z zasiłku macierzyńskiego należnego pracownicy za okres od 1 do 30 listopada 2015 r. |
Zasiłek macierzyński, bez okresu wyczekiwania, przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego urodziła dziecko. Zasiłek ten jest wypłacany przez płatnika świadczeń z ubezpieczenia społecznego (w tym przypadku pracodawcę) - przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu: macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego (do końca 2015 r.), urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego. Z kolei na podstawie Kodeksu pracy Państwa pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, przy czym nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego może przypadać przed przewidywaną datą porodu (art. 180 § 1 pkt 1, § 3 Kodeksu pracy).
Podstawa prawna:
● art. 1791, art. 180 § 1 pkt 1, § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
● art. 4 pkt 2 lit. a, art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 6, art. 46 ust. 1, ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1893
● art. 29 ust. 1, ust. 5, art. 31 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
● § 1 ust. 1 pkt 12, pkt 14, pkt 15, załączniki nr 12, 14, 15, 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1844; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1996
Izabela Nowacka
ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
