PROBLEM

RADA

Nie. Wyjątkowo płatnik nie ma obowiązku sporządzania korekty dokumentów rozliczeniowych, jeżeli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza kwoty 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak osób prowadzących działalność gospodarczą, które do podstawy wymiaru deklarują pewną określoną kwotę. Także ZUS może samodzielnie korygować dokumenty rozliczeniowe, o czym zawiadamia płatnika składek. Dotyczy to najczęściej drobnych nieprawidłowości.

UZASADNIENIE

Płatnik nie składa imiennego raportu korygującego, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł. Zasady tej nie stosuje się w przypadkach, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Wówczas płatnik składek jest zobowiązany do sporządzenia raportu korygującego przy stwierdzeniu każdej, nawet najmniejszej kwotowo nieprawidłowości (art. 41 ust. 6a i 6b ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Firma stwierdziła, że w raportach imiennych ZUS RCA składanych za 2 pracowników za maj i czerwiec 2014 r. podstawa wymiaru składek została wykazana w niższej wysokości (2519,85 zł zamiast 2522 zł). Podstawa wymiaru została więc zaniżona o 2,15 zł. Natomiast za osobę prowadzącą działalność podstawa wymiaru składek za ten okres została zaniżona o kwotę 1,95 zł. W tym przypadku płatnik składek powinien złożyć korektę raportu ZUS RCA za maj i czerwiec br. wyłącznie za siebie. Nie ma znaczenia, że różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza kwoty 2,20 zł, gdyż podstawę wymiaru składek płatnika stanowi zadeklarowana kwota. Nie musi natomiast składać korekt raportów za pracowników. Za ten okres należy również złożyć korekty deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA.

Jeśli nieprawidłowości w deklaracji rozliczeniowej miesięcznej lub w raportach imiennych stwierdzi ZUS, może on, wyjątkowo, sporządzić z urzędu korekty dokumentów rozliczeniowych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. ZUS może także z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek (art. 48b ustawy systemowej).

W przypadku stwierdzenia w dokumentach ubezpieczeniowych nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu wyeliminowanie tych nieprawidłowości.

ZUS informuje ubezpieczonego i płatnika składek o sporządzonych lub skorygowanych z urzędu dokumentach ubezpieczeniowych oraz o danych wprowadzonych albo skorygowanych bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika. Może również zwrócić się o przekazanie danych niezbędnych do sporządzenia dokumentów ubezpieczeniowych oraz wprowadzenia albo skorygowania z urzędu danych na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek. W przypadku stwierdzenia rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika i kwotach składek wyliczonych przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika, za prawidłowe przyjmuje się kwoty składek wyliczone przez ZUS.

PRZYKŁAD

W deklaracji za kwiecień 2014 r. kwoty składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników i zleceniobiorców nie zgadzały się z wysokością podstawy wymiaru składek. Były to błędy wynikające najprawdopodobniej z ustawienia systemu płacowego. W związku z tym ZUS skorygował kwoty składek z urzędu i powiadomił o tym fakcie płatnika. W tym przypadku za prawidłowe przyjmuje się kwoty wyliczone przez ZUS.

Jeżeli płatnik nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu albo z danymi wprowadzonymi lub skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika składek, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Zasadniczo obowiązkiem płatnika składek jest złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących, tj. deklaracji rozliczeniowej korygującej łącznie z imiennym raportem miesięcznym korygującym, zawsze, gdy zachodzi konieczność korekty danych wskutek stwierdzenia nieprawidłowości:

● przez płatnika składek we własnym zakresie,

● przez ZUS (art. 41 ust. 6 ustawy systemowej).

Jeżeli błędne dane zostały wykazane tylko w deklaracji rozliczeniowej, a raporty imienne zostały sporządzone prawidłowo, wówczas nie koryguje się imiennych raportów miesięcznych, tylko deklarację ZUS DRA.

UWAGA!

ZUS może sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych z urzędu lub przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu wyeliminowania nieprawidłowości.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 41 ust. 6a i ust. 6b, art. 48b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598

● § 21 ust. 1-2, § 24 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. Nr 78, poz. 465; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 144, poz. 1181

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, od 10 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, specjalizuje się m.in. w problematyce koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, były wieloletni pracownik ZUS