Nie powinni Państwo dokonywać aktualizacji zgłoszenia płatnika w ZUS. Od 1 grudnia 2014 r. zmieniły się zasady dokonywania zgłoszeń płatnika składek i zmiany danych płatnika składek do ZUS. W przypadku płatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego ZUS pozyskuje niezbędne dane z systemów teleinformatycznych KRS, Głównego Urzędu Statystycznego oraz z urzędów skarbowych. Dotyczy to zarówno zgłoszeń pierwszorazowych, jak i wszelkich zmian.

Firma podlegająca wpisowi do KRS dokonuje rejestracji na odpowiednim wniosku. Dane o firmie wpisane do KRS są tzw. danymi podstawowymi. Zgodnie z wpisem są one automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i rejestru REGON. Za pośrednictwem CRP-KEP są przesyłane również do Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez ZUS.

Automatyczne przekazywanie danych podstawowych do CRP-KEP dotyczy:

● danych z pierwszego wpisu oraz

● wszelkich zmian dokonywanych przez firmę w KRS.

Dlatego są Państwo zwolnieni z obowiązku przekazywania do ZUS (czyli aktualizowania) danych spółki w zakresie informacji objętych wpisem w KRS. Jeśli spółka zgłosiła zmianę siedziby firmy do KRS, nie musi dokonywać aktualizacji zgłoszenia płatnika składek w ZUS. Na podstawie danych przekazanych z CRP-KEP ZUS sporządzi dokument ZUS ZPA - w zakresie zgłoszenia zmiany danych (ewidencyjnych) płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Natomiast dane uzupełniające to dane niezbędne dla urzędu skarbowego, GUS i ZUS. Są to dane nieujawniane w KRS lub dane, którymi przedsiębiorca nie dysponuje w momencie składania wniosku do KRS. Dane uzupełniające są przekazywane na druku "Zgłoszenie w zakresie danych uzupełniających" (formularz NIP-8) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Formularz jest przeznaczony dla podmiotów wpisanych do KRS oraz służy do zgłaszania lub aktualizacji danych nieobjętych wpisem w KRS. W formularzu podaje się m.in.:

● skróconą nazwę płatnika składek,

● datę powstania obowiązku opłacania składek,

● datę wyrejestrowania płatnika składek - w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą istniał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,

● wykaz rachunków bankowych,

● adres do korespondencji,

● adres prowadzenia działalności,

● w przypadku osobowych spółek handlowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) oraz podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich numery NIP.

W przypadku zmian zaktualizowane dane uzupełniające są automatycznie przekazywane z wniosku NIP-8 do CRP-KEP, a następnie do ZUS. Zmiana danych na koncie płatnika składek w ZUS następuje po przekazaniu danych z CRP-KEP. Na podstawie tych danych ZUS sporządza określone dokumenty.

Dokumenty sporządzane przez ZUS na podstawie danych przekazanych z CRP-KEP

Należy jednak pamiętać, że ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe tylko wtedy, gdy wniosek NIP-8 (lub wniosek o wpis do KRS) został wypełniony prawidłowo.

Jeżeli wniosek będzie wypełniony błędnie lub gdy nie będą podane wszystkie obowiązkowe dane, ZUS przed sporządzeniem dokumentów zgłoszeniowych przeprowadzi postępowanie wyjaśniające. Gdyby więc zmiana dotyczyła np. adresu prowadzenia działalności gospodarczej, to również zmiana danych na koncie płatnika składek nie wymagałaby zgłoszenia w ZUS, lecz złożenia formularza NIP-8 w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

Podstawa prawna:

● art. 43, art. 44 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmuje się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych