4/2015, data dodania: 14.04.2015 Prawo do odliczenia VAT także z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
W ramach prowadzonej działalności spółka (podatnik) nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie są przechowywane również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. W celu minimalizacji kosztów spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Planuje bowiem przechowywanie ich w formie elektronicznej (skanów). Skan będzie przechowywany w jednym z dwóch możliwych formatów: pliku PDF lub pliku TIF. Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), służących za podstawę zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Spółka opisała również procedurę przechowywania, zapewniającą integralność i autentyczność przechowywanych elektronicznie dokumentów. Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów? A ponadto czy spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
PROBLEM
RADA
Podatnik ma prawo do stosowania odliczeń również w sytuacji, gdy faktury (a także inne wymagane prawem dokumenty) przechowuje wyłącznie w formie elektronicznej.
UZASADNIENIE
Podatnicy mają prawo do przechowywania faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez papierowych oryginałów. Taka forma przechowywania nie stoi na przeszkodzie możliwości odliczenia od nich VAT naliczonego - tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1390/14/MN).
Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także nie istnieją przesłanki określone w art. 88 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez pojęcie "faktura" rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 33 ustawy o VAT).
Zdaniem organu skarbowego obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Nie ma prawnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej, na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez spółkę dokumentów służących za podstawę zwrotu, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur, fiskus również zgodził się z podatnikiem, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Z uzasadnienia interpretacji wynika, że aprobująca odpowiedź organu skarbowego wynikała także z faktu, iż opisana przez spółkę we wniosku o interpretację procedura przechowywania w formie elektronicznej faktur zapewniała integralność, autentyczność i czytelność tych dokumentów, a także spełnienie pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT.
Iwona Lubka
prawnik
