Jak wskazuje praktyka, samorządowe jednostki budżetowe najczęściej przeksięgowują wynik finansowy na fundusz jednostki (zapis: Wn 800, Ma 860 - strata bilansowa lub Wn 860, Ma 800 - zysk bilansowy) pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego JST przez organ stanowiący JST (na podstawie uchwały w sprawie zatwierdzenia tego sprawozdania). Oczywiście organ stanowiący JST zatwierdza - oprócz bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego - również łączne sprawozdanie finansowe (lecz nie jednostkowe). Niemniej jednak należy mieć na uwadze fakt, że sprawozdania jednostkowe są podstawą sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego JST. Dlatego też wielu praktyków uznaje, że zatwierdzenie sprawozdania jednostkowego powstaje z chwilą zatwierdzenia przez organ stanowiący JST łącznego sprawozdania finansowego JST - zatwierdzenie następuje w terminie do 30 czerwca roku następnego po roku budżetowym (art. 270 ust. 4 uofp). Podejście to nie jest sztywną zasadą, gdyż część samorządowych jednostek budżetowych przeksięgowuje wynik finansowy za rok ubiegły z dniem potwierdzenia przyjęcia sprawozdania finansowego. Natomiast w państwowych jednostkach budżetowych datę przeniesienia wyniku finansowego w roku następnym na fundusz jednostki najczęściej określa się w polityce rachunkowości (zwyczajowo również po przyjęciu sprawozdania finansowego). Wynika to z faktu, że w sektorze rządowym sprawozdanie finansowe nie podlega zatwierdzeniu.

W obowiązujących przepisach nie ma informacji o obowiązku i sposobie dokumentowania przyjęcia sprawozdania finansowego. Niemniej jednak wiele jednostek opracowuje wewnętrzne procedury, a co za tym idzie, szablony dokumentów, które wykorzystywane są w tym zakresie. W przypadku JST uregulowania te są wprowadzane za pomocą zarządzenia (uchwały) zarządu JST. Stosowanie dokumentu potwierdzającego przyjęcie sprawozdania finansowego ogranicza nieustanne dopytywanie przedstawicieli jednostek budżetowych o datę przeksięgowania wyniku finansowego za rok ubiegły - dokument stanowi pisemną podstawę dokonania stosownych zapisów w księgach rachunkowych jednostki po przyjęciu sprawozdania oraz przypomina jednocześnie o obowiązku wykonania tych czynności.

W praktyce dokumentem potwierdzającym przyjęcie sprawozdania finansowego może być np. protokół przyjęcia sprawozdania finansowego. W protokole powinny znaleźć się takie informacje, jak: ustalenie strony przyjmującej i przekazującej, wskazanie poszczególnych elementów sprawozdania finansowego, sposób przeprowadzenia weryfikacji sprawozdania finansowego oraz stwierdzenie, że sprawozdanie finansowe jest poprawne i zostaje przyjęte, lub ewentualne uwagi do złożonego sprawozdania. Można również zastosować inne rozwiązanie, bardziej uproszczone, polegające na dokonaniu zapisu na poszczególnych częściach sprawozdania finansowego adnotacji (zaleca się zastosować pieczątkę) o przyjęciu sprawozdania finansowego. Oczywiście stosowne adnotacje powinny znaleźć się również na egzemplarzu sprawozdania finansowego należącego do jednostki składającej dane sprawozdanie. Istotne jest, aby obie metody stosować po weryfikacji sprawozdania finansowego. Wybrana przez jednostkę metoda przyjęcia sprawozdania finansowego powinna być opisana w dokumentacji wewnętrznej jednostki, np. w polityce rachunkowości.

Każda operacja gospodarcza będąca przedmiotem zapisów księgowych musi być udokumentowana. Obowiązek udokumentowania jest jedną z podstawowych reguł ewidencji księgowej prowadzonej w systemie rachunkowości. Nie zaleca się, aby informacja o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego JST czy też o przyjęciu sprawozdania finansowego miała postać ustnego komunikatu uzyskanego np. telefonicznie.

oprac. Maria Jasińska, Grzegorz Kurzątkowski