Pracodawca, pełniąc funkcję płatnika składek i niekiedy również płatnika zasiłków, ma obowiązek korygować raporty rozliczeniowe i deklaracje zbiorcze, jeśli samodzielnie wykrył istniejące w nich błędy lub powiadomił go o nich ZUS. Nieprawidłowości występujące w podstawie wymiaru składek rzutują często na podstawę wymiaru zasiłków. Po korekcie dokumentów ZUS zasiłki należy ponownie przeliczyć i albo wypłacić pracownikowi stosowne wyrównanie, albo wyegzekwować od pracownika zwrot nienależnie pobranego świadczenia.

Przeliczenie zasiłku po korekcie podstawy wymiaru składek z powodu przekroczenia tzw. limitu 30-krotności

Jedną z okoliczności powodujących ponowne przeliczenie podstawy wymiaru wypłaconego zasiłku jest zwrot pracownikowi nadpłaconych wcześniej składek emerytalnej i rentowej, odprowadzonych mimo przekroczenia w danym roku kalendarzowym kwoty górnej granicy rocznej podstawy wymiaru tych składek. Opłacenie przez pracodawcę składek od rocznej podstawy przewyższającej limit 30-krotności skutkuje powstaniem nadpłaty na koncie wymienionych składek.

Konieczne jest wtedy złożenie w ZUS dokumentów korygujących i rozliczenie się z pracownikiem z różnic w składkach. Jeśli pracodawca wypłacił zasiłek obliczony z okresu obejmującego miesiące, za które zostały opłacone nienależne składki, musi ponownie obliczyć podstawę wymiaru tego zasiłku i wypłacić wyrównanie. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi bowiem średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika. Zwykle ta część stanowi 13,71%. Jednak w razie osiągnięcia kwoty ograniczenia rocznej podstawy składkowej ta część jest mniejsza. Przez odliczenie od wynagrodzenia zawyżonej części składkowej podstawa zasiłkowa, a tym samym kwota zasiłku, zostaje zaniżona. O tym, czy po zwrocie nadpłaconych składek pracownikowi przysługuje wyrównanie zasiłku, czy roszczenie uległo przedawnieniu, decydują dwie przesłanki:

● jaki czas upłynął od wypłaty świadczenia i

● z czyjej winy doszło do nadpłacenia składek emerytalno-rentowych.

Jeśli zawinił pracodawca, bo to on przeoczył fakt osiągnięcia limitu 30-krotności, co wpłynęło na wysokość zasiłku, roszczenie o jego wypłatę (bądź wyrównanie) przedawnia się po upływie 3 lat. W przeciwnym razie roszczenie przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje zasiłek.

UWAGA!

Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2015 r. wynosi 118 770 zł.

Przykład

Kadrowa zatrudniona w spółce ABC w czerwcu 2015 r. wykryła, że w listopadzie 2014 r. u jednego z pracowników doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej. Za listopad i grudzień składki zostały odprowadzone od pełnego przychodu, tj.:

● za listopad 2014 r. od: wynagrodzenia zasadniczego - 11 000 zł, pakietu medycznego - 100 zł, jednorazowej nagrody pieniężnej z okazji jubileuszu firmy - 5000 zł,

● za grudzień 2014 r. od: wynagrodzenia zasadniczego - 11 000 zł oraz pakietu medycznego - 100 zł.

W marcu 2015 r. pracownik pobrał zasiłek opiekuńczy za 5 dni, obliczony tylko z wynagrodzenia zasadniczego wypłaconego za okres od marca 2014 r. do lutego 2015 r. (pakiet medyczny i nagroda nie wchodzą do podstawy zasiłkowej). Zasiłek wyniósł 1265,60 zł, co wynika z wyliczenia:

● 11 000 zł - 13,71% = 9491,90 zł - podstawa wymiaru,

● 9491,90 zł : 30 = 316,40 zł,

● 316,40 zł x 80% = 253,12 zł - dniówka zasiłku,

● 253,12 zł x 5 dni = 1265,60 zł.

Po wykryciu błędu w rozliczeniach pracownika za listopad i grudzień 2014 r. kadrowa złożyła dokumenty korygujące (raport ZUS RCA, deklarację ZUS DRA), w których wykazała prawidłowe podstawy składek i ich należne kwoty. W 2014 r. kwota rocznego ograniczenia podstawy składek emerytalno-rentowych wynosiła 112 380 zł. W listopadzie 2014 r. podstawa wymiaru tych składek od początku roku osiągnęła powyższy limit i składki na te ubezpieczenia powinny być naliczone od podstawy wynoszącej 1380 zł (112 380 zł - 111 000 zł, tj. 11 100 zł x 10 miesięcy). Limit nie dotyczy składki chorobowej.

Zestawienie składek finansowanych przez ubezpieczonego przed korektą dokumentów ubezpieczeniowych i po niej

Aby obliczyć wysokość wynagrodzenia za listopad, które musi być przyjęte do podstawy zasiłkowej po korekcie, należy za pomocą wskaźnika ustalić, o ile procent składek należy pomniejszyć to wynagrodzenie. Wcześniej bowiem składki zostały naliczone od łącznego przychodu, a więc również od składników niewchodzących do podstawy zasiłkowej. Wskaźnik wynosi:

549,84 zł (składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego razem po korekcie) x 100/16 100 zł = 3,42%.

Wynagrodzenie za listopad podlegające uwzględnieniu w podstawie zasiłku:

11 000 zł - (11 000 zł x 3,42%) = 10 623,80 zł.

Wynagrodzenie za grudzień, tj. 11 000 zł, wystarczy (bez używania wskaźnika) pomniejszyć o potrąconą składkę chorobową, tj. 11 000 zł - 2,45% = 10 730,50 zł.

Kadrowa, po złożeniu w ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących i po zwróceniu pracownikowi nadpłaconych składek emerytalnej i rentowej, przystąpiła do przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego i obliczenia kwoty niedopłaty zasiłku za marzec 2015 r. oraz skorygowała dokumenty ZUS za marzec (raport ZUS RSA, deklarację ZUS DRA).

Zasiłek po przeliczeniu:

● 9491,90 zł x 10 miesięcy + 10 623,80 zł + 10 730,50 zł = 116 273,30 zł; 116 273,30 zł : : 12 miesięcy = 9689,44 zł (podstawa wymiaru zasiłku),

● 9689,44 zł : 30 = 322,98 zł (kwota za jeden dzień opieki - 100%),

● 322,98 zł x 80% = 258,38 zł (kwota za jeden dzień opieki - 80%),

● 258,38 zł x 5 dni = 1291,90 zł (wysokość zasiłku opiekuńczego).

Różnica między wypłaconym zasiłkiem a zasiłkiem po przeliczeniu:

1291,90 zł - 1265,60 zł = 26,30 zł - wyrównanie zasiłku do wypłaty.

Kwotę wyrównania należy wykazać w raporcie ZUS RSA za miesiąc, w którym zostało wypłacone. Oprócz wyrównania pracodawca powinien też wypłacić odsetki ustawowe z tytułu opóźnienia, za okres od dnia następującego po dniu wypłaty zasiłku do dnia wypłaty wyrównania włącznie.

Obniżenie podstawy wymiaru składek zgodnie z decyzją ZUS

W praktyce znane są przypadki, gdy ZUS podczas kontroli u płatnika podważa wysokość wynagrodzenia pracownika, uznając je za zbyt wygórowane. W wydanej decyzji obniża do określonego poziomu wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Płatnik jest wtedy zobowiązany do skorygowania wszystkich dokumentów rozliczeniowych w zakresie podstawy wymiaru składek, a co za tym idzie - także podstawy pobranych wcześniej świadczeń zasiłkowych. Jeżeli decyzja ZUS w takiej sprawie jest prawomocna, wówczas podstawą staje się wymierzone przez ZUS wynagrodzenie, a nie zarobek określony w umowie o pracę. Z orzecznictwa sądowego wynika, że ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek, w tym na ubezpieczenie chorobowe, ale tylko wtedy, gdy jest ono rażąco wysokie (uchwała SN z 27 kwietnia 2005 r., II UZP 2/05, OSNP 2005, Nr 21, poz. 338, wyrok SN z 19 maja 2009 r., III UK 7/09, LEX 509047).

Decyzja ZUS obniżająca wynagrodzenie może być uzasadniona, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało ono wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa.

Ocena godziwości wynagrodzenia wymaga uwzględnienia rodzaju, ilości i jakości świadczonej pracy oraz wymaganych kwalifikacji.

W takich sprawach ZUS nie kwestionuje całej umowy o pracę, lecz jedynie ustanowione wynagrodzenie, które:

● znacząco odbiega np. od wynagrodzeń innych pracowników,

● nie jest adekwatne do zajmowanego stanowiska pracy,

● nie odpowiada zakresowi obowiązków i odpowiedzialności.

UWAGA!

ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia, jeżeli ustalono je w umowie sprzecznej z prawem lub w celu obejścia prawa.

W praktyce ZUS często podważa wysokość wynagrodzenia pracownic, które po krótkim okresie zatrudnienia przechodzą na zwolnienia lekarskie, najczęściej z powodu ciąży. Zakwestionowaniu podlega podejrzanie wysokie wynagrodzenie, które jest podstawą do również znacząco wysokich zasiłków. Z jednej strony w prawie panuje zasada swobody zawierania umów, która np. w prawie pracy objawia się m.in. przy kształtowaniu wysokości wynagrodzenia. Jednak z drugiej strony swobodę zawierania umów ograniczają zasady współżycia społecznego.

Sąd Okręgowy w Suwałkach w wyroku z 7 kwietnia 2014 r. (III U 928/13) stwierdził, że:

(...) umowa o pracę wywołuje skutek nie tylko bezpośredni, ustalający wzajemne stosunki między pracownikiem i pracodawcą, lecz także dalszy, gdyż umówione wynagrodzenie za pracę kształtuje również stosunek ubezpieczenia społecznego; określa wysokość składki ubezpieczeniowej i w konsekwencji prowadzi do uzyskania świadczeń na odpowiednim do niej poziomie.

Strony, kształtując postanowienia umowy o pracę, muszą respektować nie tylko interes jednostkowy, ale także publiczny. Oznacza to, że ze względu na alimentacyjny charakter zasiłków finansowanych z zasobów ogólnospołecznych płaca stanowiąca jednocześnie podstawę wymiaru składki nie powinna być ustalana ponad granicę płacy słusznej i sprawiedliwej, a w rezultacie składka nie powinna przekładać się na świadczenie w kwocie nienależnej.

Przykład

Pracownica będąca w ciąży została zatrudniona 2 stycznia 2015 r. na stanowisku kierowniczym, z wynagrodzeniem 15 000 zł. Pod koniec lutego zachorowała i najpierw przez 33 dni pobierała 100% wynagrodzenie chorobowe, a potem zasiłek chorobowy, który wypłacał jej pracodawca. W czerwcu 2015 r. ZUS w wyniku kontroli wydał decyzję ustalającą wysokość wynagrodzenia na poziomie 3783,46 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce w 2014 r.). ZUS uznał, że wynagrodzenie zostało zawyżone. Było nieadekwatne nie tylko do pensji innych pracowników w tej firmie, ale również do średniej płacy w tej branży i na tym stanowisku. Poza tym pracownica nie miała odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia do zajmowania stanowiska dyrektora. Na mocy prawomocnej decyzji ZUS pracodawca musiał skorygować dokumenty rozliczeniowe, w których zamiast podstawy wymiaru składek w wysokości 15 000 zł należało wykazać kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Spadek wynagrodzenia oznacza też obniżenie podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Przedtem podstawę stanowiła kwota 12 943,50 zł (15 000 zł - 13,71%), a po korekcie - 3264,75 zł (3783,46 zł - 13,71%). W wyniku korekty powstała nadpłata wynagrodzenia i zasiłku. ZUS w drodze odrębnego postępowania wyda decyzję o wysokości nienależnego zasiłku, który pracownica będzie musiała zwrócić.

Błędne ustalenie przychodu do oskładkowania

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z podstawy wymiaru składek należy wyłączyć niektóre przychody, które zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. nagrodę jubileuszową). Zatem pracodawca ma obowiązek skorygować podstawę wymiaru składek za każdy błędnie rozliczony miesiąc, jeśli:

● błędnie zinterpretował treść przepisu, tzn. nie pobrał składek od danego rodzaju przychodu, mimo że ulga nie miała zastosowania, lub

● oskładkował należność, która korzystała ze zwolnienia, albo

● w ogóle nie wykazał danego przychodu na skutek pomyłki lub uznając, że taki przychód nie powstał.

Korekta dokumentów rozliczeniowych może skutkować przeliczeniem świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Do podstawy wymiaru tych świadczeń przyjmuje się bowiem składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składek społecznych, w tym chorobowej, oraz nie przysługują za okresy pobierania zasiłków. Pomijane są wszelkie przychody zwolnione ze składek. Skorygowanie podstawy wymiaru składek może więc przełożyć się na wysokość ustalonych wcześniej podstaw zasiłków.

Przykład

Pracownica zatrudniona w jednostce samorządowej przebywała na zasiłku chorobowym i miała prawo do pełnego dodatku stażowego za okres niezdolności do pracy. W związku z tym od dodatku nie odprowadzono składek na ubezpieczenia społeczne. Dodatek nie został więc uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Pracownica urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego, a tym samym przestał jej przysługiwać dodatek stażowy. Jednak ze względu na to, że między pobieraniem zasiłku chorobowego a pobieraniem zasiłku macierzyńskiego nie minęły 3 miesiące kalendarzowe, pracodawca pozostawił taką podstawę zasiłku macierzyńskiego, jaka była ustalona dla zasiłku chorobowego, czyli bez dodatku stażowego. Pracodawca musi ponownie ustalić podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego, włączając w nią dodatek. Pracownicy przysługuje wyrównanie.

Unieważnienie tytułu do ubezpieczeń społecznych

W praktyce często się zdarza, że ZUS podczas przeprowadzonej kontroli podważa zasadność zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych, a tym samym istnienie tytułu do tych ubezpieczeń. W trakcie kontroli może się bowiem okazać, że strony w istocie nie nawiązały stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, a tym samym nie było zatrudnienia, ponieważ ani "pracodawca", ani "pracownik", podpisując umowę, nie mieli zamiaru realizować swoich obowiązków - pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie odbiera tej pracy i nie wypłaca wynagrodzenia. Nieważność umowy o pracę zawartej dla pozoru skutkuje brakiem tytułu do ubezpieczeń, a tym samym prawa do pobierania zasiłków z tytułu, który nie zaistniał. W razie wydania przez ZUS decyzji o wyłączeniu z ubezpieczenia społecznego płatnik jest zobowiązany wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń od daty zgłoszenia oraz złożyć zerowe raporty rozliczeniowe za poszczególne miesiące. W wyniku korekt powstaje nadpłata na koncie wszystkich składek, a pobrane zasiłki uzyskują status nienależnych. Do ich zwrotu zobligowana jest osoba, która otrzymywała świadczenia.

Podstawa prawna:

● art. 3 pkt 3, art. 36, art. 41 ust. 1, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159

● § 1, § 2 ust. 1 pkt 24, § 6-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

● art. 19 ust. 1, ust. 3, ust. 5, ust. 6a, art. 84 ust. 1-3, ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 978

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi portal kadrowo-płacowy