Jeżeli płatnik składek jest jedynym pracodawcą dla danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości wynagrodzenia pod kątem limitu 30-krotności. Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik ma jeszcze inne miejsca pracy, z których osiąga przychody. Do ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek sumuje się bowiem wszystkie przychody pracownika podlegające oskładkowaniu, uzyskane od każdego z płatników. Zatem w takiej sytuacji ubezpieczony ma obowiązek kontrolować, czy kwota ograniczenia została już osiągnięta. Jeśli tak, zawiadamia o tym wszystkich swoich płatników składek (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Wówczas płatnicy, na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia, zaprzestają naliczania i przekazywania na konto ZUS składek emerytalnej i rentowych (art. 16 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Joanna W. pracuje w firmie farmaceutycznej na stanowisku dyrektora. Jednocześnie pracuje w innej firmie na 3/5 etatu. Pracownica pod koniec roku przekroczy roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W związku z tym w obu zakładach pracy złoży oświadczenie o wysokości dochodu osiągniętego w danym roku kalendarzowym oraz wskaże, jaki dochód osiągnie w miesiącu przekroczenia. Na podstawie tych informacji pracodawcy Joanny W. będą mogli prawidłowo ustalić kwotę przekroczenia w roku kalendarzowym.

Przepisy ustawy systemowej nie wskazują terminu złożenia oświadczenia przez pracownika. Aby jednak pracodawca mógł prawidłowo naliczyć składki i w obowiązującym go terminie wysłać dokumentację do ZUS, przyjmuje się, że oświadczenie powinno dotrzeć przed upływem terminu płatności składek za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie limitu 30-krotności. W praktyce zdarza się, że pracownik złoży oświadczenie o zaprzestaniu opłacania składek emerytalnej i rentowej za późno, w wyniku czego powstanie ich nadpłata. Zdarzają się też przypadki, że ubezpieczony nieprawidłowo wskaże miesiąc osiągnięcia limitu 30-krotności. Jeśli takie sytuacje będą miały miejsce i z tego tytułu powstanie niedopłata składek, sam będzie musiał pokryć powstałe zadłużenie w całości.

PRZYKŁAD

Do firmy DAG wpłynęło pismo z ZUS o nieprawidłowej (zaniżonej) wysokości podstawy wymiaru składek wykazanej w listopadzie 2013 r. dotyczące pracownika Mariana G. Marian G., zatrudniony we wrześniu 2013 r., złożył oświadczenie o wysokości rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągniętej u poprzedniego pracodawcy. We wniosku pracownik wskazał, że kwotę podstawy emerytalno-rentowej podał na podstawie zaświadczenia otrzymanego od poprzedniego pracodawcy. Mimo że poprzedni pracodawca wystawił błędne zaświadczenie, to odpowiedzialność za błąd poniesie pracownik. Pracownik będzie musiał zwrócić pracodawcy niedopłatę składek wraz z odsetkami.

Bez względu na to, czy ubezpieczony umyślnie zbyt wcześnie ograniczył opłacanie składek, czy się pomylił licząc swoje przychody stanowiące podstawę wymiaru składek lub otrzymał błędne zaświadczenie od innych pracodawców, to odpowiedzialność za mylne ustalenie rocznego ograniczenia poniesie tylko on (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej w zw. z § 10 rozporządzenia składkowego). Zaległość nie jest bowiem rozłożona na ubezpieczonego i płatnika, tak jak w przypadku finansowania składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca, na zasadzie roszczenia regresowego, ma prawo ubiegać się o zwrot przez pracownika całej zapłaconej zaległości. W tym celu powinien wystosować do pracownika pismo informujące o konieczności zwrotu niedopłaconych składek. Najpierw jednak pracodawca powinien skorygować dokumenty rozliczeniowe do ZUS za okres, gdy składki powinny być jeszcze zapłacone. W korektach płatnik składek nalicza je ponownie, tym razem od właściwej podstawy wymiaru. W wyniku korekt dokumentacji do ZUS powstanie niedopłata na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłata składki zdrowotnej. Różnica między niedopłatą składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe a nadpłatą składki zdrowotnej będzie niedopłatą, którą ubezpieczony musi zwrócić pracodawcy.

PRZYKŁAD

Firma Aviola zatrudnia na pełny etat Karola B., z wynagrodzeniem miesięcznym 9000 zł. Karol B. jest jednocześnie pracownikiem innego podmiotu, na pół etatu. Na początku lutego 2014 r. Aviola otrzymała z ZUS decyzję o powstałej niedopłacie składek emerytalno-rentowych u pracownika, gdyż w 2013 r. składki zostały odprowadzone od zaniżonej podstawy wymiaru. Pracownik poinformował obu swoich pracodawców, aby już za listopad 2013 r. nie opłacali tych składek. ZUS wyliczył, że za listopad firma Aviola powinna opłacić składki od podstawy wymiaru wynoszącej 780 zł. W związku z nieopłaceniem składek płatnik musi skorygować za Karola B. za listopad 2013 r. raport ZUS RCA, a wraz z nim deklarację ZUS DRA. Korekta polega na porównaniu danych z pierwszego raportu ZUS RCA z prawidłowym stanem faktycznym, wpisaniu poprawnych kwot podstaw wymiaru na poszczególne ubezpieczenia i kwot składek oraz wyliczeniu różnicy w należnościach i ustaleniu odsetek za zwłokę.

Raport ZUS RCA za listopad 2013 r. (przed korektą)

W raporcie ZUS RCA za 11/2013 wykazano za pracownika następujące podstawy wymiaru i składki:

Raport ZUS RCA za listopad 2013 r. (po korekcie)

Składki na ubezpieczenie wypadkowe oraz FP i FGŚP finansowane przez pracodawcę pozostaną bez zmian.

W wyniku korekty raportu wystąpiła:

● niedopłata w składkach społecznych:

- po stronie pracownika - 87,83 zł (308,33 zł - 220,50 zł),

- po stronie pracodawcy - 126,83 zł;

● nadpłata składki zdrowotnej po stronie pracownika - 7,91 zł (790,16 zł - 782,25 zł).

Łącznie pracownik powinien zwrócić pracodawcy 206,75 zł [(87,83 zł + 126,83 zł) - 7,91 zł]. Oprócz należności głównej pozostają jeszcze odsetki za zwłokę ustalane na zasadach i w wysokości określonej w Ordynacji podatkowej. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł.

Aby uniknąć takiej sytuacji, ubezpieczony i płatnik mają pewne możliwości ustalenia prawidłowej kwoty podstawy ograniczenia. Ubezpieczony, składając u aktualnego pracodawcy oświadczenie, powinien ustalić kwotę podstawy emerytalno-rentowej w danym roku kalendarzowym ze szczególną starannością na podstawie:

● informacji płacowych od pracodawców, tzw. pasków,

● informacji miesięcznej/rocznej dla pracownika (a wcześniej raportów ZUS RMUA),

● zaświadczenia o wysokości podstawy wymiaru składek wydanego przez płatnika (art. 41 ust. 8b ustawy systemowej).

Natomiast jeśli pracodawca jako płatnik składek nie jest pewny, czy oświadczenie złożone przez pracownika jest prawidłowe i czy zapłata składek zostanie poprawnie wstrzymana (ani za wcześnie, ani za późno), ma prawo wystąpić do ZUS o potwierdzenie, czy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe została faktycznie właściwie obliczona i osiągnęła roczny limit. Wniosek o weryfikację płatnik może złożyć we właściwej dla siebie, ze względu na miejsce prowadzenia działalności, terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub elektronicznie za pomocą platformy PUE na formularzu ZUS-EPW (Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek). Jeśli ubezpieczony błędnie poda podstawę, płatnik składek ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe oraz listy płac, a także dopłacić zaległe składki wraz z odsetkami.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Czy kwotę zaległych składek emerytalno-rentowych wraz z odsetkami opłaconych przez pracodawcę z własnych środków można potrącić pracownikowi bez jego zgody?

Nie. Jest to należność na rzecz pracodawcy i na jej potrącenie pracodawca powinien mieć pisemną zgodę pracownika. Jeżeli pracownik nie zwróci dobrowolnie zaległości, pracodawca ma prawo wystąpić z roszczeniem na drogę sądową (na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu).

Płatnik, po analizie otrzymanego z ZUS zestawu korygującego za grudzień 2013 r., zorientował się, że jeden z jego pracowników przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownik jest zatrudniony jednocześnie u innego pracodawcy. Czy na tej podstawie przedsiębiorca może zwrócić się do ZUS o ustalenie miesiąca przekroczenia oraz prawidłowej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia?

Tak. Płatnik składek może wystąpić do ZUS z pismem o ustalenie miesiąca i prawidłowej wysokości podstawy wymiaru składek. Korekty dokumentów rozliczeniowych przedsiębiorca sporządzi dopiero na podstawie pisma otrzymanego z ZUS. Wtedy też rozliczy nadpłatę składek i zwróci ją ubezpieczonemu.

Czy pracodawca musi korygować listy płac za miesiące błędnego rozliczenia składek?

Nie. Nie jest to konieczne, gdyż listy płac zostały sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym, tzn. składki zostały naliczone i potrącone z wynagrodzenia w ówczesnej wysokości. Dopiero za rok, w którym pracownik zwróci pracodawcy zaległe składki społeczne, będzie je mógł odnotować w zeznaniu rocznym, tzn. odliczyć od swojego dochodu. Pracodawca powinien ująć zapłacone przez pracownika składki w informacji PIT-11 za rok ich uregulowania.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 16, art. 19 ust. 1, ust. 3, ust. 5, ust. 6, art. 23 ust. 1-1a, art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1717

● art. 91 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028

● obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 13 grudnia 2013 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe w roku 2014 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2013 r., poz. 1028

● § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860

Izabela Nowacka

ekonomistka, od ponad 10 lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, prowadzi portal kadrowo-płacowy, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

"Jak rozliczyć składki i podatek, gdy dochody pracownika przekroczyły roczne limity".